“ความผูกพันในองค์กรของพนักงานสัมพันธ์โดยตรงกับการเพิ่มขึ้นของผลิตภาพ (Productivity) ในองค์กร” ซึ่งส่งผลต่อเนื่องไปยังการรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กรได้นานขึ้น และความสำเร็จโดยรวมของบริษัท คำถามที่ตามมาก็คือ “การสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey ที่เป็นอยู่ในปัจจุบันตรงกับบริบทขององค์กรเราไหม สามารถวัดระดับความสุข หรือความพึงพอใจของพนักงานในภาพรวมได้ครบคลุมหรือยัง รวมถึงสามารถสะท้อนข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับไดนามิกความสัมพันธ์ในสถานที่ทำงาน วัฒนธรรมองค์กร และประสิทธิภาพการดำเนินงานหรือเปล่า…”
บทความนี้อยากชวนคุณผู้ฟังมาเรียนรู้เรื่อง “การสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey” ให้มากขึ้น รวมถึงเทคนิคการสร้างแบบสำรวจด้วยตนเองฉบับ DIY Guide โดยที่คุณไม่ต้องไปจ้างใครมาทำให้เสียเงิน ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน การใช้ประเภทของคำถามที่หลากหลาย การรักษาความเป็นส่วนตัวของพนักงาน และสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงานได้อีกด้วย ถ้าพร้อมแล้วเรามาลงมือทำไปพร้อมๆ กันได้เลยครับ
ขั้นที่ 1 : Define Your Objectives กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน
ขั้นตอนแรกและเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการออกแบบ “แบบสำรวจความพึงพอใจ / ความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey” คือ การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง ขั้นตอนพื้นฐานนี้กำหนดทิศทางและขอบเขตของการสำรวจ โดยเฉพาะในสิ่งที่คุณจะถามและเหตุผลของการถาม หากปราศจากมีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน แบบสำรวจของคุณอาจได้ข้อมูลที่ไม่เป็นประโยชน์ต่อการตีความและดำเนินการต่อ
โดยสิ่งที่ต้องพิจารณาในการกำหนดวัตถุประสงค์ของคุณมี 5 ข้อดังนี้ :
1.1) เข้าใจความต้องการของคุณ
คุณต้องเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการเสียก่อน ตัวอย่างเช่น คุณต้องการประเมินทัศนคติทั่วไปของพนักงาน คุณต้องการปรับปรุงประสิทธิผลของการทำงานภายในองค์กร หรือคุณต้องการสำรวจระดับความพึงพอใจหลังการเปลี่ยนแปลงล่าสุดภายในองค์กร เป็นต้น ซึ่งวัตถุประสงค์ของคุณอาจเป็นได้ตั้งแต่การประเมินความพึงพอใจ ความภักดี จนถึงการระบุปัญหาในการจัดการ หรือผลกระทบของนโยบายการทำงานระยะไกล
1.2) วัตถุประสงค์ควรสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ของการสำรวจสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรหรือไหม? ตัวอย่างเช่น หากหนึ่งในเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร คือ การลดอัตราการลาออกของพนักงาน การสำรวจของคุณควรรวมคำถามที่ช่วยให้เข้าใจปัจจัยที่ส่งผลต่อการตัดสินใจลาออก หรือความไม่พอใจที่อาจเกิดขึ้น
1.3) ระบุสิ่งที่ต้องการวัดประเมิน
ระบุมิติที่คุณต้องการวัดและประเมินผลในแบบสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน ตัวอย่างเช่น
– มิติด้านความพึงพอใจในงาน: พนักงานมีความสุขกับบทบาทและหน้าที่รับผิดชอบของตนเพียงใด?
– มิติด้านความสอดคล้องกับคุณค่า: พนักงานรู้สึกว่างานของพวกเขาสอดคล้องกับพันธกิจและคุณค่าขององค์กรหรือไม่?
– มิติด้านความสัมพันธ์กับผู้บริหาร: การสื่อสารและการสนับสนุนจากผู้บริหารมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด?
– มิติด้านการเติบโตทางวิชาชีพ: พนักงานมีโอกาสในการพัฒนาอาชีพอย่างเพียงพอหรือไม่?
– มิติด้านความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน: พนักงานสามารถจัดการกับความต้องการในชีวิตส่วนตัวและงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่?
