การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง หรือ Succession Planning คือ กระบวนการเฟ้นหา คัดเลือก และเตรียมความพร้อมบุคลากรที่มีศักยภาพสูงขององค์กร หรือ Talent เพื่อการพัฒนาและเพื่อการรับสืบทอดตำแหน่งสำคัญต่อจากผู้บริหารที่นั่งอยู่ในตำแหน่งคนปัจจุบันขององค์กร ซึ่งมีรายละเอียดสำคัญ ดังนี้
1. การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) คืออะไร
คำจำกัดความ: กระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่ออกแบบมาเพื่อค้นหา ระบุ คัดเลือก และพัฒนาบุคลากรที่มีศักยภาพสูง เพื่อเตรียมพร้อมสู่การเป็นผู้นำในอนาคตขององค์กร
วัตถุประสงค์:
(1) เพื่อรักษาความต่อเนื่องของธุรกิจและความมั่นคงขององค์กรโดยเตรียมพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมให้พร้อมรับบทบาทสำคัญ
(2) ปรับแนวทางการพัฒนาบุคลากรให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจในระยะยาว เพื่อให้แน่ใจว่าผู้นำในอนาคตมีความพร้อมที่จะนำทางองค์กร
(3) ครอบคลุมทุกระดับขององค์กร ไม่ใช่แค่ผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น
2. เหตุใดการวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) จึงมีความสำคัญ
(1) ลดการหยุดชะงัก: เมื่อพนักงานคนสำคัญลาออกจากองค์กร ก็จะสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่นโดยไม่หยุดชะงัก
(2) รักษาพนักงานที่มีศักยภาพ: แสดงให้พนักงานเห็นว่ามีเส้นทางที่ชัดเจนสำหรับการเติบโตภายในองค์กร ซึ่งช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและความภักดี
(3) ประหยัดเวลาและเงิน: การพัฒนาบุคลากรภายในองค์กรช่วยลดความจำเป็นในการจ้างบุคคลภายนอก
(4) แสดงให้เห็นถึงการลงทุนในการเติบโตของพนักงาน: แสดงให้เห็นว่าบริษัทให้ความสำคัญกับพนักงานโดยการลงทุนในการพัฒนาพนักงาน
(5) สนับสนุนความหลากหลาย: ช่วยให้ผู้สมัครหน้าใหม่ หรือ Talents ที่กำลังจะเข้ามาในองค์กร รับรู้ได้ถึงโอกาสและความหลากหลายที่จะได้รับการพิจารณาให้ดำรงตำแหน่งผู้นำ
3. ขั้นตอน 7 ขั้น สู่การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งที่มีประสิทธิผล
(1) ระบุบทบาทที่สำคัญ:
– กำหนดตำแหน่งที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจ
– ประเมินทักษะและคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับบทบาทเหล่านี้
– กำหนดความสำคัญของตำแหน่งแต่ละตำแหน่งต่อเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของบริษัท
(2) ประเมินบุคลากรที่มีศักยภาพสูงในปัจจุบัน:
– ประเมินทักษะ ประสิทธิภาพ และศักยภาพของพนักงานที่มีอยู่
– ระบุผู้ที่พร้อมสำหรับการเลื่อนตำแหน่ง และผู้ที่จำเป็นต้องพัฒนาเพิ่มเติม
(3) จัดทำแผนพัฒนา:
– ออกแบบเส้นทางการเติบโตส่วนบุคคล ที่สอดคล้องกับความต้องการของบริษัท
– การให้คำปรึกษา การฝึกอบรม และการมอบหมายงานที่ท้าทาย
– กำหนดจุดสำคัญที่ชัดเจนสำหรับการติดตามความคืบหน้า
(4) จัดตั้งกลุ่มบุคลากรที่มีศักยภาพสูง:
– รักษาจำนวนผู้สืบทอดตำแหน่งที่มีศักยภาพโดยลงทุนในการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
– หมุนเวียนพนักงานที่มีศักยภาพสูงไปยังบทบาทต่างๆ เพื่อขยายประสบการณ์ของพวกเขา
– ส่งเสริมการฝึกอบรมข้ามแผนกและโปรแกรมการเฝ้าติดตามงาน
(5) แผนกลยุทธ์การสืบทอดตำแหน่ง:
– จัดทำแผนสืบทอดตำแหน่งสำหรับบทบาทสำคัญ
– ออกแบบแผนสืบทอดตำแหน่งฉุกเฉินเพื่อรับมือกับการลาออกกะทันหัน
(6) การสื่อสารแผนกลยุทธ์:
– แบ่งปันแผนสืบทอดตำแหน่งกับพนักงานเพื่อส่งเสริมความโปร่งใส
– ดึงดูดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ ให้มารับรู้ในกระบวนการ
– จัดการกับข้อกังวลของพนักงานเพื่อรักษาความไว้วางใจ
(7) ประเมินแผนอย่างต่อเนื่อง:
– ประเมินแผนอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเกี่ยวข้อง
– อัปเดตกลยุทธ์การสืบทอดตำแหน่งตามการเปลี่ยนแปลงในเป้าหมายทางธุรกิจหรือโครงสร้างองค์กร
– จัดการประชุมกับผู้นำเป็นประจำเพื่อทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น
4. ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ต้องหลีกเลี่ยง
