“วันนี้เป็นอย่างไรบ้าง?” คุณอาจเคยถามหรือถูกถามอยู่หลายครั้งในสัปดาห์ คำถามนี้อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การสอบถามอย่างจริงจังไปจนถึงการทักทายแบบไม่เป็นทางการ อย่างไรก็ตาม คำถามนี้เป็นกุญแจสำคัญในการส่งเสริมความสนิทสนมของทีมงาน การสร้างความรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจในทีม (psychological safety) และการคอนเนคเชื่อมต่อกัน
“Meeting check-in!” คือ แนวทางปฏิบัติสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนที่ถูกออกแบบไว้อย่างตั้งใจให้ทุกคนได้ “เช็คอิน” หรือการเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แบ่งปันและได้พูดแต่เริ่มต้นก่อนเริ่มการประชุม (แทนที่จะกระโดดเข้าสู่วาระการประชุมในวันนั้นๆ เลย) ซึ่งการเช็คอินก่อนเริ่มการประชุมทีมหรือก่อน 1-on-1 meeting จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมเปลี่ยนโฟกัสจากงานที่ยุ่งเหยิงหรือจากการประชุมก่อนหน้านี้ ให้กลับมาสู่ปัจจุบันขณะและยังเป็นการอินโทรสมองให้พร้อมก่อนเริ่มเรื่องใหม่
6 เคล็ดลับออกแบบการเช็คอินก่อนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ “การเช็คอิน” ที่ถูกออกแบบและวางแผนไว้อย่างตั้งใจ จะสามารถสร้างคุณค่าให้กับทีมและสร้างการเชื่อมต่อได้ และไม่เป็นไปเพื่อการเสียเวลา 6 เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีการประชุมเช็คอินกับทีมได้ดีขึ้น
————
1.ทำให้มีความหมาย
การใช้คำถามประเภท “วันนี้สบายดีไหม?” ในการเช็คอิน (อาจส่งผลในทางลบมากกว่าทางบวก) เพราะมันเป็นคำถามที่เหล่าพนักงานถูกถามและเกิดขึ้นหลายครั้งต่อวันอยู่แล้ว ดังนั้น คำถามแนวนี้อาจไม่ได้ช่วยในแง่ของการเสริมความรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจสักเท่าไหร่
ตัวอย่างคำถามที่แนะนำ:
- ควรเป็นคำถามปลายเปิด
- หนึ่งสิ่งที่คุณรู้สึกขอบคุณในวันนี้คืออะไร และเพราะเหตุใด?
- บอกสิ่งที่น่าทึ่งหนึ่งอย่างที่คุณได้ทำในวันนี้?
- สัปดาห์นี้คุณมีแพลนจะทำอะไรดีๆ ให้กับตัวเองบ้าง?
- แบ่งปันหนึ่งสิ่งที่ช่วยให้คุณรู้สึกปลอดภัยทางจิตใจในการทำงานระหว่างวัน?
2. ทำให้สนุก
หากคุณต้องการยกระดับคำถามส่วนตัวของคุณไปอีกขั้น ให้ถามคำถามแบบเจาะลึกที่ช่วยให้พนักงานของคุณมีพื้นของความสนุกสนาน และไม่ต้องคิดกังวลกับหัวข้อในงานมากนัก
ตัวอย่างเช่น:
- บอกชื่อของ 3 สิ่งที่คุณมักเก็บไว้ใกล้โต๊ะเสมอ? เพราะอะไร?
- คุณอยากมีความสามารถในการอ่านใจคนหรือมองเห็นอนาคตมากกว่ากัน? เพราะเหตุใด
- ถ้ามีประตูวิเศษโดเรม่อนคุณอยากเปิดประตูไปที่ไหน? เพราะอะไร?