1.4) ระบุผลกระทบเชิงบวกที่อาจเกิดขึ้น
คือการที่คุณต้องตอบคำถามตนเองให้ได้ว่าคุณจะใช้ข้อมูลที่เก็บรวบรวมนี้ให้เกิดประโยชน์ต่อไปได้อย่างไร? ซึ่งคำตอบของคำถามข้อนี้อาจนำไปสู่การปรับปรุงวัตถุประสงค์ตั้งต้น เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถต่อยอดไปสู่การนำไปปฏิบัติได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณว่าพนักงานไม่ค่อยรับรู้คุณค่าในงานของตนเอง คุณอาจพิจารณาริเริ่มโครงการเพื่อสื่อสารคุณค่าขององค์กรให้มากขึ้น หรือจัดการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับคุณค่าเหล่านี้
1.5) กำหนดวัตถุประสงค์แบบ SMART Goal
สุดท้ายนี้ ให้กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณในรูปแบบ SMART – เฉพาะเจาะจง (Specific) วัดผลได้ (Measurable) บรรลุผลได้จริง (Achievable) เกี่ยวข้องกับผู้ปฏิบัติ (Relevant) และมีระยะเวลากำหนดที่ชัดเจน (Time-bound) วิธีนี้ช่วยให้วัตถุประสงค์ของคุณมีความชัดเจนและโฟกัสมากขึ้น ตัวอย่างเช่น:
- เฉพาะเจาะจง (Specific: ระบุปัจจัยที่ส่งผลต่ออัตราการลาออกของพนักงาน
- วัดผลได้ (Measurable): อัตราการตอบกลับแบบสำรวจ 75%
- บรรลุผลได้จริง (Achievable): ดำเนินการปรับปรุงตามข้อมูลจากแบบตอบรับการสำรวจ ภายใน 3 เดือน
- เกี่ยวข้องกับผู้ปฏิบัติ (Relevant): ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำถามในแบบสำรวจเกี่ยวข้องกับประสบการณ์การทำงานประจำวันของพนักงาน และสอดคล้องกับเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ขององค์กร
- มีระยะเวลากำหนดที่ชัดเจน (Time-bound): ดำเนินการแจกจ่ายแบบสำรวจและรวบรวมข้อมูลให้เสร็จสิ้นภายใน 1 เดือน
บทสรุป -ขั้นที่ 1 Define Your Objectives คือ การเริ่มต้นด้วยการกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน คือ การที่คุณต้องกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์นั้น ๆ สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร เพื่อให้คุณได้ข้อมูลเชิงลึกสำหรับการไปทำงานต่อได้ รวมทั้งการระบุมิติที่ต้องการวัดให้ชัดเจน และผลกระทบเชิงบวกที่เกิดขึ้นด้วย
ขั้นที่ 2 : Keep It Concise ทำให้กระชับ
กุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพและอัตราการตอบกลับของการสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey คือ การทำให้กระชับ แบบสำรวจที่ยาวเกินไปอาจนำไปสู่ภาวะเบื่อหน่าย และหลุดความสนใจได้ง่าย และอาจส่งผลให้ได้คำตอบที่รีบร้อนหรือขาดการไตร่ตรอง (คือตอบแบบส่งส่งไป)
โดยสิ่งที่ต้องพิจารณาในการออกแบบการสำรวจให้กระชับมี 5 ข้อดังนี้ :
2.1) จำกัดจำนวนคำถาม
ให้ตั้งเป้าหมายไว้เลยว่าการทำแบบสำรวจนี้ควรเสร็จภายใน 10 ถึง 15 นาที ซึ่งข้อคำถามควรอยู่ระหว่าง 20 ถึง 30 คำถาม การใช้เวลามากหรือการมีข้อคำถามที่มากเกินไปอาจทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกเบื่อหน่าย และอาจนำไปสู่อัตราการตอบแบบสำรวจที่รีบเร่ง ขาดการไตร่ตรอง และไม่น่าเชื่อถือ
2.2) มุ่งเน้นที่หัวข้อหลัก
ระบุหัวข้อหลักที่เกี่ยวข้องที่สุดกับวัตถุประสงค์ของการสำรวจ และพยายามจำกัดคำถามของคุณให้สอดคล้องและอยู่ในแนวทางนั้น ทุกคำถามควรมีจุดประสงค์ของการถามที่ชัดเจน และส่งผลโดยตรงต่อการทำความเข้าใจเกี่ยวกับความผูกพันในองค์กรของพนักงาน
2.3) ใช้ภาษาที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา
ความชัดเจนของคำถามส่งผลต่อการทำความเข้าใจและตอบข้อคำถาม ซึ่งในทางกลับกันยังจะช่วยให้การสำรวจของคุณมีความกระชับ ดังนั้น แนะนำให้ใช้ภาษาที่ตรงไปตรงมาและง่ายต่อการทำความเข้าใจ หลีกเลี่ยงคำศัพท์เฉพาะ คำถามที่มีสองส่วน (คำถามที่ถามสองสิ่งในเวลาเดียวกัน)
2.4) ให้ความสำคัญกับคำถามปลายปิด
แม้ว่าคำถามปลายเปิดจะมีประโยชน์ในการรวบรวมข้อมูลเชิงลึก แต่ก็ใช้เวลานานในการตอบและอาจส่งผลให้เกิดภาวะเบื่อหน่ายจากการสำรวจ ให้ความสำคัญกับคำถามปลายปิด เช่น คำถามที่ใช้มาตรวัดลิเคิร์ท (เช่น การให้คะแนนความเห็นด้วยจาก 1 ถึง 5) หรือคำถามประเภทใช่/ไม่ใช่ ประเภทคำถามเหล่านี้ใช้เวลาในการตอบน้อยกว่าและนำมาวิเคราะห์ได้ง่ายขึ้น
2.5) ทดสอบแบบสำรวจ (ภายในก่อนเผยแพร่)
