หลายองค์กรเริ่มปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานเป็นแบบ Agile เนื่องจากความเปลี่ยนแปลงอย่างเร่งด่วนที่เกิดขึ้นรอบตัวเรา McKinsey.com ได้สรุปผลว่ามีเพียง 27% ของการเปลี่ยนแปลงตามความริเริ่มใหม่ๆที่ประสบความสำเร็จ แล้วทำไมอีก 73% ถึงได้ล้มเหลวในการปฏิรูปโครงการต่างๆ และนี่คือ Top 3 Do & Don’t ในการเปลี่ยนแปลงสู่การเป็น Agile แนวทางที่ช่วยเติมเต็ม 73% ให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น
.
.
.
DON’Ts
1. จำนวนงานมากไม่ได้ทำให้งานเดิน
หลายองค์กรคิดว่าจำนวนงานมาก คือ ความก้าวหน้าของโครงการ จึงเริ่มทำงานหลาย ๆ ชิ้นให้มากเท่าที่จะเป็นไปได้ ด้วยความหวังว่าทุกอย่างจะประสบความสำเร็จ ซึ่งจริงๆแล้วมันคือ “การหลอกตัวเองเพื่อให้งานเดิน” เหมือนคิดว่าทำๆ ไปก่อนดีกว่ายังไม่ทำ ซึ่งสุดท้ายหลายโครงการที่เริ่มในเวลาเดียวกัน กลายเป็นมีงานที่สำเร็จจริงแค่บางชิ้นงานเท่านั้น
ตัวอย่างของผลลัพธ์การบริหารจำนวนงาน เช่น
ตัวอย่างระบบงานต้อนรับจดชื่อลูกค้า โดยมีวิธีที่ต่างกัน
ระบบที่ 1: พนักงานต้อนรับคอยจดชื่อลูกค้า โดยให้ลูกค้าสะกดชื่อของพวกเขาที่ละตัวพร้อมกัน ผลที่ได้คือ มีการจดชื่อผิด และใช้เวลาจดรายชื่อเสร็จต่อคนนานที่สุด มีเกิน 30 วิ ถึง 2 คน
ระบบที่ 2: พนักงานต้อนรับคอยจดชื่อลูกค้า โดยให้ลูกค้าเวียนกันสะกดชื่อทีละคน ผลคือ มีจดชื่อผิดพลาดเพียงเล็กน้อย เวลาจดเสร็จเฉลี่ยกลางๆ ประมาณ 25-29 วิต่อคน
ระบบที่ 3: พนักงานต้อนรับคอยจดชื่อลูกค้า โดยให้ลูกค้าสะกดชื่อทีละคนให้เสร็จแล้วค่อยเวียนคน ผลคือไม่มีการจดชื่อผิดพลาดเลยและใช้เวลาต่ำสุดตั้งแต่ 6 วิ และใช้เวลากับลูกค้าต่อคนไม่เกิน 25 วิ
.
.
.
2. ไม่ควรใช้คนๆนึง ในทุกโครงการ
ปัญหาหลักของการต้องทำงานหลายอย่าง คือ หลายองค์กรไม่มีมุมมองที่ชัดเจนในการบริหารจัดการกำลังคนของตัวเอง ทำให้ PMO (ผู้บริหารโครงการ) หลายคนมักจะใช้พนักงานคนใดคนหนึ่งลงไปบริหารหรืออยู่ในหลายๆ โปรเจค พวกเขาไม่เข้าใจว่าการพยายามใช้คนให้เต็มที่ กลับกลายเป็นการสร้างผลกระทบ ทำให้เกิดการลดคุณค่าและลดความสำคัญของตัวงานแต่ละตัวลง
พนักงานจะใส่ใจแต่ละโครงการน้อยลง ดังนั้น องค์กรควรประเมินกำลังคนให้เป็นและจัดสรรคนให้เหมาะสม
ตัวอย่างเปอร์เซ็นท์การให้ความสนใจและการให้คุณค่าในงาน เช่น
การที่ Adam และ William ถูกมอบหมายให้ดูงานหลายโครงการ ส่งผลให้พวกเขาให้ความสำคัญในงานแต่ละตัวลดน้อยลง เป็นต้น
.
