Employee Engagement Survey ฉบับ DIY Guide ทำเองได้ ทำไมต้องเสียเงินจ้าง!


“ความผูกพันในองค์กรของพนักงานสัมพันธ์โดยตรงกับการเพิ่มขึ้นของผลิตภาพ (Productivity) ในองค์กร” ซึ่งส่งผลต่อเนื่องไปยังการรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กรได้นานขึ้น และความสำเร็จโดยรวมของบริษัท คำถามที่ตามมาก็คือ “การสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey ที่เป็นอยู่ในปัจจุบันตรงกับบริบทขององค์กรเราไหม สามารถวัดระดับความสุข หรือความพึงพอใจของพนักงานในภาพรวมได้ครบคลุมหรือยัง รวมถึงสามารถสะท้อนข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับไดนามิกความสัมพันธ์ในสถานที่ทำงาน วัฒนธรรมองค์กร และประสิทธิภาพการดำเนินงานหรือเปล่า…”


บทความนี้อยากชวนคุณผู้ฟังมาเรียนรู้เรื่อง “การสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey” ให้มากขึ้น รวมถึงเทคนิคการสร้างแบบสำรวจด้วยตนเองฉบับ DIY Guide โดยที่คุณไม่ต้องไปจ้างใครมาทำให้เสียเงิน  ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน การใช้ประเภทของคำถามที่หลากหลาย การรักษาความเป็นส่วนตัวของพนักงาน และสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงานได้อีกด้วย ถ้าพร้อมแล้วเรามาลงมือทำไปพร้อมๆ กันได้เลยครับ



ขั้นตอนแรกและเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการออกแบบ “แบบสำรวจความพึงพอใจ / ความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey” คือ การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง ขั้นตอนพื้นฐานนี้กำหนดทิศทางและขอบเขตของการสำรวจ โดยเฉพาะในสิ่งที่คุณจะถามและเหตุผลของการถาม  หากปราศจากมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน แบบสำรวจของคุณอาจได้ข้อมูลที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อการตีความและดำเนินการต่อ


โดยสิ่งที่ต้องพิจารณาในการกำหนดวัตถุประสงค์ของคุณมี 5 ข้อดังนี้ :


1.1) เข้าใจความต้องการของคุณ


คุณต้องเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการเสียก่อน ตัวอย่างเช่น คุณต้องการประเมินทัศนคติทั่วไปของพนักงาน คุณต้องการปรับปรุงประสิทธิผลของการทำงานภายในองค์กร หรือคุณต้องการสำรวจระดับความพึงพอใจหลังการเปลี่ยนแปลงล่าสุดภายในองค์กร เป็นต้น ซึ่งวัตถุประสงค์ของคุณอาจเป็นได้ตั้งแต่การประเมินความพึงพอใจ ความภักดี จนถึงการระบุปัญหาในการจัดการ หรือผลกระทบของนโยบายการทำงานระยะไกล


1.2) วัตถุประสงค์ควรสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร


ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ของการสำรวจสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรหรือไหม? ตัวอย่างเช่น หากหนึ่งในเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร คือ การลดอัตราการลาออกของพนักงาน การสำรวจของคุณควรรวมคำถามที่ช่วยให้เข้าใจปัจจัยที่ส่งผลต่อการตัดสินใจลาออก หรือความไม่พอใจที่อาจเกิดขึ้น


1.3) ระบุสิ่งที่ต้องการวัดประเมิน


ระบุมิติที่คุณต้องการวัดและประเมินผลในแบบสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน ตัวอย่างเช่น
– มิติด้านความพึงพอใจในงาน: พนักงานมีความสุขกับบทบาทและหน้าที่รับผิดชอบของตนเพียงใด?
– มิติด้านความสอดคล้องกับคุณค่า: พนักงานรู้สึกว่างานของพวกเขาสอดคล้องกับพันธกิจและคุณค่าขององค์กรหรือไม่?
– มิติด้านความสัมพันธ์กับผู้บริหาร: การสื่อสารและการสนับสนุนจากผู้บริหารมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด?
– มิติด้านการเติบโตทางวิชาชีพ: พนักงานมีโอกาสในการพัฒนาอาชีพอย่างเพียงพอหรือไม่?
– มิติด้านความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน: พนักงานสามารถจัดการกับความต้องการในชีวิตส่วนตัวและงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่?


1.4) ระบุผลกระทบเชิงบวกที่อาจเกิดขึ้น


คือการที่คุณต้องตอบคำถามตนเองให้ได้ว่าคุณจะใช้ข้อมูลที่เก็บรวบรวมนี้ให้เกิดประโยชน์ต่อไปได้อย่างไร? ซึ่งคำตอบของคำถามข้อนี้อาจนำไปสู่การปรับปรุงวัตถุประสงค์ตั้งต้น เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถต่อยอดไปสู่การนำไปปฏิบัติได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณว่าพนักงานไม่ค่อยรับรู้คุณค่าในงานของตนเอง คุณอาจพิจารณาริเริ่มโครงการเพื่อสื่อสารคุณค่าขององค์กรให้มากขึ้น หรือจัดการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับคุณค่าเหล่านี้


