ไม่มีองค์กรไหนที่ขาดวัฒนธรรมองค์กรได้ เพราะท้ายที่สุดแล้ววัฒนธรรมองค์กรจะเป็นสิ่งที่บ่งบอกความเป็นตัวตนขององค์กร และยังเป็นสิ่งที่กำหนดกฎเกณฑ์ นโยบาย อุดมการณ์และหลักการต่างๆ ที่เป็นแนวทางในการกำหนดกระบวนการทำงานภายในองค์กร
การที่มีกลยุทธ์ในการสื่อสารและแผนการสร้างการมีส่วนร่วมที่นำโดยผู้บริหารระดับสูง รวมถึงการได้รับแนะนำจาก Action Team สามารถจูงใจให้เกิดพฤติกรรมนั้นๆ และผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรที่สำเร็จ ในทางกลับกัน การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ การสื่อสารไม่เพียงพอ การสื่อสารที่ทำให้เข้าใจผิด และการสื่อสารในเวลาที่ไม่เหมาะสมสามารถทำให้เกิดการต่อต้านในการเปลี่ยนแปลงได้
ดังนั้น การสื่อสารจึงเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี ทุกองค์กรจึงต้องปลูกฝังการสื่อสารเชิงบวกและน่าเชื่อถือในกระบวนการภายในเพื่อที่จะสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นในการสร้างความเข้าใจและสร้างความผูกพันให้กับทุกคนในองค์กร
เราจึงมี 7 แนวทางในการสื่อสารเพื่อผลักดันวัฒนธรรมองคก์ร
1) Leader cast influencing shadows
จะมีสักกี่ครั้งที่เราเห็นผู้นำในองค์กรที่ชวนคุยในเรื่องของความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง การพัฒนา การเติบโตต่างๆให้ดียิ่งขึ้น ส่วนมากที่เราพบเจอจะเห็นเป็นการสื่อสารในเชิงของการแข่งขัน กลยุทธ์ต่างๆ ส่วนแบ่งทางการตลาดรวมไปถึงผลกำไร ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้บริหารทุกท่านให้ความสำคัญ
การสื่อสารเพื่อเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรแบบ Top-down หรือการสื่อสารเพียงทางเดียว ฟังอาจดูโบราณ แต่การสื่อสารลักษณะนี้ยังคงเป็นบรรทัดฐานที่ช่วยผลักดันการเปลี่ยนแปลงในองค์กรได้ ซึ่งผู้นำจะต้องมุ่งมั่นและเด็ดเดี่ยว ยังสร้างการมีส่วนร่วมได้จนเป็นโมเมนตัมอย่างกว้างขวาง และสอดคล้องกันทั้งในภาคปฏิบัติ ระบบ และความสามารถต่างๆ ดังนั้น “CEO” จึงเป็นบุคคลสำคัญในการสื่อสารเพื่อการเปลี่ยนแปลงนี้ และส่งเสริมปัจจัยต่าง ๆ ที่ช่วยให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรนั้นๆ
นอกจากการสื่อสารอย่างเป็นทางการแล้ว ยังสามารถสื่อสารแบบกันเองกับพนักงาน หรือผู้ติดตาม อีกทั้งยังสามารถใช้สื่อสารภายในองค์กรต่างๆ เช่น สื่อสิ่งพิมพ์แคมเปญต่างๆ การฝึกอบรมในองค์กรเพื่อช่วยสนับสนุน โดยที่ควรทำหลังจากที่ผู้นำเปลี่ยนแปลงและทำพฤติกรรมเป็นต้นแบบให้เห็นแล้ว
2) Compelling Case for change, and emphasize the positive
CEO ต้องสร้างเคสกรณีที่น่าสนใจเพื่อการเปลี่ยนแปลงและเป็นเรื่องเชิงบวกเพื่อช่วยให้คนเข้าใจวัตถุประสงค์ หรือเหตุผลในการปลุกปั้นวัฒนธรรมองค์กร เพื่อให้พวกเขาสามารถเชื่อมต่อและสร้างความเกี่ยวข้องในทางส่วนตัวได้ ดังนั้นจึงต้องระบุเส้นทางการเปลี่ยนแปลงของพฤติกรรมที่ชัดเจน “from and to” รวมถึงทบทวนวิธีการวัดผลด้วย
งานวิจัยกล่าวว่าการสื่อสารโดยมุ่งเน้นแต่พฤติกรรมที่ผิด จะเป็นเหตุให้เกิดบรรยากาศของการตำหนิ, ความกังวล และเกิดความต่อต้าน ผู้นำที่ประสบความสำเร็จจึงมักผลักดันวัฒนธรรมองค์กรด้วยการสื่อสารเชิงบวก กระตุ้นให้พนักงานประสบความสำเร็จ และเป็นแรงบันดาลใจ ทำให้คนอื่น ๆ เชื่อและอยากจะเปลี่ยนตาม
ผู้นำที่มีความชัดเจนในเป้าหมายต่าง ๆ ขององค์กรและเป้าหมายของพวกเขาเอง คนที่ชัดเจนในวิสัยทัศน์ จะช่วยทำให้คนมีส่วนร่วม และได้รับการร่วมมืออยู่ในเกณฑ์ที่ดีกว่า ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานได้
3) Content & Rapport Driven
ใช้กลยุทธ์การขับเคลื่อนด้วยเนื้อหาและความสัมพันธ์ การสื่อสารที่ประสบความสำเร็จที่สร้างการมีส่วนร่วมและเพิ่มพลังให้กับทั้งองค์กรสามารถใช้วิธีการได้จากทั้งสองวิธี “outside-in” และ “inside-out” พนักงานจะถูกผลักดันด้วยเนื้อหาต่างๆที่สำคัญ ผ่านการสื่อสารแบบ Top-down และสื่อสารทางเดียว