ก่อนเปิดตัวการสำรวจของคุณ ให้ทดสอบก่อนกับกลุ่มพนักงานขนาดเล็กก่อน การทดสอบนี้จะช่วยให้คุณประเมินระยะเวลาที่ใช้ในการทำแบบสำรวจจริงและให้คุณปรับปรุงคำถามเพื่อความชัดเจนมากขึ้น ฟีดแบ็กหรือคำติชมที่ได้รับสามารถช่วยคุณตัดคำถามที่ไม่จำเป็นหรือสร้างความสับสนออกไป และโฟกัสแค่เฉพาะข้อคำถามที่สำคัญจริงๆ
บทสรุป -ขั้นที่ 2 Keep It Concise ทำให้กระชับ หัวใจสำคัญคือ การเคารพเวลาของพนักงาน ดังนั้น พยายามลดเหนื่อยล้าในการสำรวจ หรือความสับสนใจข้อคำถาม ความงง หรือการตีความที่ซับซ้อนจนมากเกิยไป แบบสำรวจที่ออกแบบมาอย่างดีจะสามารถดึงมุมมอง ความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมา และข้อมูลตรงกับความเป็นจริงจากพนักงานได้
ขั้นที่ 3 : Mix Question Types ผสมผสานประเภทของคำถามที่หลากหลาย
การผสมผสานประเภทของคำถามที่หลากหลายในแบบสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey ไม่เพียงทำให้กระบวนการมีความน่าสนใจสำหรับผู้ตอบเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถรวบรวมชนิดของข้อมูลได้หลากหลาย – ตั้งแต่เชิงปริมาณไปจนถึงเชิงคุณภาพ แต่ละประเภทของคำถามมีวัตถุประสงค์เฉพาะและสามารถช่วยให้คุณได้รับประเภทของข้อมูลเชิงลึกที่แตกต่างกัน
โดยประเภทของคำถามที่คุณควรพิจารณามี 5 ประเภท ดังนี้ :
3.1 คำถามมาตรวัดลิเคิร์ท (Likert Scale)
คำถามแบบมาตรวัดลิเคิร์ทมักนำมาใช้เพื่อวัดระดับความเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย คำถามประเภทนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการให้วัดมุมมอง เจตคติ หรือความรู้สึกของผู้ตอบแบบสำรวจ
ตัวอย่างเช่น:
– “ฉันรู้สึกได้รับแรงจูงใจในการปฏิบัติหน้าที่ตามความรับผิดชอบในงานของฉัน”
ผู้ตอบอาจเลือกจาก: ไม่เห็นด้วยอย่างยิ่ง ไม่เห็นด้วย เฉยๆ เห็นด้วย เห็นด้วยอย่างยิ่ง
คำถามประเภทนี้สามารถนำมาใช้เพื่อประเมินทัศนคติและระดับความรู้สึกเกี่ยวกับแง่มุมต่างๆ ในสถานที่ทำงานได้ เช่น ความพึงพอใจในการบริหารจัดการ ปริมาณงาน หรือวัฒนธรรมองค์กร
3.2 คำถามปลายเปิด (Open-Ended Questions)
คำถามปลายเปิดช่วยให้ผู้ตอบสามารถให้คำตอบที่ลงลึกในรายละเอียด มุมมอง หรือข้อคิดเห็น (ซึ่งอาจไม่สามารถตอบผ่านคำถามปลายปิดได้) คำถามเหล่านี้มีความสำคัญในการทำความเข้าใจเรื่องละเอียดปลีกย่อยและรวบรวมข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุง
ตัวอย่างเช่น:
– “สิ่งที่คุณชอบมากที่สุดในงานของคุณคืออะไร และเพราะเหตุใด?”
– “การเปลี่ยนแปลงใดที่จะทำให้คุณพึงพอใจกับสภาพแวดล้อมในการทำงานมากขึ้น?”
ควรใช้คำถามเหล่านี้อย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงภาวะเบื่อหน่ายจากการสำรวจ โดยให้เลือกคำถามประเภทนี้มาใช้เฉพาะกับเรื่องที่คุณต้องการความเข้าใจให้ลึกซึ้งมากขึ้น
3.3 คำถามแบบเลือกตอบหลายรายการ (Multiple Choice Questions)
คำถามแบบเลือกตอบหลายรายการมีความตรงไปตรงมาและง่ายต่อการตอบ ทำให้เป็นเครื่องมือที่ดีในการรวบรวมข้อมูลอย่างรวดเร็ว สามารถนำมาใช้ในการรวบรวมข้อมูลประชากรศาสตร์ หรือข้อมูลตามข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับประสบการณ์ของพนักงาน
ตัวอย่างเช่น:
– “คุณทำงานในแผนกใด?” พร้อมรายการตัวเลือกแผนก
– “คุณได้รับการฝึกอบรมพนักงานบ่อยแค่ไหน?” พร้อมตัวเลือกเช่น เดือนละครั้ง / นานๆ ครั้ง / ไม่เคย
คำถามเหล่านี้มีการตอบได้อย่างรวดเร็วและง่ายต่อการวิเคราะห์ ให้ข้อมูลที่ชัดเจนและเป็นหมวดหมู่
3.4 คำถามจัดลำดับความสำคัญ (Ranking Questions)
คำถามแบบจัดลำดับความสำคัญต้องให้ผู้ตอบกำหนดลำดับความสำคัญหรือเรียงลำดับความชอบเกี่ยวกับหลายๆ รายการ ประเภทคำถามนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการระบุความสำคัญที่เกี่ยวข้องของปัญหา
ตัวอย่างเช่น:
– “จัดลำดับปัจจัยในการทำงานต่อไปนี้ตามลำดับความสำคัญสำหรับคุณ
ตัวเลือกลำดับ : เงินเดือน สมดุลชีวิตและการทำงาน ความก้าวหน้าในอาชีพ และความมั่นคงในงาน”
การจัดลำดับจะระบุความชอบและความสำคัญอย่างชัดเจน ช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่พนักงานของคุณให้ความสำคัญ
3.5 คำถามแบบตอบใช่/ไม่ใช่ (Yes/No Questions)
คำถามแบบตอบใช่/ไม่ใช่ เป็นรูปแบบคำถามในการสำรวจที่ง่ายที่สุด เหมาะสำหรับการได้รับคำตอบที่ชัดเจน สามารถนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในการกรองว่าผู้ตอบแบบสอบถามรายใด ควรได้รับการติดตามและขอข้อมูลเชิงลึกเพิ่มมากขึ้น
ตัวอย่างเช่น:
– “คุณเคยใช้โปรแกรมสนับสนุนพนักงานของเราหรือไม่?”
