เรื่องราวการพูดคุยในวันนี้จะเกี่ยวโยงกับเรื่องราวที่ A Cup Of Culture เคยนำเสนอไปก่อนแล้วในบทความที่ชื่อว่า “ออกแบบ Core Values ให้ตอบโจทย์ธุรกิจและพนักงานเอาด้วย” ทั้ง 2 ตอน ซึ่งมีอยู่ด้วยกันทั้งสิ้น 5 หลักสำคัญ ซึ่งจากบทความความนั้น ทางทีม A Cup of Culture ได้ออกแบบเครื่องมือขึ้นมาตัวหนึ่งที่ชื่อว่า “ORG. Culture Canvas” ที่คุณผู้อ่านสามารถหยิบไปเป็นตัวช่วยในการออกแบบวัฒนธรรมองค์ได้ด้วยตนเอง
.
“ORG. Culture Canvas” เปรียบเหมือนสมองซีกขวาขององค์กรที่ทำงานเกี่ยวกับคนและการสร้างวัฒนธรรมองค์กร
.
ฉะนั้น หากต้องการสร้างวัฒนธรรมองค์กร ก็สามารถใช้เครื่องมือนี้เป็นตัวเริ่มต้นได้ ส่วนองค์กรที่มีวัฒนธรรมองค์กรอยู่แล้วก็สามารถใช้เครื่องมือนี้ในการทบทวน Culture หรือ Core value ขององค์กรได้อีกรอบด้วย ซึ่งจุดประสงค์ของเครื่องมือนี้หลัก ๆ เลยคือ การสร้างวัฒนธรรมองค์กรได้ด้วยตนเองโดยศึกษาจากคู่มือ และการสร้างการมีส่วนร่วมของคนในองค์กร ด้วยตัวเครื่องมือที่ออกแบบมาให้เกิดการแบ่งปันไอเดีย ได้พูดคุย และรับฟังกัน
.
ขั้นที่ 1 ให้เริ่มจากการเข้าไปดาว์โหลด “ORG. Culture Canvas” ซึ่งมีอยู่ด้วยกันทั้งสิ้น 3 แผ่น
- แผ่นที่ 1 ชื่อ “ORG. Culture Canvas” ซึ่งเป็นแผ่นหลัก เป็นส่วนสำคัญที่ทีมผู้บริหารจะใช้ในการค้นหา Espoused values ที่สนับสนุนการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ต้องการ
- แผ่นที่ 2 ชื่อ “Value Canvas (For leader)” ซึ่งใช้ประกอบในห้องของผู้บริหาร ในช่วงการทำขั้นตอนที่ 5-6 จะต้องนำแผ่นนี้มาประกบเข้าไป
- แผ่นที่ 3 ชื่อ “Value Canvas (For employee)” ซึ่งใช้สำหรับห้องของพนักงาน ในช่วงการทำขั้นตอนที่ 5-6
ขั้นที่ 2 นำเอกสารทั้ง 3 แผ่น ไปปริ้นท์ขนาด A0
.
ขั้นที่ 3 ตัดบริเวณที่เขียนว่า “Cut area” ในแผ่นที่ 1 และ 2 ให้เกิดเป็นลักษณะช่องว่าง เพื่อใช้ประกบกันในตอนท้ายกระบวนการ
.
ขั้นที่ 4 คือ เรื่องของการนัดหมายและการสื่อสาร
- ทำการนัดหมายผู้บริหารในจำนวนไม่เกิน 10 ท่าน เพื่อให้เกิดพื้นที่ในการพูดคุยและแสดงความคิดเห็นได้อย่างทั่วถึง
- นัดหมายกลุ่มพนักงานที่มีศักยภาพในองค์กรในจำนวนไม่เกิน 15 ท่าน
- ส่วนสำคัญอีกส่วนคือ “การสื่อสาร” คือ ต้องชี้ให้เห็นความสำคัญของการทำสิ่งนี้ ในมุมผู้บริหารก็สามารถสื่อในแง่ ที่ท่านเป็นส่วนสำคัญในการกำหนดทิศทางขององค์กร ในมุมของพนักงานก็คือ บุคคลสำคัญในการมีส่วนร่วมกำหนดวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งจะถูกใช้อีกยาวนานหลายปี ซึ่งแนะนำให้สื่อสารล่วงหน้าอย่างน้อย 1 สัปดาห์
.
ขั้นที่ 5 อุปกรณ์อื่น ๆ ที่ควรจัดเตรียม
- ปากกาไฮไลท์อย่างน้อย 2 สีที่แตกต่างกัน 6-8 ด้าม
- ปากกาเมจิกหัวแหลมโทนสีเข้มอย่างน้อย 3 สี
- เทปกาวย่น หรือกาวดินน้ำมัน สำหรับติดผนัง
- ห้องประชุมย่อย 2 ห้อง
ซึ่งในองค์กรขนาดเล็กที่มีห้องประชุมไม่เพียงพอ ก็สามารถแยกกันทำคนละวันได้ ซึ่งกิจกรรมนี้ไม่จำเป็นต้องทำพร้อมกันก็ได้ โดยให้เริ่มต้นทำที่พนักงานก่อน แล้วจึงต่อด้วยผู้บริหาร เพราะต้องใช้ข้อมูลของพนักงานมาประกอบด้วย
.
และสุดท้ายควรจัดเตรียม “ผู้ที่จะเป็นคนนำในการพูดคุยหรือผู้ที่จะอธิบายขั้นตอนต่าง ๆ” ในแต่ละห้อง ซึ่งในห้องผู้บริหารแนะนำให้ใช้ผู้บริหารซักหนึ่งท่านเป็นคนนำการพูดคุย และควรเป็นคนที่สามารถชักชวนหรือหยุดการพูดคุยได้ ในห้องของพนักงาน ก็ควรใช้คนกลางที่อยู่ระหว่างผู้บริหารและพนักงานได้ อย่างเช่น HR หรือเป็นคนที่พนักงานรู้สึกปลอดภัยที่จะพูดหรือถ่ายทอดความรู้สึกต่าง ๆ ออกมาได้
.
เมื่อทุกอย่างถูกจัดเตรียมเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลาที่เราจะเริ่มต้นสร้างวัฒนธรรมกันแล้ว หากคุณผู้อ่านยังกังวลว่าจะทำไมได้หรือสับสนในขั้นตอน ทางทีม A Cup Of Culture ได้จัดทำคู่มือแนบไปพร้อมขั้นตอนการดาวน์โหลดแล้ว “ท้ายสุดนี้…ไม่ว่าจะตั้งใจหรือไม่ก็ตาม วัฒนธรรมองค์กรจะเกิดขึ้นอยู่ดี ทำไมเราไม่มาสร้างวัฒนธรรมองค์กรในแบบที่เราอย่างเห็นกันละ”
.
.
…..
A Cup of Culture