คุณจำเป็นต้องจัดประชุมหรือไม่?

“การประชุม” ดูเหมือนเป็นของแสลงสำหรับใครหลายคน ผลการศึกษา Harvard Business Review พบว่าผู้บริหารระดับสูง 83% มองว่าการประชุมเป็นเสียเวลา นอกจากนี้ 62% รู้สึกว่าการประชุมทำให้พลาดโอกาสในการสร้างทีม 64% กล่าวว่าการประชุมขโมยเวลาการคิดเชิงลึกไป และ 71% เห็นว่าการประชุมไม่มีประสิทธิผลและไม่มีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าผลการศึกษาจะออกมาเช่นนี้ ผู้บริหารยังคงใช้เวลาเฉลี่ย 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุม ในขณะที่พนักงานใช้เวลา 31 ชั่วโมงต่อเดือนไปกับการประชุม เห็นได้ชัดว่าวัฒนธรรมการประชุมส่งผลเสียต่อ Productivity ดังนั้น วันนี้เพจ A Cup of Culture อยากมาชวนคุณผู้ฟังคุยถึงมีวิธีที่ดีกว่าในการจัดการกับแง่มุมนี้ของวัฒนธรรมองค์กร

ต้นทุน (Cost) ที่ซ่อนอยู่ของการประชุม

การประชุมมีวัตถุประสงค์เพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการตัดสินใจ อย่างไรก็ตาม เมื่อมีการจัดการที่ไม่ดี อาจส่งผลในทางตรงกันข้าม ตัวอย่างเช่น:

• สูญเสีย Productivity : เวลาที่ใช้ไปการประชุมที่ Unproductive คือ เวลาที่เราสูญเสียไปในการทำงานที่มีความหมาย
• ขวัญกำลังใจลดลง: การประชุมบ่อยครั้งที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจนำไปสู่ความคับข้องใจและการไม่มีส่วนร่วมของพนักงาน ส่งผลกระทบต่อขวัญกำลังใจและความพึงพอใจในงาน
• ค่าเสียโอกาส: เวลาและพลังงานที่ใช้ไปกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิผลอาจใช้ประโยชน์ได้ดีกว่าสำหรับการคิดเชิงกลยุทธ์ การทำงานเชิงลึก หรือกิจกรรมที่มีคุณค่าสูงอื่น ๆ

เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ลองพิจารณา 3 ตัวเลือกต่อไปนี้ เพื่อช่วยคุณเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการประชุมและยกระดับวัฒนธรรมองค์กร

ตัวเลือกที่ 1: ประเมินความจำเป็นของการประชุม

ก่อนจะกำหนดการประชุม ให้ถามตัวเองคำถามต่อไปนี้:

1. คุณได้คิดพิจารณาสถานการณ์อย่างถี่ถ้วนแล้วหรือยัง?

หากยัง ให้กำหนดเวลาสำหรับการคิดเชิงกลยุทธ์ ไตร่ตรองถึงปัญหาที่มีอยู่ และสำรวจวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ด้วยตนเองก่อนที่จะเกี่ยวข้องกับผู้อื่น

2. คุณต้องการข้อมูลจากผู้อื่นเพื่อดำเนินการต่อหรือไม่?

หากไม่ ให้กำหนดเวลาสำหรับการทำงาน บ่อยครั้งที่งานสามารถเสร็จสิ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยไม่ต้องรับข้อมูลที่ไม่จำเป็นจากผู้อื่น

3. ต้องมีการสนทนาแบบเรียลไทม์หรือไม่?

หากไม่ ให้พิจารณาส่งอีเมลหรือวิดีโอสำหรับเรื่องที่ไม่เร่งด่วน ช่วยให้ผู้รับสามารถตอบกลับตามความสะดวกของพวกเขา

4. จำเป็นต้องพบเจอกันแบบตัวต่อตัวหรือไม่?

หากไม่ ให้ใช้เทคโนโลยีแทน เครื่องมือต่าง ๆ เช่น แชท เอกสารที่แชร์กัน และการประชุมทางวิดีโอสามารถอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันโดยไม่จำเป็นต้องพบปะกันตัวต่อตัว

ตัวเลือกที่ 2: เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการประชุม

เมื่อพิจารณาแล้วว่าการประชุมมีความจำเป็น สิ่งสำคัญคือต้องเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิผล นี่คือแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการ:

1. ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก

ประเมินความจำเป็นของการประชุมประจำอย่างสม่ำเสมอและยกเลิกการประชุมที่ไม่มีประโยชน์อีกต่อไป

2. วาระการประชุมเป็นสิ่งจำเป็น

ทุกการประชุมควรมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนและวาระการประชุม สิ่งนี้จะทำให้เรามีเป้าหมายในการประชุม แต่หากไม่มีจุดประสงค์การประชุมที่ชัดเจน… ไม่ต้องประชุม

3. จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วม

จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมน้อยกว่าจะจัดการได้ง่ายกว่าและมีประสิทธิผลมากกว่า

4. เข้มงวดเรื่องเวลา

เข้มงวดเรื่องเวลาสำหรับการประชุม พยายามให้การประชุมใช้เวลาไม่เกิน 30 นาที (หากเป็นไปได้) สิ่งนี้ส่งเสริมการสื่อสารที่กระชับและการเคารพเวลาของทุกคน

