การ Check-in ในที่นี้หมายการกันพื้นที่และเวลาให้พนักงานในทีม สำหรับการพูดคุย อัพเดทชีวิตและงานจากมุมมองของคน ๆ นั้น รวมถึงการแสดงความคิดเห็นต่าง ๆ ต่อกัน ซึ่งการ “Check-in” นั้นมีหลากหลายรูปแบบและเป้าประสงค์ รูปแบบที่เป็นที่นิยมคือการทำ Check-in ระดับทีม รายสัปดาห์ หรือ เดือน ตามแต่ขนาดของทีมและลักษณะวัฒนธรรมองค์กร เพื่อสร้างความสัมพันธ์และเพื่อติดตามการดำเนินงานกับคนภายในทีม
แต่ก็มีอีกหลายองค์กร ที่ผู้บริหารหรือผู้จัดการแทบจะไม่เคยคุยอัพเดทโดยตรงกับพนักงานเลย โดยมองว่าเป็นสิ่งไม่จำเป็น หรือ มีเวลาไม่เพียงพอ ซึ่งเป็นผลเสียมากกว่าผลดีในเชิงจิตวิทยา การ Check-in นั้น เป็นเรื่องที่สำคัญมาก โดยประโยชน์ที่จะได้รับนั้น มีตัวอย่างดังนี้
📌 1. การตรวจสอบงานกับเป้าหมายในการทำงาน
การ check-in กับพนักงานสำคัญ เพราะว่าเราจะมีพื้นที่ในการสำรวจการทำงานตามเป้าหมายขององค์กร และเป็นการสร้างพื้นที่ให้กับหัวหน้าได้รับรู้ว่าลูกน้องกำลังต้องการอะไร คาดหวังอะไร รวมไปถึงการสืบสาวสาเหตุของวิธีการคิด หรือที่มาของประเด็นต่าง ๆ เพื่อที่จะแก้ไขให้กลับมาตรงตามเป้าหมายขององค์กร
📌 2. ป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด
ความเข้าใจผิดในทิศทางการดำเนินงานนั้น เกิดขึ้นง่ายมาก โดยเฉพาะในยุคที่เราทำงานผ่าน digital platform เป็นหลัก ทำให้การสื่อสารเรื่องเนื้องานนั้นต้องมีความรัดกุม เข้มข้นขึ้น เราจึงควรมีการตรวจสอบความเข้าใจของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ ว่าพนักงานเข้าใจ และดำเนินงานในทิศทางที่ตรงกัน หากไม่มีการ check-in โดยให้พนักงานได้เล่าในสิ่งที่ตนเองทำ ก็เป็นไปได้ว่าจะเกิดการสื่อสารทางเดียวที่ผู้รับสารก็ทำงานในแบบที่ตีความผิดๆ ไป ทำให้เกิดการเสียเวลา และการแก้ไขที่ไม่จำเป็นเกิดขึ้นได้
📌 3. เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน
หนังสือเรื่อง Culture Code ได้เน้นย้ำถึงความสำคัญของ “การสร้างความเชื่อมโยงทางสังคม” หรือ Social Conection ซึ่งมีบทบาทสูงอย่างมากต่อประสิทธิภาพในการทำงาน พนักงานที่รู้สึกว่า “เป็นส่วนหนึ่งของทีม” จะมีโอกาสในการลาออกที่น้อยลง สามารถทำงานที่ท้าทายด้วยความเครียดที่น้อยกว่าพนักงานที่รู้สึกว่าอยู่ตัวคนเดียว และยังสามารถวางใจให้ feedback กันได้โดยไม่ได้พึงเกลียดพึงชังต่อกัน มากกว่าที่ที่มีการสื่อสารกันน้อยอีกด้วย ซึ่งการมี Check-in บ่อยๆ นี้ ก็จะช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับการรับฟัง หรือ ได้รู้สึกถึงการมีตัวตน มีพื้นที่ของตัวเองภายในทีม และอาจนำมาซึ่งผลเชิงบวกดังที่กล่าวมานี้
📌 4. ลดความรู้สึกกดดันในช่วงการประเมิน
การ Check-in บ่อยๆ จะช่วยลดความกดดันในช่วงที่ต้องมี performance reviews เพราะว่าเราสามารถใช้ช่วงเวลานี้ในการให้ feedback ทันทีที่มีการ update หน้างาน หรือ สามารถนัดคุยเพิ่มเติมเมื่อเห็นความกังวลใจ หรือ ประเด็นปัญหาที่พนักงานมีในขณะที่ check-in ได้ โดยหากว่าเราทิ้งช่วงการสื่อสารเพื่อการปรับปรุงหรือพัฒนานานเกินไป ความคาดหวังที่พนักงานมีต่อตนเอง และภาพที่มองต่อผลงานก็อาจห่างจากความเป็นจริงมากขึ้นเรื่อย ๆ ดังนั้น การมี check-in ที่มาพร้อมการให้ feedback อย่างสม่ำเสมอและเป็นกันเอง จะช่วยสร้างคุ้นชินกับการให้และรับ feedback จนเกิดเป็นความคุ้นชินในทางที่ดีได้ อีกทั้ง เมื่อถึงช่วงประเมิน ความเครียดที่จะมากับผลนั้นก็จะลดลงไปด้วย เนื่องจากได้มีการประเมินอย่างไม่เป็นทางการอย่างสม่ำเสมออยู่แล้ว