– “”คุณได้รับฟีดแบ็กจากหัวหน้างานอย่างสม่ำเสมอหรือไม่?”
ขึ้นอยู่กับคำตอบ คำถามติดตามสามารถปรับแต่งเพื่อรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับโปรแกรมหรือทำความเข้าใจว่าเหตุใดจึงได้ใช้/หรือไม่ได้ใช้บางอย่างได้
บทสรุป – ขั้นที่ 3 Mix Question Types ผสมผสานประเภทของคำถามที่หลากหลาย คำถามที่แตกต่างกันสามารถสร้างประสบการณ์ในการสำรวจที่หลากหลายและดึงดูดความสนใจของพนักงานได้มากขึ้น และยังสามารถรวบรวมข้อมูลได้ทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ มุมมองนี้ไม่เพียงทำให้การสำรวจน่าสนใจมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังเพิ่มคุณภาพและประโยชน์ใช้สอยของข้อมูลเชิงลึกที่ได้รับมามากขึ้น
ขั้นที่ 4 : Anonymity and Confidentiality การไม่ระบุตัวตนและการรักษาความลับ
การไม่ระบุตัวตนและการรักษาความลับ มีความสำคัญสูงสุดในการดำเนินการสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey องค์ประกอบข้อนี้มีความสำคัญต่อการสร้างความไว้วางใจ การให้ข้อมูลป้อนกลับที่ซื่อตรง และการทำให้มั่นใจว่าพนักงานรู้สึกปลอดภัยในการแบ่งปันข้อมูลโดยไม่ต้องกลัวว่าจะได้รับผลกระทบใดๆ กลับมา
วิธีที่จะรับประกันการรักษาความลับได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด มีดังนี้ :
4.1) การสื่อสารถึงการไม่ระบุตัวตนและการรักษาความลับอย่างชัดเจน
เริ่มต้นด้วยการสื่อสารให้ผู้เข้าร่วมทุกคนรับทราบอย่างชัดเจนว่าคำตอบของพวกเขาจะถูกนำไปใช้ เก็บรักษา และแบ่งปันอย่างไร ระบุอย่างชัดแจ้งว่าการสำรวจนี้เป็นแบบไม่ระบุตัวตน และผลลัพธ์จะถูกรายงานในรูปแบบข้อมูลในภาพรวมเท่านั้น คำยืนยันนี้ควรรวมอยู่ในบทนำของการสำรวจและในการสื่อสารเพื่อส่งเสริมการสำรวจ การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยลดความกังวลใดๆ ที่พนักงานอาจมีก่อนการตอบแบบสำรวจได้
4.2) ใช้เครื่องมือในการสำรวจจากบุคคลที่สาม
พิจารณาใช้เครื่องมือหรือแพลตฟอร์มการสำรวจของบุคคลที่สาม เครื่องมือเหล่านี้ถูกออกแบบมาเพื่อรวบรวมคำตอบโดยไม่ผูกโยงกับข้อมูลระบุตัวตน เช่น ชื่อหรืออีเมล เว้นแต่จะตั้งค่าไว้โดยเฉพาะ การตั้งค่านี้สามารถสร้างความมั่นใจให้กับพนักงานว่าฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการของพวกเขาไม่สามารถเข้าถึงคำตอบของแต่ละบุคคลได้โดยตรง
4.3) หลีกเลี่ยงการเก็บข้อมูลที่สามารถระบุตัวตนได้
ออกแบบการสำรวจของคุณในลักษณะที่จะไม่เก็บข้อมูลที่สามารถระบุตัวตนได้ ระมัดระวังกับคำถามด้านประชากรศาสตร์ – แม้ว่าจะมีประโยชน์ในการแบ่งกลุ่มข้อมูล แต่อาจเปิดเผยตัวตนในทีมหรือแผนกขนาดเล็ก หากคุณต้องรวมคำถามเหล่านี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์ข้อมูล ให้มั่นใจว่ามีความกว้างพอที่จะรักษาความเป็นนิรนาม (เช่น จัดกลุ่มอายุเป็นช่วง หรือแผนกในหมวดหมู่ที่กว้างขึ้น)
4.4) จำกัดคำตอบแบบปลายเปิด
แม้ว่าคำถามปลายเปิดจะมีคุณค่าอย่างยิ่งในการรับข้อมูลเชิงลึก แต่บางครั้งอาจมีข้อมูลระบุตัวตนอยู่ด้วย ตรวจสอบคำตอบเหล่านี้ก่อนที่จะแบ่งปันกับผู้นำหรือทีมในระดับสูงขึ้น เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีการเปิดเผยรายละเอียดที่สามารถระบุตัวตนได้ หากจำเป็น ให้เปลี่ยนคำตอบให้เป็นคำอื่นเพื่อลบรายละเอียดที่อาจระบุว่าใครเป็นคนเขียน
4.5) รับประกันความปลอดภัยของข้อมูล
นำมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เข้มงวดมาใช้และบังคับใช้เพื่อปกป้องข้อมูลการสำรวจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงเจ้าหน้าที่ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูล และข้อมูลจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัย หากใช้แพลตฟอร์มออนไลน์ ให้ตรวจสอบว่าแพลตฟอร์มนั้นสอดคล้องกับกฎระเบียบการคุ้มครองข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
4.6) รายงานผลอย่างมีความรับผิดชอบ
