พลังของการออกแบบ Rituals ที่ช่วยขับเคลื่อนองค์กร

A Cup Of Culture, Blog, Leadership, Organizational Culture, psychological safety, Ritual

หนึ่งในสิ่งที่ช่วยผลักดันและขับเคลื่อนวัฒนธรรมองค์กรให้เด่นชัด มีชีวิตชีวา ก็คือ ‘Ritual’ หรือพูดอย่างไทย ๆ ก็คือประเพณีที่จะมาส่งเสริมให้วัฒนธรรมคงอยู่และแข็งแรงยิ่งขึ้นนั่นเอง Ritual เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดพฤติกรรมที่คาดหวัง และปฏิบัติกันซ้ำ ๆ แบบที่เป็นที่รู้กันในองค์กรว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อไร และอย่างไร ฉะนั้น เมื่อพฤติกรรมหนึ่งหนึ่งถูกปฏิบัติซ้ำ ๆ อย่างต่อเนื่อง ด้วยความตั้งใจออกแบบมาอย่างดี เมื่อนั้นเราจะได้ Ritual ที่มีความหมายที่สามารถส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรให้แข็งแรง
.

มี 5 ลักษณะสำคัญของ Ritual ที่ตอบโจทย์และส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร

1. Ritual มีสัญญาณ หรือ สิ่งกระตุ้น

ทุก Ritual ต้องมี ‘สัญญาณ’ หรือ ‘สิ่งกระตุ้น’ ในการปฏิบัติที่ชัดเจน โดยสามารถเป็นได้ทั้ง การกำหนดวันเวลา เช่น ทุกเช้าวันจันทร์ 9:00 น. หรือ กำหนดด้วยกิจกรรมที่เกิดขึ้นอยู่เป็นประจำ เช่น ในทุก ๆ ครั้ง ก่อนเริ่มประชุม หรือ การกำหนดด้วยเหตุการณ์บางอย่างจากภายนอก เช่น เมื่อได้ลูกค้ารายใหม่, เมื่อยอดขายถึงเป้าที่ตั้งไว้, เมื่อมีสมาชิกทีมเข้ามาใหม่ เป็นต้น
Ritual ที่ดี ต้องมีช่วงเวลาเฉพาะสำหรับการปฏิบัติ ritual นั้น ๆ

2. Ritual มีเรื่องราวครบ 3 ขั้นตอน เริ่มต้น ระหว่างทาง และตอนท้าย

เริ่มต้น คือ เริ่มเมื่อมีสิ่งกระตุ้น ใครจะเริ่มทำอะไร // ระหว่าง คือ สิ่งที่เกิดขึ้นและปฏิบัติร่วมกันเพื่อตอบสนองสิ่งกระตุ้นนั้น // และตอนจบ คือ สิ่งที่นำพาไปสู่ความรู้สึกที่จะเกิดขึ้นร่วมกันจาก Ritual นี้ ตัวอย่างเช่น การให้พนักงานได้แชร์เรื่องราวสั้น ๆ ก่อนเริ่มประชุมทีม โดย ทุกเช้าวันจันทร์ 9:00 (สิ่งกระตุ้น) ทุกคนในทีมจะนั่งล้อมวงในที่ประชุมเพื่อเตรียมอัพเดตงานประจำสัปดาห์ (ตอนต้น) ผู้นำประชุมเริ่มกิจกรรม แชร์ความสำเร็จเล็ก ๆ ที่เกิดขึ้นในช่วงสัปดาห์ที่ผ่านมา ก่อนเข้าสู่การอัพเดตงาน เพื่อสร้างบรรยากาศ และพลังงานดี ๆ ในการเริ่มต้นสัปดาห์กับทีม (ระหว่างทาง) ทุกคนได้แชร์ความสำเร็จที่เกิดขึ้นและขอบคุณกันและกันสำหรับการแลกเปลี่ยนเรื่องราวดี ๆ (ตอนท้าย)

3. Ritual สร้างและส่งมอบความรู้สึกเสมอ

เมื่อ Ritual เสร็จสิ้น ความรู้สึกที่เกิดขึ้นหลังจากนั้นคืออะไร อะไรคือความรู้สึกที่อยากให้ผู้คนสัมผัสได้ Ritual สร้างการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของพนักงานได้ด้วยการแตะถึงความรู้สึกซึ่งเป็นตัวช่วยสำคัญในการผลักดันให้เกิดขึ้นอีกในครั้งถัด ๆ ไป จากตัวอย่างก่อนหน้า Ritual สร้างความรู้สึกเชิงบวก มีกำลังใจ ผ่านการบอกเล่าความสำเร็จเล็ก ๆ ระหว่างกัน ก่อนที่จะเริ่มเข้าสู่การอัพเดตงานในสัปดาห์ที่ผ่านมา