📌 5. สร้างแรงจูงใจในการทำงาน
เมื่อพนักงานรู้ว่าจะได้เจอกัน พูดคุย update กันรายสัปดาห์ หรือ รายเดือน พนักงานจะมีแรงจูงใจในการทำงานของตนให้สำเร็จอย่างเป็นรูปธรรมมากกว่ากลุ่มที่ไม่ได้มีการ update กันเป็นปกติ เนื่องจากว่าโดยทั่วไปแล้ว คนเราต้องการการชื่นชม และต้องการดูดีในสายตาผู้อื่น การ check-in จะเป็นเหมือนกิจกรรมทางสังคมกลาย ๆ ที่ต้องมีการเตรียมตัวเพื่อให้การพูดคุยในแต่ละครั้งตนเองไม่ดูแย่ และหากในกรณีที่มีพนักงานที่ทำงานได้ดี การชื่นชมและพูดเชื่อมโยงกับทิศทางขององค์กร
นั้นยิ่งเป็นสิ่งสำคัญ เพราะจะให้ความรู้สึกว่า “เขาเป็นส่วนสำคัญขององค์กร” อีกด้วย และยังเพิ่มแรงจูงใจในการทำงานหนักขึ้นอีกด้วย
=======
ในบริษัท BrighSide People เอง ก็ใช้การ Check-in รายสัปดาห์ ถึงแม้ว่าเราจะเป็นองค์กรที่ทำงานแบบ online 100% และมี gig model ในการทำงานเป็นหลักก็ตาม แต่เราก็ให้ความสำคัญของการสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงานมาก โดยจะมีประชุม Check-in ที่เราเรียกกันว่า “Homeroom” สัปดาห์ละ 1 ชม. ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ส่วน
ส่วนแรก คือ การถามคำถามเพื่อรู้จักกันมากขึ้น แชร์ประสบการณ์ชีวิต รวมถึงสภาวะในปัจจุบัน ผ่านคำถามที่เวียนกันตั้ง ทั้งจากพนักงานและผู้บริหาร เช่น “หากให้เลือกของมา 1 สิ่ง ที่สะท้อนภาพรวมในชีวิตช่วงนี้ได้ดีที่สุด ของสิ่งนั้นคืออะไร และชีวิตเป็นอย่างไร เล่าให้ฟังหน่อย” “หากสามารถย้อนอดีตกลับไปได้ อยากย้อนไปช่วงเวลาไหน ทำอะไร” ฯลฯ
และส่วนที่ 2 คือการอัพเดทในรายละเอียดของงานที่ทำของแต่ละคน ถึงแม้ว่าจะทำงานกันคนละส่วน ถือกันคนละ project ตาม Gig-model style เราก็ได้ learning หรือ ได้สะท้อนข้อคิดจากการทำงานของอีกคน และเป็นการช่วยให้เรามีสัมพันธภาพระหว่างคนทำงานด้วย
นอกจากนี้ หากมีประเด็นเพิ่มเติมที่พนักงานต้องการความคิดเห็น ก็สามารถระบุใน Homeroom ได้ เพื่อหาเพื่อนร่วมทาง มานัดหมายในการพูดคุยลงลึกในหัวข้อนั้นๆ ต่อไป เป็นการช่วยเหลือกันข้าม project อีกด้วย รวมไปถึงว่า หากทีมไหนถือชุดคุณค่าคล้ายกัน ต้องการ reflection เพิ่มเติมก็สามารถนัด Check-in กันของของทีมเพื่อเป็นการให้พื้นที่ได้ทบทวนการเรียนรู้ของตน หรือ ให้ feedback กันและกันตามเนื้องานของแต่ละ project ถือว่าเป็น practice ที่ดีมากๆ เลย จากทัศนะของผู้เขียนที่ได้เข้าร่วมการ Check-in ทั้งระดับองค์กรและระดับ Project มานาน
ทั้งนี้ เราก็อยากให้ทุกท่านได้ลอง นำการ Check-in ไปใช้กับพื้นที่การทำงานของทุกท่านดูบ้าง เผื่อจะได้รับผลประโยชน์ข้างต้นที่ผู้เขียนได้กล่าวมา
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
Corporate culture
Organizational culture
.
.
Create a Culture that Values Team Accomplishments More Than Individual Successes – SPONSOR CONTENT FROM VITUITY. (2022, May 18). Harvard Business Review. https://hbr.org/sponsored/2022/05/create-a-culture-that-values-team-accomplishments-more-than-individual-successes
Greathead, R. (2022). The Importance of Regular Check-Ins With Employees. Tanachaporn Putiyanun. https://thriveglobal.com/stories/the-importance-of-regular-check-ins-with-employees/