1.5) กำหนดวัตถุประสงค์แบบ SMART Goal


สุดท้ายนี้ ให้กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณในรูปแบบ SMART – เฉพาะเจาะจง (Specific) วัดผลได้ (Measurable) บรรลุผลได้จริง (Achievable) เกี่ยวข้องกับผู้ปฏิบัติ (Relevant) และมีระยะเวลากำหนดที่ชัดเจน (Time-bound) วิธีนี้ช่วยให้วัตถุประสงค์ของคุณมีความชัดเจนและโฟกัสมากขึ้น ตัวอย่างเช่น:

  • เฉพาะเจาะจง (Specific: ระบุปัจจัยที่ส่งผลต่ออัตราการลาออกของพนักงาน
  • วัดผลได้ (Measurable): อัตราการตอบกลับแบบสำรวจ 75%
  • บรรลุผลได้จริง (Achievable): ดำเนินการปรับปรุงตามข้อมูลจากแบบตอบรับการสำรวจ ภายใน 3 เดือน
  • เกี่ยวข้องกับผู้ปฏิบัติ (Relevant): ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำถามในแบบสำรวจเกี่ยวข้องกับประสบการณ์การทำงานประจำวันของพนักงาน และสอดคล้องกับเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ขององค์กร
  • มีระยะเวลากำหนดที่ชัดเจน (Time-bound): ดำเนินการแจกจ่ายแบบสำรวจและรวบรวมข้อมูลให้เสร็จสิ้นภายใน 1 เดือน


บทสรุป -ขั้นที่ 1 Define Your Objectives คือ การเริ่มต้นด้วยการกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน คือ การที่คุณต้องกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์นั้น ๆ สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร เพื่อให้คุณได้ข้อมูลเชิงลึกสำหรับการไปทำงานต่อได้ รวมทั้งการระบุมิติที่ต้องการวัดให้ชัดเจน และผลกระทบเชิงบวกที่เกิดขึ้นด้วย



กุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพและอัตราการตอบกลับของการสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey คือ การทำให้กระชับ แบบสำรวจที่ยาวเกินไปอาจนำไปสู่ภาวะเบื่อหน่าย และหลุดความสนใจได้ง่าย และอาจส่งผลให้ได้คำตอบที่รีบร้อนหรือขาดการไตร่ตรอง (คือตอบแบบส่งส่งไป)


โดยสิ่งที่ต้องพิจารณาในการออกแบบการสำรวจให้กระชับมี 5 ข้อดังนี้ :


2.1) จำกัดจำนวนคำถาม


ให้ตั้งเป้าหมายไว้เลยว่าการทำแบบสำรวจนี้ควรเสร็จภายใน 10 ถึง 15 นาที ซึ่งข้อคำถามควรอยู่ระหว่าง 20 ถึง 30 คำถาม การใช้เวลามากหรือการมีข้อคำถามที่มากเกินไปอาจทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกเบื่อหน่าย และอาจนำไปสู่อัตราการตอบแบบสำรวจที่รีบเร่ง ขาดการไตร่ตรอง และไม่น่าเชื่อถือ


2.2) มุ่งเน้นที่หัวข้อหลัก


ระบุหัวข้อหลักที่เกี่ยวข้องที่สุดกับวัตถุประสงค์ของการสำรวจ และพยายามจำกัดคำถามของคุณให้สอดคล้องและอยู่ในแนวทางนั้น ทุกคำถามควรมีจุดประสงค์ของการถามที่ชัดเจน และส่งผลโดยตรงต่อการทำความเข้าใจเกี่ยวกับความผูกพันในองค์กรของพนักงาน


2.3) ใช้ภาษาที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา


ความชัดเจนของคำถามส่งผลต่อการทำความเข้าใจและตอบข้อคำถาม ซึ่งในทางกลับกันยังจะช่วยให้การสำรวจของคุณมีความกระชับ ดังนั้น แนะนำให้ใช้ภาษาที่ตรงไปตรงมาและง่ายต่อการทำความเข้าใจ หลีกเลี่ยงคำศัพท์เฉพาะ คำถามที่มีสองส่วน (คำถามที่ถามสองสิ่งในเวลาเดียวกัน)


2.4) ให้ความสำคัญกับคำถามปลายปิด


แม้ว่าคำถามปลายเปิดจะมีประโยชน์ในการรวบรวมข้อมูลเชิงลึก แต่ก็ใช้เวลานานในการตอบและอาจส่งผลให้เกิดภาวะเบื่อหน่ายจากการสำรวจ ให้ความสำคัญกับคำถามปลายปิด เช่น คำถามที่ใช้มาตรวัดลิเคิร์ท (เช่น การให้คะแนนความเห็นด้วยจาก 1 ถึง 5) หรือคำถามประเภทใช่/ไม่ใช่ ประเภทคำถามเหล่านี้ใช้เวลาในการตอบน้อยกว่าและนำมาวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น


2.5) ทดสอบแบบสำรวจ (ภายในก่อนเผยแพร่)


ก่อนเปิดตัวการสำรวจของคุณ ให้ทดสอบก่อนกับกลุ่มพนักงานขนาดเล็กก่อน การทดสอบนี้จะช่วยให้คุณประเมินระยะเวลาที่ใช้ในการทำแบบสำรวจจริงและให้คุณปรับปรุงคำถามเพื่อความชัดเจนมากขึ้น ฟีดแบ็กหรือคำติชมที่ได้รับสามารถช่วยคุณตัดคำถามที่ไม่จำเป็นหรือสร้างความสับสนออกไป และโฟกัสแค่เฉพาะข้อคำถามที่สำคัญจริงๆ


