การ Work from Home อาจไม่ใช่เรื่องใหม่สำหรับปีนี้ แต่กลายเป็นเรื่องที่ทำให้เรา ๆ ท่าน ๆ ต้องปรับตัวและพร้อมรับมือกับมัน โดยเฉพาะสำหรับท่านที่เป็นผู้นำองค์กรในระดับใดก็ตามก็จะต้องมั่นใจได้ว่าทีมงานเรามีเครื่องมือพร้อมทำงาน มีโพรเซสการทำงานที่ชัด และพร้อมวิดีโอคอล ทั้งหมดนี้เป็นเพียงการเริ่มต้นสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพให้กับทีมงาน แต่คำถามสำคัญที่อาจจะเป็นโจทย์ในตอนนี้ของหลาย ๆ ท่าน โดยเฉพาะเมื่อเรากำลังเข้าสู่ช่วง Work From Home อีกครั้งแล้วคือ “เราจะทำยังไงให้ทีมงานเรายังมีกระจิตกระใจในการทำงานอยู่ในช่วงการ Work from Home”
คำถามเป็นคำถามสำคัญโดยเฉพาะในช่วงวิกฤตการณ์ที่กำลังเกิดขึ้น และเราก็จะเห็นบางทีมทำงานกันอย่างมี ประสิทธิภาพมาก ๆ ในเวลาแบบนี้ทั้ง ๆ ที่มีความท้าทายมหาศาล หรือพูดง่าย ๆ คือบางทีมก็ปรับตัวได้ดี ด้วยความที่เราอยู่กับโควิดมาเกินหนึ่งปีแล้วทำให้ตอนนี้เริ่มมีงานวิจัยออกมาที่อาจจะเป็นประโยชน์ และคำตอบของคำถามนั้นคือ มันขึ้นอยู่กับวิธีการ
อย่างแรกเราต้องยอมรับความเป็นจริงก่อน ความจริงที่ว่าการทำงานที่บ้านมันลด Motivation ในการทำงาน เพราะในระหว่างปี 2010 ถึง 2015 มีการสำรวจพนักงานกว่า 20,000 คนทั่วโลกจาก 50 กว่าบริษัทชั้นนำ เพื่อหาว่าอะไรคือสิ่งที่กระตุ้นให้พวกเขาอยากทำงานกันบ้าง รวมไปถึงอิทธิพลของการทำงานที่บ้านด้วย
ข้อค้นพบสำคัญคือคนที่ทำงานที่บ้านนั้นมีรู้สึกขาด Motivation มากกว่าคนที่ทำงานในออฟฟิศ ซึ่งเรื่องนี้เรารู้กันอยู่แล้ว ประเด็นที่น่าสนใจคือยิ่งถ้าพวกเขาไม่มีทางเลือกผลกระทบก็ยิ่งมากขึ้น ความต่างนี้ทำให้องค์กรระดับท็อป ๆ ที่คนอยากทำงานด้วยที่สุด กลายหนึ่งในองค์กรที่พนักงานทุกข์มากที่สุดได้เลย
.