4. Ritual สามารถทำได้ซ้ำ ๆ

สิ่งหนึ่งที่ทำให้ ritual กลายเป็นเอกลักษณ์และตอบโจทย์องค์กรได้จริง คือการทำซ้ำ ๆ เพื่อสร้างพฤติกรรมที่ต้องการ และแทนที่พฤติกรรมที่ขัดแย้งกับวัฒนธรรมที่องค์กรต้องการจะเป็น เพราะฉะนั้น ritual จึงควรเป็นอะไรที่สามารถทำได้ทุกวัน หรือ สัปดาห์ละครั้ง เดือนละครั้ง ขึ้นอยู่กับ เป้าหมายและสิ่งกระตุ้นของ Ritual นั้น

5. Ritual มีอยู่อย่างมีความหมาย

Ritual ต้องเป็นสิ่งที่มีความหมาย แตกต่างจาก กิจวัตรที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เนื่องจาก Ritual มีเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงเชิงพฤติกรรม ที่พาพนักงานในองค์กรจากการมีพฤติกรรมบางอย่างที่ไม่พึงประสงค์ในปัจจุบัน ไปสู่การเป็นในแบบที่อยากเห็น ผ่านการคิด ออกแบบ และลงแรง เพื่อให้เกิดขึ้นโดยง่าย เป็นธรรมชาติของคนทั้งองค์กร และปฏิบัติร่วมกันได้ซ้ำ ๆ เพื่อส่งเสริมและตอบโจทย์การแก้ปัญหาหรือผลักดันบางอย่างให้กับวัฒนธรรมองค์กร

(อ่านเพิ่มเติมเรื่องการสร้าง Ritual: 5 ขั้นตอนออกแบบ Ritual เพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรอย่างตั้งใจ – Brightside People )

================================
.

4 เทคนิคประยุกต์ใช้ Ritual เมื่อทำงานไกลกัน

ในสถานการณ์ปัจจุบัน ที่โลกการทำงานเปลี่ยนแปลงไปเป็น Remote-work กันมากขึ้น Ritual ยิ่งมีบทบาทสำคัญ ในการเป็นเครื่องมือทรงพลังที่ไม่ใช่แค่พาวัฒนธรรมองค์กร ไปให้ถึงบ้านพนักงานที่อยู่กันหลากหลายบริบท แต่รวมไปถึงการสร้างความผูกพันธ์ระหว่างสมาชิกทีมในช่วงที่อยู่ห่างไกลได้ด้วย ซึ่งมีตัวอย่างสำหรับการสร้าง Ritual แบบ virtue ที่พาวัฒนธรรมองค์กรไปถึงบ้านได้ 4 แนวทาง

1. สร้างพื้นที่ให้กับ Weekly Check-in

โดยปกติเมื่อถึงเวลาประชุม เราจะสามารถเห็นหรือสัมผัสบรรยากาศโดยรวมได้ พูดคุยสั้น ๆ กับเพื่อนร่วมงาน ถามไถ่เรื่องทั่วไป ก่อนที่จะเข้าสู่การเริ่มประชุม แต่เมื่อมาอยู่ที่หน้าจอ สิ่งเหล่านี้ถูกกรองและบดบังไปด้วยหลาย ๆ ประการของความไกล และความเงียบเป็นช่วง ๆ ที่อาจจะสร้างความรู้สึกประหลาดและไม่เป็นธรรมชาติ

เพื่อที่จะรับมือกับปัญหานี้ ถือโอกาสใช้ช่วงเวลาที่ทั้งทีมได้อยู่พร้อมกัน จัดสรรการทำกิจกรรมร่วมกันเล็ก ๆ เพื่อสร้างบรรยากาศ กระตุ้นพฤติกรรม หรือรักษาความผูกพันของทีม เช่น จากการอัพเดตงานตามปกติ เป็นการให้ทุกคน อัพเดต 2 เรื่องงาน พร้อม 1 เรื่องส่วนตัวที่เกิดขึ้นในช่วงนี้ เพื่อให้ทีมทุกคนเกิดการรับรู้ได้ว่า ตอนนี้เราต่างทำงานอยู่หลากหลายบริบท และเข้าใจสถานการณ์ของเพื่อนร่วมทีมได้มากขึ้น