บทสรุป -ขั้นที่ 2 Keep It Concise ทำให้กระชับ หัวใจสำคัญคือ การเคารพเวลาของพนักงาน ดังนั้น พยายามลดเหนื่อยล้าในการสำรวจ หรือความสับสนใจข้อคำถาม ความงง หรือการตีความที่ซับซ้อนจนมากเกิยไป แบบสำรวจที่ออกแบบมาอย่างดีจะสามารถดึงมุมมอง ความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมา และข้อมูลตรงกับความเป็นจริงจากพนักงานได้



การผสมผสานประเภทของคำถามที่หลากหลายในแบบสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey ไม่เพียงทำให้กระบวนการมีความน่าสนใจสำหรับผู้ตอบเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถรวบรวมชนิดของข้อมูลได้หลากหลาย – ตั้งแต่เชิงปริมาณไปจนถึงเชิงคุณภาพ แต่ละประเภทของคำถามมีวัตถุประสงค์เฉพาะและสามารถช่วยให้คุณได้รับประเภทของข้อมูลเชิงลึกที่แตกต่างกัน


โดยประเภทของคำถามที่คุณควรพิจารณามี 5 ประเภท ดังนี้ :


3.1 คำถามมาตรวัดลิเคิร์ท (Likert Scale)


คำถามแบบมาตรวัดลิเคิร์ทมักนำมาใช้เพื่อวัดระดับความเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย คำถามประเภทนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการให้วัดมุมมอง เจตคติ หรือความรู้สึกของผู้ตอบแบบสำรวจ
ตัวอย่างเช่น:
               – “ฉันรู้สึกได้รับแรงจูงใจในการปฏิบัติหน้าที่ตามความรับผิดชอบในงานของฉัน” 
               ผู้ตอบอาจเลือกจาก: ไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง ไม่เห็นด้วย เฉยๆ เห็นด้วย เห็นด้วยอย่างยิ่ง


คำถามประเภทนี้สามารถนำมาใช้เพื่อประเมินทัศนคติและระดับความรู้สึกเกี่ยวกับแง่มุมต่างๆ ในสถานที่ทำงานได้ เช่น ความพึงพอใจในการบริหารจัดการ ปริมาณงาน หรือวัฒนธรรมองค์กร  


3.2 คำถามปลายเปิด (Open-Ended Questions)


คำถามปลายเปิดช่วยให้ผู้ตอบสามารถให้คำตอบที่ลงลึกในรายละเอียด มุมมอง หรือข้อคิดเห็น (ซึ่งอาจไม่สามารถตอบผ่านคำถามปลายปิดได้) คำถามเหล่านี้มีความสำคัญในการทำความเข้าใจเรื่องละเอียดปลีกย่อยและรวบรวมข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุง
ตัวอย่างเช่น:
               – “สิ่งที่คุณชอบมากที่สุดในงานของคุณคืออะไร และเพราะเหตุใด?”
               – “การเปลี่ยนแปลงใดที่จะทำให้คุณพึงพอใจกับสภาพแวดล้อมในการทำงานมากขึ้น?”


ควรใช้คำถามเหล่านี้อย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงภาวะเบื่อหน่ายจากการสำรวจ โดยให้เลือกคำถามประเภทนี้มาใช้เฉพาะกับเรื่องที่คุณต้องการความเข้าใจให้ลึกซึ้งมากขึ้น


3.3 คำถามแบบเลือกตอบหลายรายการ (Multiple Choice Questions)


คำถามแบบเลือกตอบหลายรายการมีความตรงไปตรงมาและง่ายต่อการตอบ ทำให้เป็นเครื่องมือที่ดีในการรวบรวมข้อมูลอย่างรวดเร็ว สามารถนำมาใช้ในการรวบรวมข้อมูลประชากรศาสตร์ หรือข้อมูลตามข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับประสบการณ์ของพนักงาน
ตัวอย่างเช่น:
               – “คุณทำงานในแผนกใด?” พร้อมรายการตัวเลือกแผนก
               – “คุณได้รับการฝึกอบรมพนักงานบ่อยแค่ไหน?” พร้อมตัวเลือกเช่น เดือนละครั้ง / นานๆ ครั้ง / ไม่เคย


คำถามเหล่านี้มีการตอบได้อย่างรวดเร็วและง่ายต่อการวิเคราะห์ ให้ข้อมูลที่ชัดเจนและเป็นหมวดหมู่


3.4 คำถามจัดลำดับความสำคัญ (Ranking Questions)


คำถามแบบจัดลำดับความสำคัญต้องให้ผู้ตอบกำหนดลำดับความสำคัญหรือเรียงลำดับความชอบเกี่ยวกับหลายๆ รายการ ประเภทคำถามนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการระบุความสำคัญที่เกี่ยวข้องของปัญหา
ตัวอย่างเช่น:
               – “จัดลำดับปัจจัยในการทำงานต่อไปนี้ตามลำดับความสำคัญสำหรับคุณ
               ตัวเลือกลำดับ : เงินเดือน สมดุลชีวิตและการทำงาน ความก้าวหน้าในอาชีพ และความมั่นคงในงาน” 


การจัดลำดับจะระบุความชอบและความสำคัญอย่างชัดเจน ช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่พนักงานของคุณให้ความสำคัญ


3.5 คำถามแบบตอบใช่/ไม่ใช่ (Yes/No Questions)


คำถามแบบตอบใช่/ไม่ใช่ เป็นรูปแบบคำถามในการสำรวจที่ง่ายที่สุด เหมาะสำหรับการได้รับคำตอบที่ชัดเจน สามารถนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในการกรองว่าผู้ตอบแบบสอบถามรายใด ควรได้รับการติดตามและขอข้อมูลเชิงลึกเพิ่มมากขึ้น
ตัวอย่างเช่น:
               – “คุณเคยใช้โปรแกรมสนับสนุนพนักงานของเราหรือไม่?”
               – “”คุณได้รับฟีดแบ็กจากหัวหน้างานอย่างสม่ำเสมอหรือไม่?”


