ปี 2021 เป็นปีแห่งความ Overwhelmed เพราะการทำงานที่บ้านนั้นทำให้พลังงานของใครหลายคนถูก Zoom และเทคโนโลยีติดตามงานดูดออกไปจนหมดเกลี้ยง… ทำให้คุณ Dawn Klinghoffer ผู้เป็น Head of People Analytics ของ Microsoft ด้วย อยากหาคำถามให้ได้ว่า “จะใช้วิธีไหนแก้ไขปัญหา Work-life balance นี้ได้สำเร็จ?
ด้วยฐานข้อมูลผู้ใช้งานแอพพลิเคชั่นต่าง ๆ จำนวนมากของ Microsoft ทำให้เขาสามารถวิเคราะห์ข้อมูลที่น่าสนใจออกมาได้หลายประการ เช่น ตั้งแต่มีโควิดชั่วโมงการประชุมโดยเฉลี่ยเพิ่มขึ้น 2 เท่า และพนักงานคุยงานกันหลังเวลางานกันมากขึ้น 40% ซึ่งถ้าดูเผิน ๆ ก็เหมือนจะเป็นเรื่องดีที่พนักงานมีการปฏิสัมพันธ์กันมากขึ้น แต่ในทางกลับกันข้อมูลนี้กำลังสะท้อนวิกฤติปัญหา Work-life balance และ Burnout ของพนักงานด้วย
Klinghoffer และทีมได้ทำการศึกษาเพิ่มเติมเพื่อหาว่าอะไรคือสิ่งที่ทั้ง Manager และพนักงานสามารถทำได้เพื่อสร้าง Work-life balance ท่ามกลางสภาพแวดล้อมของ Hybrid Workplace ผ่านการเก็บข้อมูลภายในพนักงาน Microsoft หลายพันคน เขาพบสาเหตุสำคัญที่ทำให้ Work-life balance ของพนักงานส่วนใหญ่พัง ออกเป็น 3 ประเด็นใหญ่ ๆ คือ
- ยิ่งทำงานประสานกันเยอะชีวิตยิ่งพัง
Microsoft พบว่าพนักงานที่ต้องประสานกับคนอื่น ๆ เยอะ เช่น การเข้าประชุม ส่งอีเมล หรือแชทคุยงานจะเป็นกลุ่มที่ balance พังที่สุด โดยคนที่รักษา balance ในการทำงานได้คือพนักงานกลุ่มที่เข้าประชุมน้อยกว่าค่าเฉลี่ย 25% และใช้เวลาในการทำงานประสานน้อยกว่าคนอื่นสัปดาห์ละ 6 ชั่วโมง ส่งเมลน้อยกว่าคนอื่นทั้งในเวลา และนอกเวลางาน
- ยิ่งทำงานมีสมาธิชีวิตยิ่งดี
และเมื่อพูดถึงปัจจัยเชิงบวกแล้ว Microsoft พบว่าหากพนักงานถูกรบกวนจากเพื่อนร่วมงานหรือคนในบ้านน้อยลงเท่าไหร่ ยิ่งรายงานว่ามี Work-life balance ดีมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะถ้าพนักงานมีเวลาที่สามารถโฟกัสกับงานได้เต็มที่ขั้นต่ำ 2 ชั่วโมงต่อเนื่อง
- พนักงานต้องการการพัก
ในช่วงแรกของการ Work From Home พนักงานส่วนใหญ่ของ Microsoft ไม่ใช้วันลากันเลย สาเหตุอาจมาจากการที่ติดแหงกอยู่กับบ้านไปไหนไม่ได้ รายงานพบว่าอัตราการลาพักร้อนลดลงถึง 83% และนั่นส่งผลอย่างมากต่อความรู้สึกขาด Work-life balance เมื่อเทียบกับกลุ่มพนักงานที่ยังคงใช้วันลาอยู่ตามปกติ รายงานว่าตัวเองมี Work-life balance ดีกว่าคนอื่น ๆ อย่างเห็นได้ชัด
สรุปได้ง่าย ๆ คือพนักงานจะชีวิตดีขึ้นถ้า ประชุมน้อยลง โฟกัสมากขึ้น และลาบ่อยขึ้น และด้วยข้อค้นพบนั้นก็นำมาซึ่งวิธีการแก้ปัญหาในแบบของ Microsoft ด้วยกลยุทธ์ 4 ขั้นตอนต่อไปนี้:
==================