ใช้ข้อมูลแบบภาพรวมในการรายงานผลเสมอ หลีกเลี่ยงการรายงานกลุ่มย่อยใดๆ ที่มีขนาดเล็กพอที่จะระบุผู้เข้าร่วมเป็นรายบุคคลได้ ตัวอย่างเช่น หากมีเพียงไม่กี่คนที่ทำงานในบทบาทหรือที่ตั้งสำนักงานที่เฉพาะเจาะจง ข้อมูลของพวกเขาควรรวมกับกลุ่มที่ใหญ่ขึ้นหรือรายงานในระดับองค์กรที่สูงกว่า
4.7) สร้างโปรโตคอลการติดตามผล
หลังจากการสำรวจ ให้จัดทำระเบียบปฏิบัติการติดตามผลที่เคารพการรักษาความลับของการตอบแบบสำรวจ สรุปวิธีการนำสิ่งที่ค้นพบมาปรับปรุง ขั้นตอนนี้ไม่เพียงแต่เคารพต่อการรักษาความลับของกระบวนการสำรวจเท่านั้น แต่ยังแสดงให้พนักงานเห็นว่าความคิดเห็นของพวกเขาถูกนำมาใช้อย่างสร้างสรรค์
บทสรุป -ในขั้นที่ 4 Anonymity and Confidentiality การไม่ระบุตัวตนและการรักษาความลับ ไม่เพียงเป็นการปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงานของคุณเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความน่าเชื่อถือในกระบวนการสำรวจของคุณด้วย ความไว้วางใจนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการรับผลตอบรับที่ตรงไปตรงมา และสำหรับการส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความเปิดกว้างและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ขั้นที่ 5 : Cover Diverse Dimensions ครอบคลุมมิติที่หลากหลาย
การสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey ที่มีประสิทธิภาพควรสำรวจมิติต่างๆ ของประสบการณ์ของพนักงานภายในองค์กร การครอบคลุมมิติที่หลากหลายจะทำให้คุณเข้าใจอย่างรอบด้านว่าอะไรเป็นแรงผลักดันความผูกพัน และอะไรคือจุดที่อาจต้องปรับปรุง
ต่อไปนี้เป็นแนวทางในการกำหนดหัวข้อในการสำรวจเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครอบคลุม
5.1) ความพึงพอใจในงาน (Job Satisfaction)
คำถามในหมวดนี้โฟกัสไปที่การสำรวจความพึงพอใจเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ และงานประจำวันที่ต้องปฏิบัติ สิ่งสำคัญคือต้องประเมินว่าพนักงานรู้สึกว่างานมีความหมายและงานตรงกับความคาดหวังของพนักงานหรือไม่
ตัวอย่างเช่น:
- “หน้าที่ความรับผิดชอบในงานของคุณตรงกับความคาดหวังที่วางไว้ในขณะการสัมภาษณ์งานมากน้อยเพียงใด”
- “ในระดับ 1 ถึง 5 คุณพบว่างานของคุณท้าทายมากน้อยเพียงใด”
5.2) การจัดการและภาวะผู้นำ (Management and Leadership)
ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับผู้บริหาร หรือการรับรู้ของพนักงานเกี่ยวกับผู้บริหาร มีผลอย่างมากต่อระดับความผูกพันในองค์กรของพนักงาน คำถามควรประเมินความไว้วางใจในผู้บริหาร ประสิทธิภาพของการสื่อสาร และการสนับสนุนจากผู้บังคับบัญชาโดยตรง
ตัวอย่างเช่น:
- “ผู้บังคับบัญชาของคุณสื่อสารเป้าหมายของทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากน้อยเพียงใด”
- “คุณรู้สึกหรือไม่ว่าผู้บริหารมีความโปร่งใสในการตัดสินใจของบริษัท”
5.3 การพัฒนาวิชาชีพ (Professional Development)
คำถามเหล่านี้ควรระบุว่าพนักงานรู้สึกว่ามีโอกาสในการเติบโตและพัฒนาภายในองค์กรหรือไม่ ซึ่งรวมถึงการเข้าถึงการฝึกอบรม การให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) และโอกาสในการก้าวหน้าในอาชีพการงาน
ตัวอย่างเช่น:
- “คุณพอใจกับการสนับสนุนในการพัฒนาวิชาชีพที่มีให้หรือไม่”
- “คุณได้รับข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) จากผู้จัดการบ่อยแค่ไหน”
5.4 สภาพแวดล้อมในการทำงาน (Work Environment)
ปัจจัยด้านกายภาพและจิตวิทยาของสภาพแวดล้อมในสถานที่ทำงานสามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่อกำลังใจและผลิตภาพ (Productivity) ของพนักงาน มิตินี้ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่การวางผังสำนักงาน นโยบายการทำงานระยะไกล ไปจนถึงบรรยากาศทางสังคม และวัฒนธรรมองค์กร
ตัวอย่างเช่น:
- “คุณรู้สึกสะดวกสบายกับสภาพแวดล้อมทางกายภาพของสถานที่ทำงานมากน้อยเพียงใด”
- “คุณจะให้คะแนนความรู้สึกเป็นพวกพ้องในทีมของคุณเท่าใด”