.
.
3. ละเลยการเปลี่ยนแปลง “คนและวัฒนธรรมองค์กร”
“Culture is the King” หลายองค์กรมุ่งเน้นการเรียนรู้เทคนิคการทำงานแบบ Agile แต่ละเลยที่จะพัฒนาด้านคนและด้านวัฒนธรรมองค์กร
การบริหารงานแบบ Agile จำเป็นต้องมีทักษะ Soft Skill หลายอย่าง เช่น
- การจัดการตนเอง (Self-Organization)
- การเป็นผู้นำที่เป็นผู้รับใช้ (Servant Leadership)
- การร่วมมือ (Collaboration)
- การแก้ปัญหาข้อโต้แย้ง (Conflict Resolution)
- การนำให้เกิดผลลัพธ์ (Effective Facilitation)
- การสร้างองค์กรที่เก่ง (The Creation of High Performance)
- การบริหารทีมงานข้ามสายงาน (Cross-Functional Teams)
- โค้ชชิ่ง (Coaching)
.
.
.
DO’s
1. จัดลำดับงานค้างขององค์กร
- รวบรวมโครงการต่าง ๆ ในปัจจุบันและโครงการที่เป็นไปได้ในอนาคต
- ประเมินความสอดคล้องของโครงการตามเป้าหมายประจำปี หรือ ไตรมาส โดยผู้นำองค์กรจะต้องมีส่วนในการนำการเปลี่ยนแปลงแบบ Agile และเป็นแรงบันดาลใจให้พนักงานหลาย ๆ คนทำตาม
- ระบุเป้าหมายและขั้นตอนการทำงาน และจัดลำดับโครงการที่ผ่านการคัดกรอง ตามมูลค่าทางธุรกิจ, ความเสี่ยง
- ขึ้น Tracking Status Backlog ให้ทุกคนเห็นอาจเป็นบนกำแพง หรือ Application Kanban ต่างๆ ที่ทุกคนสามารถแชร์ Status งานได้อย่าง Real time
.
.
.
2. สร้างระบบการทำงานการประสานงานแบบข้ามสายงาน
ให้พนักงานมุ่งเป้าในการส่งมอบงานจาก Backlog ตามลำดับ โดยทีมอาจต้องปรับบทบาทตามงานที่ส่งมอบใหม่ ซึ่งรวมถึงอาจมีการแตกแขนงทีมสำหรับ SME ธุรกิจย่อยอันใหม่ขึ้นมา หลังจากนั้นจัดให้มีกิจกรรมสัก 1-2 วัน เพื่อให้ผู้บริหารและทีมมีกิจกรรมแลกเปลี่ยนความเห็นและประสบการณ์ร่วมกัน
.
.
.
3. วัดความสามรถของทีมและความเร็วในการทำงานเสร็จแทนจำนวนชั่วโมง
Velocity คือ การวัดผลด้วยจำนวนงานที่เสร็จสมบูรณ์ ซึ่งจะใช้ค่าเฉลี่ยความเร็วของทีมเป็นมาตรฐานเพื่อคาดการณ์ว่าจะเสร็จเมื่อไหร่ ซึ่งไม่ควรเปรียบเทียบความเร็วของแต่ละคนในทีม
.
.
A Cup Of Culture
.
.
>>>>>
>>>>>
>>>>>
>>>>>
ที่มาของบทความ:
https://enterprisersproject.com/article/2019/5/agile-transformation-7-mistakes
https://ideas.riverglide.com/5-common-mistakes-in-agile-transformations-3f4143855e7d
https://www.pmi.org/learning/library/pmo-agile-transformation-6063
https://swarmos.com/manage-agile-business-transformation-4-dos-4-donts/
https://www.blueprintsys.com/blog/7-benefits-cross-functional-teams
http://www.leancxscore.com/what-is-servant-leadership-in-agile-project-management/
