จดหมายข่าวภายในที่โดยทั่วไปแล้วไม่มีใครเปิดอ่าน แต่สำหรับบางองค์กรจดหมายข่าวนี้กลายเป็นสิ่งที่ทุกคนตั้งตารอคอยทุกสัปดาห์ และเป็นส่วนสำคัญของวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแรงอย่างขาดไม่ได้
🔰 Why The WIN
หนึ่งในความท้าทาย ขององค์กรที่กำลังเติบโตต้องเผชิญ คือการขยายวัฒนธรรมองค์กรที่เข้มข้นและแข็งแรงเมื่อตอนองค์กรยังขนาดเล็ก มีอยู่เพียงไม่กี่คน ทุกคนเข้าใจและยึดถือในค่านิยมเดียวกัน ให้เติบทันคนที่ขยายไปด้วยเช่นกัน
เช่นเดียวกันกับ HubSpot ความเข้มข้นและแข็งแรงของวัฒนธรรมองค์กรชัดเจนมากในวันที่พนักงานมีเพียงหลักสิบคน ทุกคนทำงานอยู่ในพื้นที่เดียวกัน รู้จักกันทั่วถึง เห็นกันตลอด รู้ว่าอะไรกำลังเกิดขึ้น ใครกำลังทำอะไร แต่อย่างที่รู้กันดีว่า HubSpot ประสบความสำเร็จในฐานะ Tech Startup และเติบโตอย่างรวดเร็ว พนักงานจากสิบเป็นร้อย จากร้อยเป็นพัน หนึ่งในความกังวลของทีมงานคือ จะทำให้พนักงานยังรู้จักกันอยู่ได้อย่างไร ในเมื่อเราไม่ได้นั่งทำงานอยู่ที่เดียวกันอีกต่อไป จะทำให้พนักงานใหม่รับรู้และเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กรที่พิเศษได้อย่างไร จะทำอย่างไรให้ทุกคนยังรู้สึกมีส่วนร่วม สนับสนุน และพากันไปยังเป้าหมายเดียวกันขององค์กรไม่ว่าจะอยู่ที่สำนักงานใหญ่ หรือสาขาไหนก็ตาม The WIN – Weekly Internal Newsletter จึงเกิดขึ้น
จดหมายข่าวภายในอาจจะฟังดูธรรมดา และมีทั่วไปในองค์กรส่วนใหญ่ ซึ่งหลายคนรู้กันดีว่าสุดท้ายแล้วไม่ได้มีพนักงานเปิดอ่านอย่างที่ทีมสื่อสารภายในหรือผู้บริหารคาดหวัง แต่ The WIN แตกต่าง HubSpot เชื่อว่า จดหมายข่าวภายในเป็นสิ่งที่สะท้อนตัวตน ค่านิยม และวัฒนธรรมขององค์กรได้เป็นอย่างดี (ไม่ว่าจะตั้งใจหรือไม่ก็ตาม) ผ่านเนื้อหา ข้อมูล และรูปแบบการสื่อสารไปยังพนักงาน เพราะฉะนั้นถ้าหาก วัฒนธรรมองค์กรของ HubSpot เป็นที่รักและน่าจดจำ จดหมายข่าวของ HubSpot ก็ต้องเป็นที่รักและน่าจดจำเช่นกัน
🔰 How the WIN work
The WIN เริ่มต้นด้วยความเรียบง่าย แต่ดูน่าสนุกและตื่นเต้น ทีมงานใช้เวลาเพียงไม่กี่ชั่วโมงในการเขียนและส่งไปยังพนักงาน ซึ่งภายในจดหมายข่าวมีเกือบทุกเรื่องราวของชาว HubSpotters โดยเฉพาะพนักงานใหม่ที่มาพร้อมโปรไฟล์ วันเกิด และวันครบรอบการทำงาน (HubSpotiversaies) รวมไปถึงกิจกรรมอื่น ๆ อีกมากมาย
เมื่อเวลาผ่านไป ข้อมูลเริ่มเยอะขึ้นมาก ๆ จำนวนพนักงานใหม่ในแต่ละเดือนยิ่งเพิ่มมากขึ้น และที่สำคัญไม่มีพนักงานอ่านจดหมายข่าวอีกต่อไป ในขณะเดียวกันที่องค์กรยังคงขยายอย่างต่อเนื่อง มีพนักงานใหม่เข้ามาทุกวัน การสร้างการรับรู้และมีส่วนร่วมเป็นหนึ่งเดียวกันยิ่งสำคัญมากยิ่งขึ้น ซึ่งสวนทางกับจำนวนผู้เปิดอ่านจดหมายข่าวภายใน
The WIN เลือกที่จะคงความมีชีวิตชีวา(และทำให้ชัดเจนยิ่งขึ้น) ผ่านการบอกเล่าด้วยรูปภาพและเรื่องราวที่สร้างแรงบันดาลใจ เต็มไปด้วยความอบอุ่น แตกต่าง และคุ้มค่า (Warm, Weird and Worthwhile) โดยทั้งหมดนั้น ทำให้ The WIN สื่อสารเพียง 2 ส่วนเท่านั้น คือ เรื่องราว (The Stories) และรูปภาพ (Photos) ซึ่งประเด็นสำคัญคือในทุกวันพุธ จะมีอีเมลจากทีมงาน ไปยังพนักงานทุกคนในองค์กร เพื่อขอเรื่องราว หรือ รูปภาพสำหรับ The WIN ในสัปดาห์นั้น