5.5 สมดุลระหว่างชีวิตการทำงานกับชีวิตส่วนตัว (Work-Life Balance)
การประเมินว่าพนักงานสามารถจัดการอย่างไรระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวนั้นเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะในยุคสมัยที่สมดุลระหว่างงานกับชีวิตเป็นข้อกังวลสำคัญสำหรับหลายคน
ตัวอย่างเช่น:
- “คุณรู้สึกว่าคุณมีความยืดหยุ่นระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวหรือไม่”
- “คุณรู้สึกเครียดเรื่องงานนอกเวลาทำงานบ่อยแค่ไหน”
5.6 ค่าตอบแทนและสวัสดิการ (Compensation and Benefits)
การทำความเข้าใจว่าพนักงานพึงพอใจกับค่าตอบแทนและสวัสดิการมากน้อยเพียงใดเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของความพึงพอใจและการคงอยู่ในองค์กร
ตัวอย่างเช่น:
- “คุณคิดว่าค่าจ้างที่ได้รับมีความเป็นธรรมหรือไม่”
- “คุณพอใจกับสวัสดิการด้านสุขภาพที่บริษัทให้หรือไม่”
5.7) นวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์ (Innovation and Creativity)
คำถามเกี่ยวกับนวัตกรรมจะประเมินว่าพนักงานรู้สึกว่าสามารถคิดสร้างสรรค์และเสนอความคิดใหม่ๆ ได้หรือไม่
ตัวอย่างเช่น:
- “คุณรู้สึกได้รับการสนับสนุนให้คิดหาวิธีแก้ปัญหาใหม่ๆ ในการทำงานหรือไม่”
- “ข้อเสนอแนะของพนักงานถูกนำไปใช้ในกระบวนการทำงานของคุณบ่อยแค่ไหน”
บทสรุป -ในขั้นที่ 5 Cover Diverse Dimensions ครอบคลุมมิติที่หลากหลายในการสำรวจความผูกพันของพนักงาน จะทำให้คุณได้ภาพรวมอย่างละเอียดของสิ่งที่ส่งผลต่อกำลังใจ ความผูกพัน และความพึงพอใจของพนักงาน แต่ละมิติสะท้อนให้เห็นองค์ประกอบสำคัญของประสบการณ์ของพนักงาน และรวมกันจะให้ข้อมูลที่มีค่าซึ่งสามารถนำมาใช้เป็นแนวทางในการปรับปรุงเฉพาะจุดในองค์กรได้
ขั้นที่ 6 : Analyzing Data การวิเคราะห์ข้อมูล
เมื่อคุณเก็บรวบรวมข้อมูลจากการสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนสำคัญถัดไปคือการวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ กระบวนการนี้มีความสำคัญมากเพราะมันจะแปลงเป็นสิ่งที่คุณจะนำไปทำต่อในองค์กร
6.1) การวิเคราะห์ข้อมูล
ก. รวบรวมข้อมูล
เริ่มต้นด้วยการรวบรวมข้อมูลในรูปแบบที่จัดการได้ สิ่งนี้อาจรวมถึงซอฟต์แวร์ทางสถิติหรือแม้แต่เครื่องมือสเปรดชีทที่สามารถช่วยจัดหมวดหมู่และแสดงข้อมูลได้
ตัวอย่างเช่น:
- ข้อมูลในภาพรวม (เช่น พื้นที่ที่มีความผูกพันสูงหรือต่ำ)
- แนวโน้มเฉพาะแผนก
- ความแตกต่างของคำตอบตามลักษณะประชากรศาสตร์ เช่น แผนก ระยะเวลาปฏิบัติงาน หรือบทบาท
ข. ระบุประเด็นหลัก
ค้นหาหัวข้อร่วมหรือปัญหาที่ถูกกล่าวซ้ำซึ่งแสดงออกมาจากคำถามแบบเลือกตอบและคำถามแบบมาตรวัดลิเคิร์ท สำหรับคำถามปลายเปิดให้ใช้เทคนิคการวิเคราะห์ข้อความหรือการวิเคราะห์เชิงคุณภาพเพื่อระบุคำสำคัญหรือความรู้สึกที่พบบ่อย
ค. จัดลำดับความสำคัญ
ตัดสินใจว่าหัวข้อใดหรือประเด็นใดที่ต้องได้รับการดำเนินการทันที ตัวอย่างเช่น หากมีพนักงานจำนวนมากแสดงความไม่พึงพอใจกับโอกาสในการพัฒนาอาชีพ ประเด็นนี้อาจได้รับการจัดลำดับความสำคัญที่หยิบยกมาทำเป็นจุดแรก
ง. เชื่อมโยงผลลัพธ์กับผลการดำเนินธุรกิจ
พยายามเชื่อมโยงระดับความผูกพันกับผลการดำเนินธุรกิจ เช่น มาตรวัดผลิตภาพ ตัวเลขยอดขาย หรือคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า พิจารณานำประเด็นนี้มาอยู่ในรายการจัดลำดับความสำคัญของการดำเนินการต่อ
6.2) การพัฒนาแผนปฏิบัติการ
ก. สร้างเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและสามารถวัดได้
ประเด็นสำคัญแต่ละด้านที่ได้จากขั้นตอนการวิเคราะห์ ให้กำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงและสามารถวัดผลได้ ตัวอย่างเช่น หากการเพิ่มความพึงพอใจในการพัฒนาอาชีพของพนักงาน เป้าหมายอาจเป็นการเพิ่มการมีส่วนร่วมในโปรแกรมการพัฒนาวิชาชีพให้ได้ 20% ภายในปีถัดไป
ข. มอบหมายความรับผิดชอบ