ขึ้นอยู่กับคำตอบ คำถามติดตามสามารถปรับแต่งเพื่อรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับโปรแกรมหรือทำความเข้าใจว่าเหตุใดจึงได้ใช้/หรือไม่ได้ใช้บางอย่างได้


บทสรุป – ขั้นที่ 3 Mix Question Types ผสมผสานประเภทของคำถามที่หลากหลาย คำถามที่แตกต่างกันสามารถสร้างประสบการณ์ในการสำรวจที่หลากหลายและดึงดูดความสนใจของพนักงานได้มากขึ้น และยังสามารถรวบรวมข้อมูลได้ทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ มุมมองนี้ไม่เพียงทำให้การสำรวจน่าสนใจมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังเพิ่มคุณภาพและประโยชน์ใช้สอยของข้อมูลเชิงลึกที่ได้รับมามากขึ้น



การไม่ระบุตัวตนและการรักษาความลับ มีความสำคัญสูงสุดในการดำเนินการสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey องค์ประกอบข้อนี้มีความสำคัญต่อการสร้างความไว้วางใจ การให้ข้อมูลป้อนกลับที่ซื่อตรง และการทำให้มั่นใจว่าพนักงานรู้สึกปลอดภัยในการแบ่งปันข้อมูลโดยไม่ต้องกลัวว่าจะได้รับผลกระทบใดๆ กลับมา


วิธีที่จะรับประกันการรักษาความลับได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด มีดังนี้ :


4.1) การสื่อสารถึงการไม่ระบุตัวตนและการรักษาความลับอย่างชัดเจน


เริ่มต้นด้วยการสื่อสารให้ผู้เข้าร่วมทุกคนรับทราบอย่างชัดเจนว่าคำตอบของพวกเขาจะถูกนำไปใช้ เก็บรักษา และแบ่งปันอย่างไร ระบุอย่างชัดแจ้งว่าการสำรวจนี้เป็นแบบไม่ระบุตัวตน และผลลัพธ์จะถูกรายงานในรูปแบบข้อมูลในภาพรวมเท่านั้น คำยืนยันนี้ควรรวมอยู่ในบทนำของการสำรวจและในการสื่อสารเพื่อส่งเสริมการสำรวจ การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยลดความกังวลใดๆ ที่พนักงานอาจมีก่อนการตอบแบบสำรวจได้


4.2) ใช้เครื่องมือในการสำรวจจากบุคคลที่สาม


พิจารณาใช้เครื่องมือหรือแพลตฟอร์มการสำรวจของบุคคลที่สาม เครื่องมือเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อรวบรวมคำตอบโดยไม่ผูกโยงกับข้อมูลระบุตัวตน เช่น ชื่อหรืออีเมล เว้นแต่จะตั้งค่าไว้โดยเฉพาะ การตั้งค่านี้สามารถสร้างความมั่นใจให้กับพนักงานว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการของพวกเขาไม่สามารถเข้าถึงคำตอบของแต่ละบุคคลได้โดยตรง


4.3) หลีกเลี่ยงการเก็บข้อมูลที่สามารถระบุตัวตนได้


ออกแบบการสำรวจของคุณในลักษณะที่จะไม่เก็บข้อมูลที่สามารถระบุตัวตนได้ ระมัดระวังกับคำถามด้านประชากรศาสตร์ – แม้ว่าจะมีประโยชน์ในการแบ่งกลุ่มข้อมูล แต่อาจเปิดเผยตัวตนในทีมหรือแผนกขนาดเล็ก หากคุณต้องรวมคำถามเหล่านี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์ข้อมูล ให้มั่นใจว่ามีความกว้างพอที่จะรักษาความเป็นนิรนาม (เช่น จัดกลุ่มอายุเป็นช่วง หรือแผนกในหมวดหมู่ที่กว้างขึ้น)


4.4) จำกัดคำตอบแบบปลายเปิด


แม้ว่าคำถามปลายเปิดจะมีคุณค่าอย่างยิ่งในการรับข้อมูลเชิงลึก แต่บางครั้งอาจมีข้อมูลระบุตัวตนอยู่ด้วย ตรวจสอบคำตอบเหล่านี้ก่อนที่จะแบ่งปันกับผู้นำหรือทีมในระดับสูงขึ้น เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีการเปิดเผยรายละเอียดที่สามารถระบุตัวตนได้ หากจำเป็น ให้เปลี่ยนคำตอบให้เป็นคำอื่นเพื่อลบรายละเอียดที่อาจระบุว่าใครเป็นคนเขียน


4.5) รับประกันความปลอดภัยของข้อมูล


นำมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เข้มงวดมาใช้และบังคับใช้เพื่อปกป้องข้อมูลการสำรวจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูล และข้อมูลจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย หากใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ ให้ตรวจสอบว่าแพลตฟอร์มนั้นสอดคล้องกับกฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลที่เกี่ยวข้อง