(1) การมุ่งเน้นเฉพาะบทบาทผู้นำระดับสูง: การวางแผนการสืบทอดตำแหน่งที่มีประสิทธิภาพควรครอบคลุมหลายระดับ ไม่ใช่แค่ผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น
(2) การละเลยที่จะสื่อสารแผนดังกล่าวให้พนักงานทราบ: ความโปร่งใสเป็นกุญแจสำคัญในการดึงดูดและสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน
(3) การพิจารณาผู้สมัครภายนอกเมื่อจำเป็น: อย่ามองข้ามบุคลากรที่มีพรสวรรค์ภายใน แต่ให้เปิดรับผู้สมัครภายนอกเมื่อจำเป็น เช่น ความต้องการผู้นำที่มีทักษะเฉพาะด้าน (ที่บุคคลภายในไม่มี)
(4) เป็นกิจกรรมครั้งเดียว: การวางแผนผู้สืบทอดตำแหน่งเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องและเปลี่ยนแปลงไปตามองค์กร
(5) การมองข้ามผู้สมัครที่มีความหลากหลาย: ให้แน่ใจว่ามุมมองและภูมิหลังที่หลากหลายรวมอยู่ในกระบวนการวางแผน
(6) การมีมายเซ็ตว่าบุคคลที่มีผลงานดีจะเป็นผู้นำที่ดีโดยอัตโนมัติ: ควรมีแผนงานและมีความจำเป็นต้องส่งเสริมและพัฒนาศักยภาพความเป็นผู้นำกับผู้ผ่านการคัดเลือกทุกคน
5. ตัวชี้วัดสำคัญ
(1) เวลาในกระบวนการคัดเลือก: วัดประสิทธิภาพของกระบวนการคัดเลือกบุคลากรภายใน
(2) อัตราการรักษาพนักงาน: บ่งชี้ว่าบริษัทประสบความสำเร็จในการรักษาบุคลากรที่มีความสามารถสูงเพียงใด
(3) คุณภาพของผู้สืบทอดตำแหน่ง: ประเมินความพร้อมของผู้สืบทอดตำแหน่งที่มีศักยภาพในการรับบทบาทใหม่
(4) อัตราความสำเร็จ: วัดประสิทธิภาพของโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาภายใน
(5) ผลตอบแทนจากการลงทุนในโปรแกรมพัฒนาความเป็นผู้นำ: ประเมินผลกระทบทางการเงินจากการลงทุนในการฝึกอบรมความเป็นผู้นำ
(6) ตัวชี้วัดความหลากหลายและการรวมกลุ่ม: ติดตามความหลากหลายของผู้สมัครในกลุ่มผู้สืบทอดตำแหน่ง
6. แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อความสำเร็จ
(1) การได้รับการสนับสนุนและการมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันจากผู้นำระดับสูง
(2) ทำให้กระบวนการโปร่งใสและยุติธรรม: การเปิดกว้างในกระบวนการคัดเลือก สามารถสร้างความไว้วางใจและการมีส่วนร่วม
(3) บูรณาการกับกระบวนการทรัพยากรบุคคลอื่นๆ: ปรับแผนสืบทอดตำแหน่งให้สอดคล้องกับการสรรหา การฝึกอบรม และการจัดการประสิทธิภาพการทำงานเพื่อแนวทางแบบองค์รวม
(4) ใช้เทคโนโลยีสำหรับการทำแผนและวิเคราะห์: เครื่องมือดิจิทัลสามารถปรับกระบวนการติดตามและระบุผู้สืบทอดตำแหน่งให้มีประสิทธิภาพ
(5) ให้ข้อเสนอแนะและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง: ให้แน่ใจว่าผู้สืบทอดตำแหน่งที่มีศักยภาพได้รับคำแนะนำที่จำเป็นในการเติบโต พิจารณาโปรแกรมการให้คำปรึกษาหรือให้คำแนะนำด้านอาชีพ
(6) พัฒนากลยุทธ์ระยะสั้นและระยะยาวผสมผสานกัน: สร้างสมดุลระหว่างความต้องการในทันทีกับทิศทางในอนาคตขององค์กร
7. เครื่องมือและเทคโนโลยีสำหรับการวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง
(1) เครื่องมือต่างๆ เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการความสามารถ เครื่องมือประเมินทักษะ ระบบการจัดการประสิทธิภาพการทำงาน และระบบการจัดการการเรียนรู้ (LMS) ช่วยระบุ ประเมิน และพัฒนาผู้นำในอนาคต
(2) แพลตฟอร์มการวิเคราะห์ทรัพยากรบุคคลให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานและศักยภาพของพนักงาน
(3) พอร์ทัลการพัฒนาอาชีพช่วยให้พนักงานสามารถวางแผนการเติบโตได้
8. ข้อควรพิจารณาทางกฎหมาย
(1) การปฏิบัติตามกฎหมายโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน: รับรองว่าแนวทางการวางแผนการสืบทอดตำแหน่งเป็นธรรมและไม่เลือกปฏิบัติ
(2) รักษาความลับของแผนการสืบทอดตำแหน่ง: จัดการข้อมูลเกี่ยวกับผู้สืบทอดตำแหน่งที่เป็นไปได้อย่างระมัดระวังเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัว
(3) พิจารณาข้อบังคับเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวของข้อมูล: รับรองว่าข้อมูลของพนักงานได้รับการจัดการตามมาตรฐานทางกฎหมายเมื่อทำการวางแผนและจัดการการสืบทอดตำแหน่ง
A Cup of Culture
────
วัฒนธรรมองค์กร
corporateculture
organizationalculture
.
.
Succession Planning Cheat Sheet