2. ให้เวลากับการ Check-out ของทีม

มี weekly check-in แล้ว ก็สามารถมี weekly check-out ได้เช่นกัน และเป็นสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันเลย อาจทำได้ทั้งการเป็น Daily / Weekly check-out ก็ได้เช่นกัน ซึ่งจะเป็นตัวช่วยในการแบ่ง work-life balance ให้กับทีมได้เป็นอย่างดี หรือก็คือการสร้างสัญญาณเลิกงาน แทนการลุกออกจากโต๊ะ ด้วยการ วีดิโอคอลกันสั้น ๆ ก่อนเลิกงาน 20 – 30 นาที ด้วยหัวข้อง่าย ๆ สำหรับการสะท้อนการทำงานของวัน เช่น 1 อย่างที่ทำสำเร็จในวันนี้ ความร่วมมือร่วมใจที่เกิดขึ้นในสัปดาห์ที่ผ่านมา หรือ สิ่งใหม่ ๆ ที่ได้ลองทำและผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ซึ่งหัวข้อสำหรับการ check-out นั้นสามารถเป็นข้อคำถามที่สะท้อนการทำงานของพนักงานในวันนั้น ๆ ที่แชร์ได้ง่าย ๆ แต่สำคัญคือสอดคล้องไปกับ Core value และ วัฒนธรรมขององค์กร เพื่อเป็นอีกหนึ่งวิธีที่จะกระตุ้นพฤติกรรมที่พึงประสงค์ให้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องแม้จะอยู่ต่างบริบทกันก็ตาม

3. เปิดโอกาสให้กับ Reflection เพื่อสร้าง Psychological safety

เนื่องจากในการ WFH ส่งผลให้พนักงานหลายคนอาจกำลังเผชิญหน้ากับความเครียดที่เกิดขึ้นจากการทำงานที่บ้าน ความกังวลในการรู้สึกว่าอาจยังทำงานได้ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ บริหารจัดการได้ต่างไปจากเดิม กลัวว่าจะไม่รู้เรื่องหรือพลาดบางอย่างที่สำคัญ เพราะฉะนั้นการให้พื้นที่พนักงานได้มีโอกาส reflect หรือสะท้อนถึงสถานการณ์ที่กำลังเผชิญ ความรู้สึกที่เกิดขึ้น ผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ทีมรู้สึกว่าเขาไม่ได้เผชิญปัญหาเหล่านี้อยู่คนเดียว และเป็นเรื่องที่สามารถหยิบขึ้นมาพูดเพื่อหาทางแก้ปัญหาร่วมกันได้ โดยหัวหน้าทีมมีบทบาทสำคัญในการสร้างความรู้สึกปลอดภัยให้ทีมสามารถเล่าได้ และเป็นผลดีต่อทั้งตัวเขาและทีม

(อ่านเพิ่มเติมเรื่องการสร้าง Psychological safety ในรูปแบบของ remote-work: 5 Step จาก Amy Edmonson สร้าง Psychological safety – Brightside People)

4. ให้ความสำคัญกับการ Celebrate and Connect

การสื่อสาร และเฉลิมฉลองความสำเร็จไปด้วยกัน ยิ่งเป็นเรื่องสำคัญต่อการสร้างความผูกพันธ์ในทีม และความรู้สึกร่วมถึงจุดมุ่งหมายของทีมและองค์กร เล็งโอกาสในการฉลองร่วมกันไม่ว่าจะเป็นการบรรลุเป้าหมายตาม milestone, วันเกิด หรือแม้กระทั่งวันคริสมาสต์ และวันเทศกาลต่าง ๆ ก็สามารถจัดสรรให้เกิดการฉลองร่วมกันผ่านออนไลน์ได้ ตัวอย่างเช่นบางองค์กร ใช้การจับฉลากแลกของขวัญด้วยการใช้โปรแกรมจับฉลาก และให้ชอปปิ้งออนไลน์เพื่อส่งตรงถึงบ้าน บางองค์กรจัดให้ทุกเย็นวันศุกร์ทีมเข้ามาเจอกันเพื่อแชร์ความสำเร็จของทีมที่เกิดขึ้นในสัปดาห์เป็นเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือบ่ายวันพุธที่มีการนัดทีมเข้ามาเล่นเกมในแบบ virtue ด้วยการเวียนกันมานำเกมสั้น ๆ 15 – 30 นาที เพื่อเติมพลังงานให้กันในช่วงบ่าย

A Cup of Culture
———–
#วัฒนธรรมองค์กร
#corporateculture
#culture

.
.
>>>>>