4.6) รายงานผลอย่างมีความรับผิดชอบ 


ใช้ข้อมูลแบบภาพรวมในการรายงานผลเสมอ หลีกเลี่ยงการรายงานกลุ่มย่อยใดๆ ที่มีขนาดเล็กพอที่จะระบุผู้เข้าร่วมเป็นรายบุคคลได้ ตัวอย่างเช่น หากมีเพียงไม่กี่คนที่ทำงานในบทบาทหรือที่ตั้งสำนักงานที่เฉพาะเจาะจง ข้อมูลของพวกเขาควรรวมกับกลุ่มที่ใหญ่ขึ้นหรือรายงานในระดับองค์กรที่สูงกว่า


4.7) สร้างโปรโตคอลการติดตามผล


หลังจากการสำรวจ ให้จัดทำระเบียบปฏิบัติการติดตามผลที่เคารพการรักษาความลับของการตอบแบบสำรวจ สรุปวิธีการนำสิ่งที่ค้นพบมาปรับปรุง ขั้นตอนนี้ไม่เพียงแต่เคารพต่อการรักษาความลับของกระบวนการสำรวจเท่านั้น แต่ยังแสดงให้พนักงานเห็นว่าความคิดเห็นของพวกเขาถูกนำมาใช้อย่างสร้างสรรค์


บทสรุป -ในขั้นที่ 4 Anonymity and Confidentiality การไม่ระบุตัวตนและการรักษาความลับ ไม่เพียงเป็นการปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงานของคุณเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความน่าเชื่อถือในกระบวนการสำรวจของคุณด้วย ความไว้วางใจนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการรับผลตอบรับที่ตรงไปตรงมา และสำหรับการส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความเปิดกว้างและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง



การสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey ที่มีประสิทธิภาพควรสำรวจมิติต่างๆ ของประสบการณ์ของพนักงานภายในองค์กร การครอบคลุมมิติที่หลากหลายจะทำให้คุณเข้าใจอย่างรอบด้านว่าอะไรเป็นแรงผลักดันความผูกพัน และอะไรคือจุดที่อาจต้องปรับปรุง


ต่อไปนี้เป็นแนวทางในการกำหนดหัวข้อในการสำรวจเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครอบคลุม


5.1) ความพึงพอใจในงาน (Job Satisfaction)


คำถามในหมวดนี้โฟกัสไปที่การสำรวจความพึงพอใจเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ และงานประจำวันที่ต้องปฏิบัติ สิ่งสำคัญคือต้องประเมินว่าพนักงานรู้สึกว่างานมีความหมายและงานตรงกับความคาดหวังของพนักงานหรือไม่
ตัวอย่างเช่น:

  • “หน้าที่ความรับผิดชอบในงานของคุณตรงกับความคาดหวังที่วางไว้ในขณะการสัมภาษณ์งานมากน้อยเพียงใด”
  • “ในระดับ 1 ถึง 5 คุณพบว่างานของคุณท้าทายมากน้อยเพียงใด”


5.2) การจัดการและภาวะผู้นำ (Management and Leadership)


ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับผู้บริหาร หรือการรับรู้ของพนักงานเกี่ยวกับผู้บริหาร มีผลอย่างมากต่อระดับความผูกพันในองค์กรของพนักงาน คำถามควรประเมินความไว้วางใจในผู้บริหาร ประสิทธิภาพของการสื่อสาร และการสนับสนุนจากผู้บังคับบัญชาโดยตรง
ตัวอย่างเช่น:

  • “ผู้บังคับบัญชาของคุณสื่อสารเป้าหมายของทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด”
  • “คุณรู้สึกหรือไม่ว่าผู้บริหารมีความโปร่งใสในการตัดสินใจของบริษัท”


5.3 การพัฒนาวิชาชีพ (Professional Development)


คำถามเหล่านี้ควรระบุว่าพนักงานรู้สึกว่ามีโอกาสในการเติบโตและพัฒนาภายในองค์กรหรือไม่ ซึ่งรวมถึงการเข้าถึงการฝึกอบรม การให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) และโอกาสในการก้าวหน้าในอาชีพการงาน
ตัวอย่างเช่น:

  • “คุณพอใจกับการสนับสนุนในการพัฒนาวิชาชีพที่มีให้หรือไม่” 
  • “คุณได้รับข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) จากผู้จัดการบ่อยแค่ไหน”


5.4 สภาพแวดล้อมในการทำงาน (Work Environment)


ปัจจัยด้านกายภาพและจิตวิทยาของสภาพแวดล้อมในสถานที่ทำงานสามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อกำลังใจและผลิตภาพ (Productivity) ของพนักงาน มิตินี้ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การวางผังสำนักงาน นโยบายการทำงานระยะไกล ไปจนถึงบรรยากาศทางสังคม และวัฒนธรรมองค์กร
ตัวอย่างเช่น:

  • “คุณรู้สึกสะดวกสบายกับสภาพแวดล้อมทางกายภาพของสถานที่ทำงานมากน้อยเพียงใด”
  • “คุณจะให้คะแนนความรู้สึกเป็นพวกพ้องในทีมของคุณเท่าใด”


5.5 สมดุลระหว่างชีวิตการทำงานกับชีวิตส่วนตัว (Work-Life Balance)