🔰 1. ลำดับความสำคัญให้ดี
Microsoft พบว่าหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดที่ Manager สามารถทำได้คือการช่วยทีมจัดลำดับความสำคัญของงาน เพราะในฐานะ Manager เรารู้ดีว่าเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำงานทั้งหมดให้เสร็จลงได้ ฉะนั้น สิ่งที่ Manager ควรทำคือ สื่อสารและพูดคุยกับทีมให้ชัดเจนว่า #ควรเลือกทำหรือไม่ทำอะไรก่อนหลัง และการเลือกนั้นจะส่งผลต่อชิ้นงานอื่น ๆ อย่างไร เช่น “ถ้าเราเลือกทำโปรเจค A เราต้องพักโปรเจค B และ C เราจะเลือกแบบไหนกันดี”
การทำแบบนี้คือการช่วยให้ทีมสามารถที่จะสร้างความมั่นคงได้ในเวลาที่เต็มไปด้วยความวุ่นวาย และเป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้าง Work-life balance เพราะการที่เราเลือกสิ่งสำคัญจริง ๆ และปฏิเสธสิ่งอื่น ๆ ได้จะนำมาซึ่งการประชุมที่น้อยลง เวลาการ Focus ที่มากขึ้น และที่สำคัญที่สุดคือมีเวลาพักผ่อนเพิ่มขึ้น
🔰 2. วางรูปแบบการประชุมใหม่
เมื่อเราเริ่มจัดลำดับความสำคัญของงานได้แล้ว ขั้นถัดไปคือการจัดระเบียบการประชุมใหม่ โดยสิ่งที่ Microsoft ปรับตัวมีดังนี้:
• มีเวลาพักอยู่ในแผนการประชุม
เวลาพักในระหว่างการประชุมนาน ๆ เป็นโอกาสให้พนักงานได้เตรียมตัว และเตรียมใจก่อนที่จะเข้าสู่หัวข้อถัดไป โดยที่ Microsoft พบว่าเวลาเพียง 5 ถึง 10 นาทีระหว่างหัวข้อการประชุมนั้นนอกจากที่จะช่วยลดความเครียดในการประชุมแล้ว ยังทำให้การพูดคุยมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นด้วย และทำให้พนักงานมีส่วนร่วมในการพูดคุยเพิ่มมากขึ้น ดังนั้นเวลาที่เพิ่มมาแค่ 5 หรือ 10 นาทีนั้นอาจเป็นการประหยัดเวลามากกว่าเดิมด้วยซ้ำ เมื่อการประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• เลี่ยงประชุมวันจันทร์ และวันศุกร์
Microsoft พบว่าการนัดประชุมวันจันทร์เช้าทำให้พนักงานเตรียมตัวนำเสนอในช่วงวันเสาร์-อาทิตย์ รวมถึงวันศุกร์ที่เป็นวันที่พนักงานควรที่จะได้ปิดงานของแต่ละสัปดาห์ และเตรียมตัวพักในวันหยุดของพวกเขา นั่นทำให้ที่ Microsoft การประชุมส่วนใหญ่จึงถูกจัดอยู่ในวันอังคาร ถึง พฤหัสบดีเป็นหลัก
• ตรวจสอบความจำเป็นในการประชุม
งานวิจัยยังพบว่าพนักงานที่เอางานอื่นมาทำในเวลาประชุมมักจะทำให้การประชุมลากยาวกว่าเดิม และนอกจากนั้นส่วนใหญ่ไม่ได้ให้ความสำคัญกับการประชุมตั้งแต่แรกแล้ว ดังนั้นถ้าเราสังเกตได้ว่ามีผู้ร่วมประชุมเอางานอื่นเข้ามาทำบ่อย ๆ เราอาจจะต้องลองพิจารณาถึงความจำเป็นจริง ๆ ของการประชุมครั้งนี้ว่าจริง ๆ แล้วมันสั้นกว่านี้ได้ไหม ? ใช้คนน้อยกว่านี้ได้ไหม ? หรืออาจจะถึงขั้นต้องมีไหม ?