กำหนดว่าใครจะรับผิดชอบแต่ละส่วนของแผนปฏิบัติการ การมอบหมายความรับผิดชอบที่ชัดเจน รวมถึงระยะเวลาและทรัพยากรที่จำเป็น จะช่วยให้มีความรับผิดชอบและส่งเสริมการนำแผนไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิภาพ
ค. กำหนดกรอบเวลา
กำหนดกรอบเวลาที่เป็นจริง เวลาเริ่มต้นและเวลาเสร็จสิ้นในแต่ละขั้นตอน สิ่งนี้จะช่วยรักษาแรงผลักดันในการดำเนินงานตามแผนต่อไป
6.3) การนำไปปฏิบัติ
ก. การสื่อสารแผนปฏิบัติการ
แบ่งปันแผนปฏิบัติการกับพนักงานทุกคนเพื่อแสดงให้เห็นว่าข้อมูลที่ได้มาจากของพวกเขาได้รับการรับฟังและถูกนำไปปฏิบัติจริง ความโปร่งใสนี้สามารถช่วยรักษาความไว้วางใจและเพิ่มระดับความผูกพันของพนักงานได้
ข. เริ่มนำไปปฏิบัติ
เริ่มปฏิบัติตามแผนที่วางไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการดำเนินการแต่ละอย่างมีการติดตามอย่างใกล้ชิด และมีทรัพยากรเพียงพอที่จะบรรลุเป้าหมาย
6.4) การติดตามผลและปรับเปลี่ยน
ก. ติดตามความคืบหน้า
ตรวจสอบความคืบหน้าเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ในแผนปฏิบัติการอย่างสม่ำเสมอ ใช้ทั้งมาตรวัดเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณในการประเมินความคืบหน้า
ข. ขอข้อมูลป้อนกลับอย่างต่อเนื่อง
เปิดช่องทางการสื่อสารกับพนักงานเพื่อขอข้อมูลป้อนกลับอย่างต่อเนื่องสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่ถูกนำมาใช้ สามารถทำได้โดยใช้การสำรวจหลังการติดตามผล หรือการประชุมกลุ่มย่อย
ค. ปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น
มีความยืดหยุ่นและพร้อมที่จะปรับแก้แผนปฏิบัติการตามสิ่งที่ใช้ได้ผลหรือไม่ได้ผล ควรทำให้การปรับปรุงเปล่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องเป็นเป้าหมายหนึ่งขององค์กร
6.5) การรายงานผลและการเฉลิมฉลองความสำเร็จ
สิ่งสำคัญสุดท้าย คือ การรายงานผลกลับไปยังองค์กรว่าอะไรสำเร็จบ้างหรืออะไรไม่ได้ผลบ้าง รวมถึงการเฉลิมฉลองในความสำเร็จที่เกิดขึ้น วิธีการนี้ไม่เพียงแต่เพิ่มกำลังใจเท่านั้น แต่ยังเสริมคุณค่าของกระบวนการสำรวจและความมุ่งมั่นขององค์กรที่จะรับฟังและดำเนินการตามข้อมูลป้อนกลับของพนักงาน
บทสรุป -ขั้นที่ 6 Analyzing Data การวิเคราะห์ข้อมูล กระบวนการวิเคราะห์และดำเนินการตามข้อมูลจากการสำรวจความผูกพันของพนักงานอย่างเป็นระบบ จะช่วยให้องค์กรจะสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุด เพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน และในที่สุดนำไปสู่ผลการดำเนินธุรกิจที่ดีขึ้น วงจรการรับข้อมูลป้อนกลับและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องนี้มีความสำคัญต่อการรักษาระดับความผูกพันและการบรรลุการเติบโตขององค์กรอย่างต่อเนื่อง
ขั้นที่ 7 : Follow-Up การติดตามผล
การติดตามผลจากการสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey มีความสำคัญในการแสดงให้ทีมของคุณเห็นว่าข้อคิดเห็นของพวกเขานั้นมีคุณค่า และเพื่อให้พนักงานมั่นใจว่าข้อมูลที่พวกเขาตอบมาในแบบสำรวจนำไปสู่การปรับปรุงอย่างเป็นรูปธรรม ต่อไปนี้เป็นแนวทางอย่างละเอียดว่าจะวางแผนสำหรับการติดตามหลังจากการสำรวจความผูกพันของพนักงานได้อย่างไร
7.1) สื่อสารผลลัพธ์
ความโปร่งใสเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความไว้วางใจและความรับผิดชอบ เมื่อรวบรวมและวิเคราะห์ผลการสำรวจแล้ว ให้แบ่งปันผลลัพธ์เหล่านั้นกับทั้งองค์กร สามารถทำได้ผ่านหลายช่องทาง
ตัวอย่างเช่น:
- การประชุมทั่วทั้งองค์กร: การประชุมสามารถจัดให้มีเวทีสำหรับการหารือผลลัพธ์อย่างเปิดเผยและช่วยสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของชุมชน
- รายงานหรือจดหมายข่าว: สรุปเป็นลายลักษณ์อักษรหรืออินโฟกราฟิกที่แสดงให้เห็นข้อค้นพบและสถิติที่สำคัญ สามารถช่วยให้พนักงานย่อยข้อมูลด้วยจังหวะของตนเอง
- การประชุมเฉพาะแผนก: การจัดเซสชันตามแผนกสามารถตอบโจทย์ในประเด็นที่เฉพาะเจาะจงกับส่วนงานนั้นๆ เพิ่มมาขึ้น (อาจไม่ใช่ประเด็นในระดับองค์กร)
7.2) จัดตั้งคณะทำงาน