และผู้วิจัยเขาก็ได้ระบุ 3 สิ่งที่ลดทอนแรงจูงใจในการทำงานของพนักงานในสภาวะแบบนี้ ก็คือ ความกดดันทางอารมณ์ และความกดดันด้านการเงิน และแน่นอนสถานากรณ์โควิดในปัจบุบันที่จะต้องพาให้เรา WFH อย่างไม่ได้มีทางเลือกไรนัก ยังเป็นสิ่งที่ส่งผลกระทมต่อทั้งสองปัจจัยที่กล่าวมาเป็นอย่างดีเพราะคนกลับมากังวลมากขึ้นเรื่องของความเสถียรภาพต่าง ๆ ในชีวิต และอาจจะนำมาซึ่งปัจจัยที่สามคือความสิ้นหวังในงาน ที่กำลังเพิ่มมากขึ้นเพราะหลายคนอาจจะถึงจุดที่รู้ว่าไม่รู้จะพยายามไปทำไม ทำไปแล้วจะได้อะไร แต่ผู้วิจัยไม่ได้พบแค่นั้น
พวกเขายังพบ 3 แรงกระตุ้นที่เป็นแรงจูงใจและพาให้ performance การทำงานพุ่ง ที่ตอนนี้จางหายไปและหาได้ยากขึ้นทุกที โดยเฉพาะในวิกฤติการณ์นี้ ก็คือ 3P – Play Purpose Potential
การได้เล่นสนุกหรือความสนุกในการทำงานเป็นสิ่งที่เติมพลัง และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างดี ซึ่งจะลดลงเอาได้ง่าย ๆ ถ้าการทำอะไรให้สำเร็จเรื่องยากขึ้นเรื่อย ๆ และการหาคนถกเถียง สุ่มหัวโยนไอเดียเพื่อแก้ปัญหาร่วมกันไปกับทีมก็ทำได้ยากขึ้น หรือจุดมุ่งหมายในการทำงานก็หล่นหายไประหว่างทาง ยิ่งเมื่อไม่ได้พบปะเพื่อร่วมงาน การมองเห็นผลกระทบเชิงบวกจากงานก็ยิ่งน้อยลง และศักยภาพที่อาจลดลงเช่นกัน เมื่อพวกไม่สามารถแลกเปลี่ยน เรียนรู้จากเพื่อนร่วมงาน แชร์ประสบการณ์ หรือการให้คำแนะนำเพื่อนร่วมงานได้
สิ่งที่สามารถทำได้โดยเฉพาะผู้นำเพื่อกระตุ้นและรักษาแรงจูงใจในการทำงานให้คงอยู่
อย่างแรกเลยคือ ผู้นำต้องไม่ลืมว่าจริง ๆ แล้ว ‘งาน’ เป็นสิ่งที่ดีและเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยเป็นแรงกระตุ้นให้กับทีม งานที่มีความหมาย มีผลกระทบกับลูกค้า จะส่งผลให้พนักงานเกิดความรู้สึกที่ดี แต่ทางกลับกันคือเมื่อในสภาวะวิกฤติหลาย ๆ ที่มักจะลืมเรื่องนี้และซ้ำร้ายกว่านั้นพยายามลดงานของพนักงานลง อาจเพราะความต้องการของลูกค้าที่ลดลง หรืออาจจะเป็นเพราะความเห็นใจ แต่ไม่ว่าจะด้วยอย่างไรนี่ก็ไม่ใช่วิธีที่ดีในการเพิ่มแรงกระตุ้นในการทำงาน
แต่ประเด็นสำคัญ ไม่ใช่การเพิ่ม หรือ ลดงาน แต่คือการทำให้ตัวงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้น เพราะในสภาวะแบบนี้การเลือกใช้ขั้นตอน และกฏเกณฑ์ที่ชัดเจนเกินไปมักจะเป็นกับดับหนึ่งที่พบได้เยอะ เพราะถึงแม้การมี guideline บางอย่างจะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น แต่ในทางกลับกันส่วนใหญ่มันมักจะนำมาซึ่งวังวนของการบั่นทอนพลังใจพนักงาน และหลายครั้งก็นำมาซึ่งการลดการหาทางแก้ปัญหา หยุดพยายามคิดไอเดียใ หม่ ๆ และทำงานเท่าที่ต้องทำ
วิธีที่ใช้ได้ดีอย่างนึงคือการเปิดพื้นที่ให้พนักงานสามารถที่จะทดลอง และแก้ปัญหาที่สำคัญกับองค์กร ซึ่งแต่ละที่ก็จะมีปัญหาแตกต่างกันไป และอาจจะไม่ง่ายที่จะระบุปัญหาได้ในตอนแรก สิ่งที่เราช่วยพนักงานได้คือการถามพวกเขาว่า เราจะช่วยลูกค้าในทางไหนได้อีกบ้าง? มีอะไรที่ทีมเราช่วยคนอื่นได้?
ข้อดีของการเปิดพื้นที่ให้พนักงานได้มีส่วนร่วมนี้คือการที่มันไม่ต้องอาศัยการขับเคลื่อนขนาดใหญ่ ไม่ต้องรอใครอนุมัติ มันเป็นแค่เรื่องเล็ก ๆ ที่สำคัญ เพราะประเด็นของมันอยู่ที่การหาทางแน่ใจให้ได้ว่าทุก ๆ คนในทีมของเรารู้สึกว่าพวกเขากำลังมีความท้าทายบางอย่างที่พวกเขาสามารถจัดการมันได้
ทั้งหมดหมายความว่าผู้นำต้องทำอะไรกันแน่ ?