🔰 3. กำหนดเวลา และขอบเขต
ขั้นต่อมาคือการกระตุ้นให้ทีมเห็นความสำคัญของการกำหนดเวลาที่อยากจะใช้ไปกับงาน และการกำหนดขอบเขตเพื่อที่จะเป็นตัวช่วยรักษาเวลานั้น
• สนับสนุนให้มี Focus Time
ให้ทีมกำหนดเวลาเป็น Time block สำหรับการโฟกัสกับงานแต่ละเรื่อง เช่น วันนี้ 9-10 โมงจะโฟกัสกับงานเอกสาร และ 10-11 โฟกัสกับการเตรียมนำเสนอ กระบวนการนี้จะช่วยให้พนักงานมีสมาธิกับงานได้มากขึ้น และลงลึกกับงานได้โดยที่ไม่ต้องกลัวถูกขัดจังหวะ
• ใช้เทคโนโลยีด้วยความเคารพเวลาส่วนตัว
อีเมลล์นอกเวลางานจาก Manager มีผลต่อพนักงานมากกว่าที่หลายคนรู้ตัว มันทำให้พนักงานรู้สึกว่างานไม่มีขอบเขตและไม่รู้จุดจบ ที่ Microsoft จึงสนับสนุนให้ Manager ใช้ฟังก์ชั่น “ตั้งเวลาส่งเมล” เพื่อให้แม้จะนึกงานได้สด ๆ ร้อน ๆ ก็ให้พิมพ์ทิ้งไว้แล้วตั้งเวลาส่ง
รวมถึงในอีกฝั่งทาง Microsoft เองก็มีนโยบายส่งเสริมให้พนักงานตั้งเวลา Mute Notification เรื่องงานนอกเวลางานได้เพื่อให้พนักงานได้แบ่งเวลาทำงาน และเวลาส่วนตัวออกจากกันได้จริง ๆ และเพื่อให้พนักงานของ Microsoft ไม่ต้องรู้สึกว่าเขาต้องพร้อมทำงานตลอดเวลา
🔰 4. ส่งเสริมการลาพักร้อน
ในปี 2019 ที่ Microsoft นั้นได้มีนโยบายให้การลาป่วยรวมถึงการลาเพื่อสุขภาพจิต คือลาเพื่อพักใจได้โดยไม่ต้องมีใบรับรองแพทย์ และเมื่อเป็นช่วง Work from home ที่ Microsoft ได้เพิ่มวันลาให้อีก 5 วันสำหรับให้พนักงานเพื่อรักษา Work-life balance โดยหัวใจหลัก ๆ ที่ Microsoft ทำแบบนี้คือเพื่อสื่อสารว่าพนักงานของพวกเขามีเหตุผลโดยชอบธรรมได้หลากหลายมากที่จะลาพัก และควรที่จะพัก
และนอกจากการสร้างโอกาสให้พนักงานได้ลาแล้ว อีกสาเหตุหนึ่งที่พนักงานไม่ใช้วันลาคือความห่วงงาน ดังนั้นบทบาทสำคัญของ Manager คือความกระตือรือร้นในการเสนอตัวช่วยดูแลงานในช่วงที่พวกเขาลาหยุดไป รวมถึงอาจจะมี Buddy System ให้พนักงานได้ช่วย Support ก็และกันในวันที่อีกฝ่ายลาหยุด หรืออาจจะสามารถกำหนดวันที่ตกลงร่วมกันกับทุกคนที่เกี่ยวพันกันว่าจะหยุดกันในวันนี้เพื่อให้ทุกคนได้พักกันอย่างเต็มที่เมื่อรู้ว่าคนที่รองานเราอยู่ก็กำลังพักเช่นกัน
===================
ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ Microsoft ได้ตีพิมพ์ออกมาเล่าถึงข้อค้นพบ และวิธีการที่พวกเขาใช้ในการจัดการกับปัญหา Work-life balance ในช่วงของการ Work from home และหวังว่าเทคนิคเหล่านี้จะเป็นประโยชน์สำหรับองค์กร และโดยเฉพาะ Manager ที่กำลังหาทางช่วยให้ทีมได้กลับมามีพลังงานอีกครั้งหลายจากที่โดนสูบไปเยอะในช่วงปีที่ผ่านมา
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
Corporate culture
Organizational culture
แหล่งข้อมูลอ้างอิง
https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work
https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/brain-research
https://hbr.org/2021/12/hybrid-tanked-work-life-balance-heres-how-microsoft-is-trying-to-fix-it
.
.
>>>
.
>>>