การประเมินว่าพนักงานสามารถจัดการอย่างไรระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวนั้นเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะในยุคสมัยที่สมดุลระหว่างงานกับชีวิตเป็นข้อกังวลสำคัญสำหรับหลายคน
ตัวอย่างเช่น:

  • “คุณรู้สึกว่าคุณมีความยืดหยุ่นระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวหรือไม่”
  • “คุณรู้สึกเครียดเรื่องงานนอกเวลาทำงานบ่อยแค่ไหน”


5.6 ค่าตอบแทนและสวัสดิการ (Compensation and Benefits)


การทำความเข้าใจว่าพนักงานพึงพอใจกับค่าตอบแทนและสวัสดิการมากน้อยเพียงใดเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของความพึงพอใจและการคงอยู่ในองค์กร
ตัวอย่างเช่น:

  • “คุณคิดว่าค่าจ้างที่ได้รับมีความเป็นธรรมหรือไม่”
  • “คุณพอใจกับสวัสดิการด้านสุขภาพที่บริษัทให้หรือไม่”


5.7) นวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์ (Innovation and Creativity)


คำถามเกี่ยวกับนวัตกรรมจะประเมินว่าพนักงานรู้สึกว่าสามารถคิดสร้างสรรค์และเสนอความคิดใหม่ๆ ได้หรือไม่
ตัวอย่างเช่น:

  • “คุณรู้สึกได้รับการสนับสนุนให้คิดหาวิธีแก้ปัญหาใหม่ๆ ในการทำงานหรือไม่”
  • “ข้อเสนอแนะของพนักงานถูกนำไปใช้ในกระบวนการทำงานของคุณบ่อยแค่ไหน”


บทสรุป -ในขั้นที่ 5 Cover Diverse Dimensions ครอบคลุมมิติที่หลากหลายในการสำรวจความผูกพันของพนักงาน จะทำให้คุณได้ภาพรวมอย่างละเอียดของสิ่งที่ส่งผลต่อกำลังใจ ความผูกพัน และความพึงพอใจของพนักงาน แต่ละมิติสะท้อนให้เห็นองค์ประกอบสำคัญของประสบการณ์ของพนักงาน และรวมกันจะให้ข้อมูลที่มีค่าซึ่งสามารถนำมาใช้เป็นแนวทางในการปรับปรุงเฉพาะจุดในองค์กรได้



เมื่อคุณเก็บรวบรวมข้อมูลจากการสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสำคัญถัดไปคือการวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ กระบวนการนี้มีความสำคัญมากเพราะมันจะแปลงเป็นสิ่งที่คุณจะนำไปทำต่อในองค์กร


6.1) การวิเคราะห์ข้อมูล


ก. รวบรวมข้อมูล

เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลในรูปแบบที่จัดการได้ สิ่งนี้อาจรวมถึงซอฟต์แวร์ทางสถิติหรือแม้แต่เครื่องมือสเปรดชีทที่สามารถช่วยจัดหมวดหมู่และแสดงข้อมูลได้

ตัวอย่างเช่น:

  • ข้อมูลในภาพรวม (เช่น พื้นที่ที่มีความผูกพันสูงหรือต่ำ)
  • แนวโน้มเฉพาะแผนก
  • ความแตกต่างของคำตอบตามลักษณะประชากรศาสตร์ เช่น แผนก ระยะเวลาปฏิบัติงาน หรือบทบาท

ข. ระบุประเด็นหลัก

ค้นหาหัวข้อร่วมหรือปัญหาที่ถูกกล่าวซ้ำซึ่งแสดงออกมาจากคำถามแบบเลือกตอบและคำถามแบบมาตรวัดลิเคิร์ท สำหรับคำถามปลายเปิดให้ใช้เทคนิคการวิเคราะห์ข้อความหรือการวิเคราะห์เชิงคุณภาพเพื่อระบุคำสำคัญหรือความรู้สึกที่พบบ่อย


ค. จัดลำดับความสำคัญ

ตัดสินใจว่าหัวข้อใดหรือประเด็นใดที่ต้องได้รับการดำเนินการทันที ตัวอย่างเช่น หากมีพนักงานจำนวนมากแสดงความไม่พึงพอใจกับโอกาสในการพัฒนาอาชีพ ประเด็นนี้อาจได้รับการจัดลำดับความสำคัญที่หยิบยกมาทำเป็นจุดแรก


ง. เชื่อมโยงผลลัพธ์กับผลการดำเนินธุรกิจ

พยายามเชื่อมโยงระดับความผูกพันกับผลการดำเนินธุรกิจ เช่น มาตรวัดผลิตภาพ ตัวเลขยอดขาย หรือคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า พิจารณานำประเด็นนี้มาอยู่ในรายการจัดลำดับความสำคัญของการดำเนินการต่อ


6.2) การพัฒนาแผนปฏิบัติการ


ก. สร้างเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและสามารถวัดได้

ประเด็นสำคัญแต่ละด้านที่ได้จากขั้นตอนการวิเคราะห์ ให้กำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและสามารถวัดผลได้ ตัวอย่างเช่น หากการเพิ่มความพึงพอใจในการพัฒนาอาชีพของพนักงาน เป้าหมายอาจเป็นการเพิ่มการมีส่วนร่วมในโปรแกรมการพัฒนาวิชาชีพให้ได้ 20% ภายในปีถัดไป


