ในโลกธุรกิจยุคใหม่ที่เต็มไปด้วยการแข่งขัน กระบวนการ Onboarding พนักงานใหม่มักถูกมองข้ามและลดทอนเป็นเพียงแค่การปฐมนิเทศ ไม่ว่าจะเป็นการแนะนำตัวอย่างคร่าวๆ การพาเดินชมออฟฟิศ หรือการแนะนำขั้นตอนเอกสารต่างๆ แต่เพียงเท่านั้น แต่ความจริงแล้วมันเป็นมากกว่าแค่การปฐมนิเทศ แต่มันเป็นรากฐานสำคัญของความสำเร็จในระยะยาวทั้งสำหรับพนักงานและองค์กร
บทความนี้จะวิเคราะห์ว่าทำไมเราจึงควรให้ความสำคัญกับการ Onboard พนักงานและองค์กรต่างๆจะพัฒนากระบวนการนี้อย่างไร เพื่อส่งเสริมให้เกิดการมีส่วนร่วม ความผูกพัน และประสิทธิภาพโดยรวมที่ดีขึ้น
🔵 อะไรคือความแตกต่างระหว่าง Onboarding และ Orientation ?
Orientation (การปฐมนิเทศ) คือ มักเป็นกิจกรรมหนึ่งวันในการชี้แจงเบื้องต้น เพื่อให้พนักงานใหม่ได้รู้จักสถานที่ทำงาน เพื่อนร่วมงาน และเครื่องมือพื้นฐานที่จำเป็นต่อการทำงาน ในขณะที่โปรแกรมการต้อนรับและเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่จะเป็นกระบวนการที่ครอบคลุมในหลายมิติมากกว่า (บางองค์กรอาจใช้เวลาหลายเดือน) โดยมีเป้าหมายเพื่อให้พนักงานได้รู้จักและเข้าใจวัฒนธรรมองค์กร เป้าหมายหลักของธุรกิจ และความคาดหวังต่อบทบาทหน้าที่ใหม่
🔵 ประโยชน์ของ Onboarding Program มีอะไรบ้าง?
1) เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน
โปรแกรมการต้อนรับและเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพ ไม่ได้มุ่งเน้นแค่การอบรมงานพื้นฐาน แต่ยังให้พนักงานใหม่ได้ซึมซับวัฒนธรรมและค่านิยมองค์กรด้วย การปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมจะทำให้พนักงานรู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ไม่ใช่แค่ทำงานตามหน้าที่เท่านั้น ทั้งยังช่วยเพิ่มระดับการมีส่วนร่วมของพนักงานในองค์กรอีกด้วย
2) อัตราการรักษาพนักงานที่สูงขึ้น
จากผลการศึกษาของ Brandon Hall Group พบว่าองค์กรที่มีกระบวนการตอนรับพนักงานใหม่ที่เข้มแข็ง สามารถเพิ่มอัตราการรักษาพนักงานใหม่ได้ถึง 82% และเพิ่มผลิตภาพได้มากกว่า 70% และยังจะช่วยลดอัตราการลาออก คลายความกังวล และสนับสนุนพนักงานใหม่ได้ตั้งแต่วันแรก
3) บรรลุผลิตภาพ (Productivity) เร็วขึ้น
ประสบการณ์ที่ออกแบบมาอย่างดี จะมอบเครื่องมือ ความรู้ และการสร้างความสัมพันธ์ที่จำเป็นให้พนักงานใหม่ เพื่อให้พวกเขาสามารถเริ่มต้นทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยเร็ว การกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน และมอบโอกาสในการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องจะช่วยให้องค์กรลดระยะเวลาการเรียนรู้งาน ทำให้พนักงานใหม่ไปถึงจุดที่มีผลิตภาพสูงสุดได้เร็วขึ้น
🔵 องค์ประกอบสำคัญที่จะทำให้ประสบความสำเร็จ
1) กิจกรรม Pre-Boarding
ควรเริ่มสร้างการมีส่วนร่วมตั้งแต่ก่อนวันแรกที่พนักงานจะเริ่มงาน การจัดส่งเอกสารล่วงหน้า กำหนดตารางสัปดาห์แรก หรือแม้แต่จดหมายต้อนรับเล็กๆน้อยๆ ก็ช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกเป็นที่ต้องการและมีคุณค่า
2) เส้นทางการเรียนรู้ส่วนบุคคล
ปรับประสบการณ์ให้เหมาะสมกับบทบาทหน้าที่ของแต่ละบุคคล โดยพิจารณาถึงประสบการณ์และทักษะที่พนักงานใหม่มีอยู่ก่อนแล้ว การกำหนดเส้นทางการเรียนรู้เฉพาะบุคคล จะช่วยให้พนักงานเข้าใจว่าพวกเขาจะสามารถมีส่วนร่วมในเป้าหมายองค์กรในภาพรวมได้อย่างไร และช่วยให้เกิดความรู้สึกผูกพันกับงานในระดับที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
3) การบูรณาการเข้ากับวัฒนธรรมองค์กร
จัดกิจกรรมแนะนำกลุ่ม กิจกรรมสร้างทีมงาน และกิจกรรมประเพณีองค์กร เพื่อให้พนักงานใหม่เข้ากับทีมเดิมได้ดี และเข้าใจวัฒนธรรมในที่ทำงาน การบูรณาการทางสังคมนี้สำคัญต่อการสร้างเครือข่ายภายในและส่งเสริมความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร
4) การนัดพบแบบตัวต่อตัว
การนัดพบแบบตัวต่อตัวบ่อยๆ ระหว่างพนักงานใหม่กับหัวหน้างานหรือพี่เลี้ยงนั้นสำคัญมาก การพบปะพูดคุยเหล่านี้จะเป็นการให้การสนับสนุน คลายข้อสงสัยต่างๆ ปรับบทบาทหรือความคาดหวังตามความจำเป็น ความคิดเห็นจากพนักงานใหม่ยังสามารถนำไปใช้ปรับปรุงกระบวนการ Onboard ให้ดียิ่งขึ้นได้ด้วย
5) การปรับปรุงแก้ไขอย่างต่อเนื่อง
สุดท้ายนี้ การ Onboard พนักงานที่ประสบความสำเร็จต้องมีการประเมินและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เก็บรวบรวมความคิดเห็นจากพนักงานใหม่และผู้จัดการ เพื่อปรับปรุงกระบวนการอยู่เสมอ ติดตามเทคโนโลยีและวิธีการใหม่ๆ เพื่อให้กระบวนการมีความทันสมัยและน่าสนใจอยู่เสมอ
บทสรุป —กระบวนการตอนรับพนักงานใหม่ ที่ครอบคลุมองค์ประกอบเหล่านี้ จะช่วยปรับเปลี่ยนจากขั้นตอนทั่วไป ไปสู่กลยุทธ์สำคัญในการบริหารจัดการทาเลนท์ขององค์กร องค์กรที่ลงทุนในเรื่องนี้ให้ครอบคลุม ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มความพึงพอใจและประสิทธิภาพของพนักงานเท่านั้น แต่ยังทำให้องค์กรที่น่าสนใจในตลาดที่มีการแข่งขันสูงอีกด้วย เมื่อตระหนักว่ากระบวนการนี้เป็นมากกว่าแค่การปฐมนิเทศธรรมดา องค์กรจะสามารถปลดล็อคศักยภาพอันมหาศาลในการลงทุนทรัพยากรบุคคล ซึ่งนำไปสู่การเติบโตอย่างยั่งยืนและนวัตกรรมใหม่ๆ ในอนาคต
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.