จาก HBR ได้มีคำแนะนำเป็นตัวอย่างที่น่าสนใจถึงสิ่งที่ควรทำเมื่อทีมต้องทำงานที่บ้าน:
อย่างแรกคือการแสดงออกว่าเราให้ความสำคัญกับ Motivation ของพวกเขา และในการทำงานการแสดงออกว่าสิ่งนี้สำคัญทำได้ด้วยกันวัดมันออกมาให้ได้ อาจจะใช้แบบสำรวจออนไลน์ หรือวิธีการของตัวเอง แต่สิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจระดับพลังงานในการทำงานของพนักงานให้ได้ รวมถึงปัจจัยที่ทำให้มันขึ้นหรือลง
ตัวอย่างคำถามเช่น สถานการณ์ปัจจุบันมีผลกระทบกับคุณอย่างไร ? คุณมีวิธีการอย่างไรบ้างในการกระตุ้นตัวเองเวลาที่รู้สึกไม่มีพลังงาน ?
อย่างที่สองคือทำให้ในแต่ละสัปดาห์กิจวัตรไม่ได้มีแต่เรื่องงานแน่น ๆ โดยสัปดาห์หนึ่งที่ดีคือการแบ่งสักครึ่งนึงไปกับ Adaptive Performance เช่น การทดลองอะไรใหม่ ๆ และการแก้ปัญหา โดยตาราง 1 สัปดาห์อาจจะมีหน้าตาประมาณนี้
จันทร์: ประชุมเช็คอินกับทีมในคำถามเกี่ยวกับการทำงาน เช่น
สัปดาห์ที่แล้วเราได้สร้างผลกระทบอะไรไปบ้าง และได้เรียนรู้อะไรบ้าง?
มีอะไรที่จะต้องทำให้เสร็จบ้างในสัปดาห์นี้?
มีอะไรที่เราจะช่วยคนอื่นในทีมได้?
มีอะไรที่เราควรจะลองเพื่อให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพขึ้นบ้าง?
สัปดาห์นี้จะทำลองอะไรบ้าง?
อังคาร – พฤหัสบดี: พบปะกับสมาชิกทีมแบบรายบุคคลเพื่อช่วยกระตุ้น motivation ให้พวกเขา โดยการพยายามสนับสนุนให้พวกเขาสามารถแก้ปัญหายาก ๆ ของสัปดาห์นี้ให้ได้ หรืออาจจะจัดสรรให้เกิดการประชุมย่อยทึ่ลูกทีมจะมาแก้ปัญหาร่วมกัน
ศุกร์: เป็นวันที่ควรโฟกัสกับ Reflection ที่ให้ทุกคนเล่าถึงการทดลองในสัปดาห์นี้ของตัวเอง อาจจะรวมไปถึงการนำเสนอผลและพูดคุยเริ่มกัน และเป็นโอกาสดีที่จะเช็คระดับ motivation ของทีมอีกรอบ และแสดงให้เห็นว่าเราให้ความาสำคัญกับสิ่งนี้ด้วยคำถามเช่น เวลาไหนที่ไม่ค่อยกระตือรือร้น? เวลาไหนที่ทำงานได้ดี?
ทั้งหมดนี้คือหลักการและตารางในหนึ่งสัปดาห์ที่ทุกท่านสามารถนำไปปรับใช้กับองค์กร และทีมของตัวเองได้ผ่านการวิดีโอคอลกัน เพราะการทดลองวิถีการทำงานใหม่ ๆ และการรักษาระดับ Motivation ของทีมด้วยกันเองนั้นกลายมาเป็นสิ่งสำคัญของโลกในยุคการทำงานทางไกลไปแล้ว
.
.
>>>>
References:
https://hbr.org/2020/04/how-to-keep-your-team-motivated-remotely
https://hbr.org/2017/10/there-are-two-types-of-performance-but-most-organizations-only-focus-on-one
https://hbr.org/2015/11/how-company-culture-shapes-employee-motivation
