สร้างวัฒนธรรมการเป็นทีมอย่างไร เมื่อต้องทำงานที่บ้าน

เนื่องจากสภาวะโลกปัจจุบัน ทั้งด้วยจาก Covid-19 เทคโนโลยีใหม่ๆ และแรงผลักดันจากผู้บริหารทำให้เร่งนโยบายการ “WORK FROM HOME” หรือที่เรียกย่อๆว่า “WFH” โดยมีนโยบายให้พนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้กันอย่างแพร่หลายไม่ใช่เพียงแค่ประเทศไทยแต่ทั่วโลก และหลายองค์กรอาจมีการปรับเปลี่ยนกะทันหันโดยที่ไม่ได้วางแผนรับมือล่วงหน้า แม้ว่าการ WORK FROM HOME จะมีข้อดีหลายอย่าง เช่น การประหยัดเวลาในการทำงาน, พนักงานทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น, มีเวลาให้ครอบครัวมากขึ้น แต่หัวหน้างานหลายคนก็ยังมีความกังวลกับการบริหารจัดการทีม โดยเฉพาะกังวลว่าจะส่งผลกระทบกับ “วัฒนธรรมการทำงานร่วมกันของทีม” อย่างไร
.
.

WORK FROM HOME ไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งตัวพนักงานเอง โดยเฉพาะหากต้องมีการประสานงานร่วมกัน เพราะมันต้องอาศัยการมีความรับผิดชอบ และการบริหารจัดการตัวเองที่สูงมากเพื่อไม่ให้กระทบกับงานของคนอื่นๆในทีม และส่งผลถึงจิตใจของตัวเอง หากวันนี้คุณพิจารณาที่จะให้บริษัทเริ่มทำงานแบบ WORK FROM HOME เราจึงขอชวนพูดคุยเรื่องวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมทั้ง 5 ด้านที่จะเป็นประโยชน์ต่อทั้งองค์กร
.
.

• Communication: The Heart of Team Culture
  • วางแผนการสื่อสาร เช่น จะสื่อสารอย่างไร เมื่อไหร่ และเรื่องอะไร อาจจะประชุมสัปดาห์ละครั้งเพื่ออัพเดทการทำงาน หรือเพียงส่งอีเมล์อย่างสม่ำเสมอ
  • ใช้เครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสม เช่น Email, Line, Slack, Zoom, โทรศัพท์, VDO Chats เน้นผลลัพธ์ และทำให้ทุกคนเข้าใจและตามทันในเรื่องต่างๆ
  • ใช้เครื่องมือบริหารโครงการพวก  Cloud based project management เช่น Trello , Google Doc, Tableau เพื่อจัดการระบบเอกสาร, ติดตาม timeline และ dashboard รายงานผลต่างๆ
  • ตั้งความคาดหวังให้ชัดเจน
  • การ Training การใช้งานเครื่องมือต่างๆ และสื่อสาร Guideline ในการทำงาน
    .
    .
    .
• Meeting: Schedule with a remote- First Mindset
  • จัดประชุมให้มีประสิทธิภาพ ก่อนจะมีการประชุม คุณควรจะถามตัวเองก่อน “การประชุมนี้จำเป็นหรือไม่?” มันสามารถพูดคุยหาคำตอบโดยการใช้ Poll ใน Slack หรือ Line หรือ Email แทนได้มั้ย การทำงานนอกสถานที่ หรือการที่พนักงานทำงานที่บ้าน ไม่ได้หมายความว่าเราต้องมีการจัดประชุม VDO Call อย่างพร่ำเพรื่อ
  • จัดวางตารางและเป้าหมายการประชุมที่ชัดเจนล่วงหน้า
  • ใช้การประชุมเพื่อหาแนวร่วม ไม่ใช้เพื่อสอน
  • ตั้งความคาดหวังสำหรับทีม
  • สร้างทีมให้มีความเป็นผู้นำ ไม่เพียงแต่กระจายงานเท่านั้น แต่ให้ทีมได้แสดงออกความคิดริเริ่มใหม่ๆของพวกเขา
    .
    .
    .
• Onboarding: Build Remote Culture From the Beginning
  • หาวิธีในการแนะนำพนักงานใหม่: เวลาที่มีพนักงานใหม่ๆเข้ามา คุณแนะนำพวกเขาอย่างไร? คุณอาจให้พวกเขาได้แนะนำตัวเองสั้นๆ หรือเขียน Email แนะนำพวกเขาว่าจะเข้ามาทำอะไร ทำที่ไหน และข้อความสนุก ๆ เกี่ยวกับพวกเขาเพื่อสร้างบรรยากาศและรักษาวัฒนธรรมการรับคนเข้าใหม่ของทีม
  • ให้พนักงานเข้าใหม่มีส่วนร่วมในการประชุมด้วย เพื่อสร้างมีสวนร่วมและให้เข้าใจการทำงานของทีมมากขึ้น
  • ทำให้มั่นใจว่าพนักงานใหม่ทราบถึงกฎเกณฑ์และสิทธิของพนักงานต่างๆ รวมถึงมีอุปกรณ์และเอกสารต่างๆ ที่ครบถ้วนก่อนเริ่มทำงาน
    .
    .
    .
• Teambuilding: Make Time for Connection
  • ทำให้พนักงานมีส่วมร่วมในโครงการใหญ่ๆ พนักงานที่ทำงานที่บ้าน อาจรู้สึกเหมือนถูกตัดขาด ไม่มีส่วนร่วมในกิจกรรมสบายๆ กันเองๆ ของเพื่อนร่วมงาน อาจทำให้รู้สึกเหงาได้
  • สร้างวิถีการทำงานที่ช่วยให้คนเชื่อมต่อกัน เช่น “Remote Happy Hours”, “Get to know you” polls, Coworker Coffee (สุ่มจับคู่ทีม), Brainstorming, Book Club, Fantasy Footbal League, Multiplayer online game, Movie streaming night, Virtual fitness Challenge, Photography competition
  •  ให้โอกาสพนักงานได้รู้จักคนอื่นๆ
    .
    .
    .
• Trust, and Team Culture Will Follow
  • เชื่อใจทีมของคุณ
  • สร้างความเชื่อใจในทีมโดยการ กำหนดการปฏิบัติงานที่ชัดเจน, ปฏิบัติและวัดผลด้วยความโปร่งใส สื่อสารติดต่อกันเป็นประจำ  ตกลงสิ่งที่ต้องทำที่ชัดเจนและเข้าใจกันทุกฝ่าย และหาทางแก้ปัญหาอย่างถูกวิธี

.
.
A Cup of Culture

ที่มา: https://toggl.com/blog/build-team-culture-when-your-employees-work-from-home