ข. มอบหมายความรับผิดชอบ

กำหนดว่าใครจะรับผิดชอบแต่ละส่วนของแผนปฏิบัติการ การมอบหมายความรับผิดชอบที่ชัดเจน รวมถึงระยะเวลาและทรัพยากรที่จำเป็น จะช่วยให้มีความรับผิดชอบและส่งเสริมการนำแผนไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพ


ค. กำหนดกรอบเวลา

กำหนดกรอบเวลาที่เป็นจริง เวลาเริ่มต้นและเวลาเสร็จสิ้นในแต่ละขั้นตอน สิ่งนี้จะช่วยรักษาแรงผลักดันในการดำเนินงานตามแผนต่อไป


6.3) การนำไปปฏิบัติ


ก. การสื่อสารแผนปฏิบัติการ

แบ่งปันแผนปฏิบัติการกับพนักงานทุกคนเพื่อแสดงให้เห็นว่าข้อมูลที่ได้มาจากของพวกเขาได้รับการรับฟังและถูกนำไปปฏิบัติจริง ความโปร่งใสนี้สามารถช่วยรักษาความไว้วางใจและเพิ่มระดับความผูกพันของพนักงานได้ 


ข. เริ่มนำไปปฏิบัติ

เริ่มปฏิบัติตามแผนที่วางไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการดำเนินการแต่ละอย่างมีการติดตามอย่างใกล้ชิด และมีทรัพยากรเพียงพอที่จะบรรลุเป้าหมาย


6.4) การติดตามผลและปรับเปลี่ยน


ก. ติดตามความคืบหน้า 

ตรวจสอบความคืบหน้าเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ในแผนปฏิบัติการอย่างสม่ำเสมอ ใช้ทั้งมาตรวัดเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณในการประเมินความคืบหน้า


ข. ขอข้อมูลป้อนกลับอย่างต่อเนื่อง

เปิดช่องทางการสื่อสารกับพนักงานเพื่อขอข้อมูลป้อนกลับอย่างต่อเนื่องสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ถูกนำมาใช้ สามารถทำได้โดยใช้การสำรวจหลังการติดตามผล หรือการประชุมกลุ่มย่อย


ค. ปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น

มีความยืดหยุ่นและพร้อมที่จะปรับแก้แผนปฏิบัติการตามสิ่งที่ใช้ได้ผลหรือไม่ได้ผล ควรทำให้การปรับปรุงเปล่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องเป็นเป้าหมายหนึ่งขององค์กร


6.5) การรายงานผลและการเฉลิมฉลองความสำเร็จ


สิ่งสำคัญสุดท้าย คือ การรายงานผลกลับไปยังองค์กรว่าอะไรสำเร็จบ้างหรืออะไรไม่ได้ผลบ้าง รวมถึงการเฉลิมฉลองในความสำเร็จที่เกิดขึ้น วิธีการนี้ไม่เพียงแต่เพิ่มกำลังใจเท่านั้น แต่ยังเสริมคุณค่าของกระบวนการสำรวจและความมุ่งมั่นขององค์กรที่จะรับฟังและดำเนินการตามข้อมูลป้อนกลับของพนักงาน


บทสรุป -ขั้นที่ 6 Analyzing Data การวิเคราะห์ข้อมูล กระบวนการวิเคราะห์และดำเนินการตามข้อมูลจากการสำรวจความผูกพันของพนักงานอย่างเป็นระบบ จะช่วยให้องค์กรจะสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุด เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน และในที่สุดนำไปสู่ผลการดำเนินธุรกิจที่ดีขึ้น วงจรการรับข้อมูลป้อนกลับและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องนี้มีความสำคัญต่อการรักษาระดับความผูกพันและการบรรลุการเติบโตขององค์กรอย่างต่อเนื่อง



การติดตามผลจากการสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey มีความสำคัญในการแสดงให้ทีมของคุณเห็นว่าข้อคิดเห็นของพวกเขานั้นมีคุณค่า และเพื่อให้พนักงานมั่นใจว่าข้อมูลที่พวกเขาตอบมาในแบบสำรวจนำไปสู่การปรับปรุงอย่างเป็นรูปธรรม ต่อไปนี้เป็นแนวทางอย่างละเอียดว่าจะวางแผนสำหรับการติดตามหลังจากการสำรวจความผูกพันของพนักงานได้อย่างไร


7.1) สื่อสารผลลัพธ์


ความโปร่งใสเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความไว้วางใจและความรับผิดชอบ เมื่อรวบรวมและวิเคราะห์ผลการสำรวจแล้ว ให้แบ่งปันผลลัพธ์เหล่านั้นกับทั้งองค์กร สามารถทำได้ผ่านหลายช่องทาง

ตัวอย่างเช่น:

  • การประชุมทั่วทั้งองค์กร: การประชุมสามารถจัดให้มีเวทีสำหรับการหารือผลลัพธ์อย่างเปิดเผยและช่วยสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของชุมชน
  • รายงานหรือจดหมายข่าว: สรุปเป็นลายลักษณ์อักษรหรืออินโฟกราฟิกที่แสดงให้เห็นข้อค้นพบและสถิติที่สำคัญ สามารถช่วยให้พนักงานย่อยข้อมูลด้วยจังหวะของตนเอง
  • การประชุมเฉพาะแผนก: การจัดเซสชันตามแผนกสามารถตอบโจทย์ในประเด็นที่เฉพาะเจาะจงกับส่วนงานนั้นๆ เพิ่มมาขึ้น (อาจไม่ใช่ประเด็นในระดับองค์กร)