5. ให้ตัวเลือกในการไม่เข้าร่วม

อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมที่ไม่จำเป็นสามารถเลือกที่จะไม่เข้าร่วมการประชุมได้ เคารพเวลาของพวกเขาและให้พวกเขาโฟกัสกับความรับผิดชอบหลักของตน

6. ให้ความสำคัญกับผลกระทบ

หากการประชุมไม่ได้เป็นประโยชน์โดยตรงต่อผลกำไรหรือความเป็นอยู่ที่ดีของทีม ให้พิจารณายกเลิก มุ่งเน้นกิจกรรมที่ขับเคลื่อนผลลัพธ์ที่จับต้องได้และผลลัพธ์เชิงบวกสำหรับองค์กร

ตัวเลือกที่ 3 ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงการประชุม

1. ใช้การประชุมทางวิดีโอ

แพลตฟอร์มเช่น Zoom, Microsoft Teams และ Google Meet อนุญาตให้มีการประชุมเสมือนจริงแบบเรียลไทม์ ลดความจำเป็นในการพบปะกันตัวต่อตัวและช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันจากระยะไกลได้

2. การสื่อสารแบบไม่เรียลไทม์

เครื่องมือเช่น Slack, Microsoft Teams และอีเมลช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันโดยไม่จำเป็นต้องมีการประชุมแบบเรียลไทม์ ความยืดหยุ่นนี้สามารถนำไปสู่การตอบสนองที่รอบคอบและละเอียดถี่ถ้วนมากขึ้น

3. การแชร์เอกสาร

เครื่องมือเช่น Google Docs, Microsoft Office 365 และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันอื่นๆ อนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนทำงานบนเอกสารเดียวกันพร้อมกันได้ สิ่งนี้ส่งเสริมการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และลดความจำเป็นในการประชุมเพื่อตรวจสอบหรือแก้ไขเอกสาร

4. ระบบการจัดการงาน

เครื่องมือเช่น Trello, Asana และ Monday.com ช่วยให้ทีมสามารถจัดการโครงการและงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การมอบหมายงานที่ชัดเจนและการติดตามความคืบหน้าสามารถลดความจำเป็นในการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับการอัปเดตโครงการ

การปลูกฝังวัฒนธรรมองค์กรที่เหมาะสมกับการประชุม

การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการประชุมไม่ใช่แค่การนำเครื่องมือและแนวปฏิบัติใหม่ๆ มาใช้ แต่เป็นการสร้างทัศนคติที่ให้คุณค่ากับเวลาและ Productivity นี่คือกลยุทธ์บางประการในการฝังวัฒนธรรมองค์กรเข้าไปในการประชุม

1. นำโดยการทำเป็นตัวอย่าง

ผู้นำระดับสูงควรเป็นแบบอย่างของพฤติกรรมที่พวกเขาต้องการเห็น เมื่อผู้บริหารให้ความสำคัญกับการประชุมที่มี Productivity จะเป็นการกำหนดมาตรฐานสำหรับส่วนที่เหลือขององค์กร

2. ฝึกอบรมพนักงาน

เสนอการฝึกอบรมเกี่ยวกับแนวปฏิบัติการประชุมที่มี Productivity เตรียมพนักงานด้วยทักษะในการจัดการประชุม ตัวอย่างเช่น การกำหนดวาระ การจัดการเวลา และเทคนิคการอำนวยความสะดวก

3. ส่งเสริมความรับผิดชอบ

ให้ผู้จัดการประชุมรับผิดชอบต่อผลิตภาพของการประชุมของพวกเขา ทบทวนและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับประสิทธิผลของการประชุมอย่างสม่ำเสมอ

4. สร้างวงจรการให้ Feedback

สร้างวัฒนธรรมที่ส่งเสริมการให้และรับ Feedback ขอข้อมูลจากผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับวิธีที่สามารถปรับปรุงการประชุมและดำเนินการตามข้อเสนอแนะนั้น

5. เฉลิมฉลองความสำเร็จ

ยกย่องและให้รางวัลทีมที่จัดการการประชุมได้อย่างมีประสิทธิผล การเน้นย้ำความสำเร็จสามารถเสริมสร้างความสำคัญของแนวปฏิบัติการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

บทสรุป: การเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมเป็นขั้นตอนสำคัญในการยกระดับวัฒนธรรมองค์กร โดยการให้ความสำคัญของการใช้เวลาและวิธีการจัดการประชุม องค์กรสามารถปรับปรุงเวลาอันมีค่า เพิ่มผลิตภาพ และสร้างขวัญกำลังใจของพนักงานได้ กุญแจสำคัญคือการสร้างสมดุลระหว่างความจำเป็นในการประชุม กับความจำเป็นในการรักษาประสิทธิภาพในงานของตนเองที่รับผิดชอบอยู่ ที่ทำงาน

โปรดจำไว้ว่า ทุกการประชุมคือการลงทุนด้านเวลาและทรัพยากร ต้องทำให้แน่ใจว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า

A Cup of Culture
────
วัฒนธรรมองค์กร
corporateculture
organizationalculture
.
.