Start & Never stop with Communication Plan
เริ่มแผนการสื่อสารอย่างรวดเร็ว และอย่าหยุดที่จะสื่อสารสิ่งสำคัญและเรื่องราวที่ประสบความสำเร็จ
การสื่อสารมีความสำคัญพอๆ กับเนื้อหาและเรื่องราวในการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากจะช่วยให้พนักงานได้รับประสบการณ์และเพิ่มการยอมรับสิ่งใหม่ๆ ของพวกเขา เมื่อขาดการสื่อสารที่ชัดเจนจาก CEO และผู้นำในหน่วยงานต่างๆ พนักงานจะหนักใจและมีอาการปิดกั้นที่เรียกว่า “MSU Syndrome”: making stuff up
การสื่อสารตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยป้องกันข้อมูลที่ผิดพลาด และข่าวลือต่างๆ ที่อาจเป็นเหตุให้เกิดความกังวล ความคิดด้านลบ ความไม่เชื่อใจและการต่อต้าน
4) Form a Communications Culture Action Team
จัดตั้ง Action Team ที่จะช่วยในการสื่อสารวัฒนธรรมองค์กร ควรจัดตั้งทีมตั้งแต่ช่วงแรกๆ ของกระบวนการเพื่อดูแลในส่วนที่สำคัญๆ เช่น การริเริ่มเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กร, การสื่อสาร, การประเมินผล, การส่งเสริม และการชื่นชม, การให้ความรู้และการพัฒนาแนวทางของ HR เพราะการสื่อสารไม่ใช้เพียงแค่การส่งต่อข้อมูล แต่ต้องกระตุ้นให้เกิดพฤติกรรมและความคิด
ทีมควรจะได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหาร, ผู้อำนวยการแต่ละหน่วยงาน และหัวหน้างาน สมาชิกในทีมไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสาร แต่ควรจะเป็นคนที่สามารถรับฟัง แนะนำและชี้แนวทางตามความรู้ประสบการณ์ของพวกเขาได้ว่าอะไรควรทำและไม่ควรทำ และทีมควรเจอกันอย่างสม่ำเสมอเพื่อสรุปประเด็นสำคัญที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลง, หาแนวทางใหม่ๆและแชร์ตัวอย่างต้นแบบให้แก่กัน ส่งเสริมและโค้ชผู้อื่น และแนะนำขั้นตอนถัดๆไป ซึ่งสามารถดึงผู้เชี่ยวชาญในการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรจากภายนอกเข้ามาร่วมด้วย
5) Raise up EXP for Communicators
เพิ่มขีดความสามารถของนักสื่อสาร โดยให้พวกเขามีประสบการณ์ในการได้สร้างวัฒนธรรมองค์กร การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อของประสบการณ์และการเข้าใจในความสำคัญของบทบาทของโครงการการเปลี่ยนแปลงของวัฒนธรรมองค์กรต่างๆ
นี่เป็นตำแหน่งที่สำคัญซึ่งต้องทำงานอย่างใกล้ชิดกับ CEO และผู้นำทุก ๆ ท่านในองค์กร ไม่ใช่เพียงแค่สร้างแบบฟอร์มการสื่อสารอย่างเป็นทางการ แต่ยังต้องแนะนำผู้นำทั่วองค์กร ในการสื่อสาร Key messages และ “show up” ทำตัวเป็นต้นแบบอย่างไรกับผู้ใต้บังคับบัญชา จึงจำเป็นต้องอาศัยการได้รับประสบการณ์ตรงด้วยตนเองในการยอมรับและละลายพฤติกรรมนั้นๆ เพื่อที่จะเขียน หรือพูดคุยเรื่องราวต่างๆ ให้เชื่อมต่อได้ลึกซึ่งยิ่งขึ้น
6) Ongoing support & Resources needed
ให้การสนับสนุนและทรัพยากรที่จำเป็นอย่างต่อเนื่อง ในการสร้างการมีส่วนร่วมและการเปลี่ยนแปลงอย่างยั่งยืน และการรักษาคำมั่นเป็นสิ่งที่ช่วยผลักดันในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรและสร้างการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกที่ยั่งยืน จึงจำเป็นต้องได้รับการสนับสนุนจาก CEO และผู้บริการระดับวูงในด้านกลยุทธ์ต่างๆ รวมถึง
การเล่าเรื่องราวส่วนที่ตัวที่ประสบความสำเร็จในมุมต่างๆ รวมถึงการสาธิตให้ดู
การพัฒนานักสื่อสาร ให้เป็น “brand facilitators” เพื่อส่งต่อข้อความต่างๆ และเป็น Culure Champion ในหน่วยงานของเขา
การสร้างโครงการที่ส่งเสริมและชื่นชม เฉลิมฉลองตามเหตุการณ์สำคัญๆ และตามสิ่งที่สำเร็จ
กระตุ้นและสาธิตให้ผู้นำต่างๆ สื่อสารผ่านการกระทำ
A Cup of Culture
———–
#วัฒนธรรมองค์กร
#corporateculture
#culture.
http://knowledge.senndelaney.com/docs/thought_papers/pdf/communications_2014.pdf
https://medium.com/@jglass8/corporate-communications-define-your-brand-and-culture-7205bc291f37
https://blog.smarp.com/top-communication-channels-to-consider-for-your-business