7.2) จัดตั้งคณะทำงาน


จัดตั้งคณะทำงานหรือคณะกรรมการที่ประกอบด้วยพนักงานที่หลากหลาย รวมถึงพนักงานระดับปฏิบัติการ ผู้จัดการ และผู้บริหาร ซึ่งคณะทำงานนี้คือกลุ่มคนที่จะมาช่วยกันทบทวนผลการสำรวจอย่างละเอียด จัดลำดับความสำคัญของแต่ละประเด็น และเสนอแนวทางดำเนินการเพื่อแก้ไขประเด็นเหล่านั้น


7.3) พัฒนาแผนปฏิบัติการ


ข้อมูลที่ได้รับจากคณะทำงาน ให้พัฒนาแผนปฏิบัติการ (Action plan) ที่ระบุขั้นตอนต่างๆ ในการแก้ไขประเด็นที่ได้รับจากการสำรวจ

แผนควรประกอบด้วย:

  • เป้าหมายที่ชัดเจน: บริษัทมุ่งหวังที่จะเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงสิ่งใด
  • ขั้นตอนการดำเนินการ: จะมีการดำเนินการเฉพาะอะไรบ้าง ใครจะรับผิดชอบแต่ละการดำเนินการ
  • กรอบเวลา: จะนำการดำเนินการเหล่านั้นไปปฏิบัติเมื่อใด เวลาเริ่มต้น และเวลาเสร็จสิ้น
  • ทรัพยากรที่ต้องการ: ระบุทรัพยากรที่จำเป็นในการอำนวยความสะดวกต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ เช่น งบประมาณ เวลา หรือการฝึกอบรมพนักงานเพิ่มเติม

7.4) การนำไปปฏิบัติ


การนำไปปฏิบัติอาจเกิดขึ้นทันทีหรือแบ่งเป็นช่วงๆ ตามระยะเวลา สิ่งสำคัญคือต้องเปิดช่องทางการสื่อสารไว้ตลอดเวลา ให้การสนับสนุนที่จำเป็น และสามารถปรับแผนตามความท้าทายที่เกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนการนำไปปฏิบัติได้


7.5) การติดตามความคืบหน้า


จัดตั้งระบบการติดตามเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของแนวปฏิบัตินั้นๆ อย่างสม่ำเสมอ ซึ่งอาจรวมถึงการติดตามกับผู้รับผิดชอบในประเด็นนั้น ๆ อย่างสม่ำเสมอ การจัดทำแบบสำรวจความคิดเห็นเพื่อขอข้อมูลป้อนกลับ หรือการใช้มาตรวัดประสิทธิภาพหรือตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) เพื่อประเมินความคืบหน้าเชิงปริมาณ


7.6) เฉลิมฉลองความสำเร็จและยกย่องผลงาน


การยกย่องและเฉลิมฉลองความสำเร็จสามารถเพิ่มกำลังใจได้อย่างมากและช่วยส่งเสริมให้เกิดความผูกพันอย่างต่อเนื่อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ยกย่องผลงานของทีมและบุคคลอย่างเปิดเผย เฉลิมฉลองเมื่อมีการดำเนินโครงการสำคัญสำเร็จลุล่วง และแบ่งปันเรื่องราวว่าการเปลี่ยนแปลงได้ส่งผลกระทบเชิงบวกต่อสถานที่ทำงานอย่างไร


7.7) ทำซ้ำอีกครั้ง


ความผูกพันของพนักงานเป็นกระบวนการที่ดำเนินอย่างต่อเนื่อง การสำรวจติดตามผลเป็นประจำไม่เพียงแต่ช่วยให้แนวปฏิบัตินั้นสอดคล้องกับความต้องการของพนักงานเท่านั้น แต่ยังสร้างวัฒนธรรมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องด้วย


บทสรุป -ขั้นที่ 7 Follow-Up โดยการวางแผนและดำเนินขั้นตอนการติดตามผลเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรจะสามารถมั่นใจได้ว่าการสำรวจความผูกพันของพนักงานจะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญ และส่งผลให้เกิดความพึงพอใจและประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานโดยรวมดีขึ้น



ความผูกพันของพนักงานไม่ใช่เพียงแค่ตัวชี้วัด แต่เป็นองค์ประกอบสำคัญของความสำเร็จขององค์กร โดยการนำการสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey ที่มีประสิทธิภาพมาใช้ มีการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างครอบคลุม และเตรียมแผนปฏิบัติการที่เป็นรูปธรรม องค์กรจะสามารถเข้าถึงศักยภาพของกำลังคนได้ ผลักดันให้เกิดการปรับปรุง และบรรลุผลการดำเนินธุรกิจที่ดียิ่งขึ้น


กระบวนการในการออกแบบ ดำเนินการ และตอบสนองต่อการสำรวจความผูกพันของพนักงาน เป็นการแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการรับฟังและตอบสนองต่อความต้องการของพนักงาน สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้องค์กรระบุประเด็นที่ต้องปรับปรุงหรือต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษเพียงเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มกำลังใจให้พนักงานรู้สึกว่าตนมีคุณค่าและได้รับการรับฟัง มันเป็นการลงทุนในวัฒนธรรมและอนาคตขององค์กรอย่างแท้จริง


A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.

Employee Engagement Survey
Share to
Related Posts:
Search

ORG Culture Canvas full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search