โดยที่พนักงานสามารถส่งลิ้งเรื่องราวของพวกเขา(โดยส่วนมากจะเป็นลิ้ง Internal wiki) ที่เป็นได้ตั้งแต่ การเปิดออฟฟิศใหม่, Book Clubs, Project Kickoff, Project Review, สิ่งที่ได้เรียนรู้ในช่วงฝึกงาน, สิ่งที่การเป็นพ่อแม่มือใหม่ได้สอนเขาในขณะที่ต้องทำงานไปด้วย และรูปภาพ ที่เป็นภาพพวกเขา เพื่อนร่วมงาน ทีมงาน บรรยากาศโต๊ะทำงาน กิจกรรมสัมนา Outing ลงต้นไม้ใหม่หลังบ้าน หรือโดยเฉพาะหมาแมว สัตว์เลี้ยงตัวโปรดของพวกเอง ซึ่งต้องยอมรับว่าจริง ๆ แล้วส่วนนี้แหละคือสิ่งที่ทำให้ทุกคนชอบและอยากที่จะเปิดอ่าน The WIN ในทุกสัปดาห์
เพื่อที่จะย้ำเตือนในทุก ๆ สัปดาห์ว่า ไม่ว่าองค์กรเราจะขยายใหญ่ หรือมีจำนวนพนักงานมากแค่ไหน แต่พวกเรายังคงอยู่ด้วยกัน ทุกคนมีส่วนร่วม ทุกคนได้รับเชิญ และทุกคนเป็นส่วนหนึ่งของที่นี่จริง ๆ เรื่องราวที่ได้รับการถ่ายทอดออกไป จึงไม่ได้มาจากแค่ผู้บริหาร หรือทีม HR ในองค์กร แต่มาจากทุกคน จาก HubSpotter ทุกที่จริง ๆ (ซึ่งแน่นอนว่า ผู้บริหารเองบางครั้งก็ร่วมส่งเรื่องราวและรูปภาพเช่นกัน)
ในส่วนของการเลือกเรื่องราวที่ได้รับมาเป็นส่วนสำคัญมาก ๆ เช่นกัน โดยในแต่ละสัปดาห์ จะมีเรื่องราวไม่เกิน 9 เรื่อง ที่ผู้เขียนจะต้องมั่นใจด้วยว่า ทุกเรื่องราวทั้ง 9 เป็นเรื่องของทุกคน มากกว่าเป็นเรื่องราวที่เน้นทีมใดทีมหนึ่ง หรือเรื่องจากสำนักงานใหญ่เพียงอย่างเดียว และถ่ายทอดออกไปได้อย่างสอดคล้องกับสิ่งที่องค์กรให้ความสำคัญ ส่งเสริมความเป็นหนึ่งเดียว และเรื่องราวของทุกคนมีคุณค่าที่จะได้รับการบอกเล่าและเป็นที่น่าจดจำ รวมไปถึงการสร้างความเข้าใจว่าเราจะสนับสนุนและช่วยเหลือกันมากขึ้นได้อย่างไร
🔰 The WIN with “HEART”
The WIN ได้กลายเป็น Ritual สำคัญที่สร้างความแข็งแรงให้กับวัฒนธรรมของ HubSpot มาก ๆ โดยที่นอกเหนือจากการที่ The WIN มีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว แน่นอนว่า Ritual นี้ ทั้งสอดคล้องและส่งเสริมค่านิยม HEART: Humble, Empathetic, Adaptable, Remarkable, Transparent ของ HubSpot ให้แข็งแรงยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น
Transparent ด้วยความที่องค์กรให้คุณค่าและความสำคัญกับความโปร่งใสมาก ๆ ทำให้มีข้อมูลมหาศาลมาก ๆ อยู่ใน Internal wiki จากทุกคนในองค์กร และมันยากมาก ที่จะทำให้ทุกคนรู้ทุกข้อมูล หรืออ่านทุกบทความ แต่การมี The WIN ช่วยให้ทุกคนสามารถรับรู้ข้อมูลที่หลากหลายได้ในเวลาอันรวดเร็ว และพาทุกคนมาอยู่ในหน้าอัพเดตเดียวกัน ที่ช่วยให้มั่นใจมากขึ้นว่าไม่ได้มีใครพลาดอะไรไป
The WIN กลายเป็น Ritual สำคัญที่ทรงพลังมาก ๆ ของวัฒนธรรม HubSpot เรื่องราวและรูปภาพที่มาจากทุกที่ในทุกสัปดาห์จะสะท้อนและย้ำเตือนว่า ว่าพวกเราเป็นใคร พวกเราอยู่กันอย่างไร และอะไรสำคัญกับเรา ซึ่งความน่าอัศจรรย์ที่ยิ่งไปกว่านั้น สิ่งที่พนักงานที่ออกจากองค์กรไปแล้ว กลับมาบอกเล่าทุกครั้ง ว่าสิ่งที่เขาคิดถึงมาก ๆ ใน HubSpot คือการได้รับ The WIN ในทุกสัปดาห์ The WIN เป็นความเรียบง่ายที่สร้างผลลัพธ์และความน่าจดจำให้กับผู้รับได้อย่างแท้จริง
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
corporate culture
organizational culture
แหล่งข้อมูลอ้างอิง
.
.
>>>