จัดตั้งคณะทำงานหรือคณะกรรมการที่ประกอบด้วยพนักงานที่หลากหลาย รวมถึงพนักงานระดับปฏิบัติการ ผู้จัดการ และผู้บริหาร ซึ่งคณะทำงานนี้คือกลุ่มคนที่จะมาช่วยกันทบทวนผลการสำรวจอย่างละเอียด จัดลำดับความสำคัญของแต่ละประเด็น และเสนอแนวทางดำเนินการเพื่อแก้ไขประเด็นเหล่านั้น
7.3) พัฒนาแผนปฏิบัติการ
ข้อมูลที่ได้รับจากคณะทำงาน ให้พัฒนาแผนปฏิบัติการ (Action plan) ที่ระบุขั้นตอนต่างๆ ในการแก้ไขประเด็นที่ได้รับจากการสำรวจ
แผนควรประกอบด้วย:
- เป้าหมายที่ชัดเจน: บริษัทมุ่งหวังที่จะเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงสิ่งใด
- ขั้นตอนการดำเนินการ: จะมีการดำเนินการเฉพาะอะไรบ้าง ใครจะรับผิดชอบแต่ละการดำเนินการ
- กรอบเวลา: จะนำการดำเนินการเหล่านั้นไปปฏิบัติเมื่อใด เวลาเริ่มต้น และเวลาเสร็จสิ้น
- ทรัพยากรที่ต้องการ: ระบุทรัพยากรที่จำเป็นในการอำนวยความสะดวกต่อการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ เช่น งบประมาณ เวลา หรือการฝึกอบรมพนักงานเพิ่มเติม
7.4) การนำไปปฏิบัติ
การนำไปปฏิบัติอาจเกิดขึ้นทันทีหรือแบ่งเป็นช่วงๆ ตามระยะเวลา สิ่งสำคัญคือต้องเปิดช่องทางการสื่อสารไว้ตลอดเวลา ให้การสนับสนุนที่จำเป็น และสามารถปรับแผนตามความท้าทายที่เกิดขึ้นในระหว่างขั้นตอนการนำไปปฏิบัติได้
7.5) การติดตามความคืบหน้า
จัดตั้งระบบการติดตามเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของแนวปฏิบัตินั้นๆ อย่างสม่ำเสมอ ซึ่งอาจรวมถึงการติดตามกับผู้รับผิดชอบในประเด็นนั้น ๆ อย่างสม่ำเสมอ การจัดทำแบบสำรวจความคิดเห็นเพื่อขอข้อมูลป้อนกลับ หรือการใช้มาตรวัดประสิทธิภาพหรือตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) เพื่อประเมินความคืบหน้าเชิงปริมาณ
7.6) เฉลิมฉลองความสำเร็จและยกย่องผลงาน
การยกย่องและเฉลิมฉลองความสำเร็จสามารถเพิ่มกำลังใจได้อย่างมากและช่วยส่งเสริมให้เกิดความผูกพันอย่างต่อเนื่อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ยกย่องผลงานของทีมและบุคคลอย่างเปิดเผย เฉลิมฉลองเมื่อมีการดำเนินโครงการสำคัญสำเร็จลุล่วง และแบ่งปันเรื่องราวว่าการเปลี่ยนแปลงได้ส่งผลกระทบเชิงบวกต่อสถานที่ทำงานอย่างไร
7.7) ทำซ้ำอีกครั้ง
ความผูกพันของพนักงานเป็นกระบวนการที่ดำเนินอย่างต่อเนื่อง การสำรวจติดตามผลเป็นประจำไม่เพียงแต่ช่วยให้แนวปฏิบัตินั้นสอดคล้องกับความต้องการของพนักงานเท่านั้น แต่ยังสร้างวัฒนธรรมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องด้วย
บทสรุป -ขั้นที่ 7 Follow-Up โดยการวางแผนและดำเนินขั้นตอนการติดตามผลเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรจะสามารถมั่นใจได้ว่าการสำรวจความผูกพันของพนักงานจะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่มีนัยสำคัญ และส่งผลให้เกิดความพึงพอใจและประสิทธิภาพในสถานที่ทำงานโดยรวมดีขึ้น
ความผูกพันของพนักงานไม่ใช่เพียงแค่ตัวชี้วัด แต่เป็นองค์ประกอบสำคัญของความสำเร็จขององค์กร โดยการนำการสำรวจความผูกพันในองค์กรของพนักงาน หรือ Employee Engagement Survey ที่มีประสิทธิภาพมาใช้ มีการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างครอบคลุม และเตรียมแผนปฏิบัติการที่เป็นรูปธรรม องค์กรจะสามารถเข้าถึงศักยภาพของกำลังคนได้ ผลักดันให้เกิดการปรับปรุง และบรรลุผลการดำเนินธุรกิจที่ดียิ่งขึ้น
กระบวนการในการออกแบบ ดำเนินการ และตอบสนองต่อการสำรวจความผูกพันของพนักงาน เป็นการแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการรับฟังและตอบสนองต่อความต้องการของพนักงาน สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้องค์กรระบุประเด็นที่ต้องปรับปรุงหรือต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษเพียงเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มกำลังใจให้พนักงานรู้สึกว่าตนมีคุณค่าและได้รับการรับฟัง มันเป็นการลงทุนในวัฒนธรรมและอนาคตขององค์กรอย่างแท้จริง
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.