3. ให้อยู่ในกรอบเวลา
คำถามที่ดีสามารถช่วยจุดประกายการสนทนาที่ดีได้ แม้ว่าบทสนทนาช่วงเช็คอินจะสนุกสนานแค่ไหนก็ต้องทำให้การประชุมเป็นไปตามแผนด้วย อย่างเช่นคุณแบ่งเวลาสำหรับการเช็คอินไว้ 5 นาที (ขึ้นอยู่กับจำนวนคนในทีม) ก็ควรบอกให้ทุกคนทราบล่วงหน้าว่าพวกเขาแต่ละคนจะสามารถพูดตอบได้นานแค่ไหน
ตัวอย่างเช่น:
- ลองตอบคำถามต่อไปนี้กันดีกว่า ทุกคนมีเวลาแบ่งปันคนละ 30 วินาที
- ขอบคุณมากสำหรับการแบ่งปัน! งั้นต่อกันที่บุคคลถัดไปเลย
4. กำหนดช่วงเวลา
หากใน 1 วัน คุณต้องพบปะกับทีม 3 ครั้ง/ 3 เวลา การเริ่มการประชุมแต่ละครั้งด้วยการเช็คอินเสมอๆ อาจดูเกินความจำเป็น ฉะนั้น ควรกำหนดช่วงเวลาที่คุณต้องการให้มีเช็คอิน (ดูตามความเหมาะสมกับบริบทของคนในทีม) อย่าลืมแชร์สิ่งนี้กับทีมของคุณเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันด้วย
ตัวอย่างเช่น:
- การประชุมทีม (นัดแรก) ของสัปดาห์
- การประชุม Retrospective ที่เปิดโอกาสให้สมาชิกทุกฝ่ายได้แสดงความคิดเห็นต่อการทำงานในรอบงานที่ผ่านมา
- การประชุม 1-on-1 meetings
5. ใช้การเช็คอินแบบ Asynchronous
บางครั้งพนักงานของคุณอาจอยู่กันอย่างกระจัดกระจายคนละพื้นที่ (หรืออยู่ในโซนเวลาที่แตกต่างกัน) คุณสามารถสร้างรูปแบบการเช็คอินที่ไม่พร้อมกันได้ ด้วยการโพสต์ ‘คำถามประจำวัน’ บนพื้นที่ทำงานร่วมกันของคุณ เช่น Slack และขอให้ทุกคนในทีมเข้ามาตอบคำถามเมื่อพวกเขาเริ่มต้นวันใหม่
ตัวอย่างเช่น:
- คุณทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใดและที่ไหน?
- คุณอยากไปเที่ยวที่ไหนมากที่สุด?
- คำว่า “อิสระ” มีลักษณะอย่างไรสำหรับคุณ?
6. พื้นที่ปลอดภัย สำคัญที่สุด!
ทำให้การเช็คอินเป็นพื้นที่ปลอดภัยสำหรับทุกคน ไม่ว่าคนผู้นั้นจะอยากตอบ ไม่อยากตอบ หรือไม่อยากเข้าร่วมในวันนั้น พวกเขาควรรู้สึกปลอดภัยที่จะพูดว่า ‘ผ่าน’ ได้โดยไม่ต้องอธิบายอะไรเพิ่มเติม *ย้ำเตือนทุกคนในทีมว่าคำถามเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องตอบหากพวกเขารู้สึกไม่อยากตอบ และเราจะให้เกีรยติกันด้วยการไม่ตามหาเหตุผลใดๆ ด้วย
กฏข้อสำคัญในการสร้างพื้นที่ปลอดภัยในการเช็คอิน:
- ไม่ตัดสินหรือวิพากษ์วิจารณ์คำตอบของใคร
- ไม่บังคับให้ต้องตอบ
- ไม่ลุกล้ำพื้นที่ส่วนตัวจนเกินไป
————
บทสรุป — การทำให้การเช็คอินทุกครั้งมีความหมายกับพนักงานของคุณเป็นส่วนสำคัญในการสร้างความไว้วางใจ การเชื่อมต่อ และสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีภายในทีม นอกจากนั้น การสร้าง “วัฒนธรรม Check-ins” ให้เกิดขึ้นทุกก่อนการประชุม ยังช่วยสนับสนุนวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมในเรื่องความปลอดภัยทางจิตใจ ความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์ และความสนุกสนาน!
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
corporateculture
organizationalculture
.
.

https://officevibe.com/blog/meeting-check-in
https://www.mural.co/blog/visual-team-check-ins
https://brightsidepeople.com/check-in-ทีมงาน-ช่วยสร้างวัฒนธร/
