เชื่อว่าทุกท่านเคยติดอยู่ในการประชุมที่ยืดเยื้อแบบปลายเปิด ในขณะที่รายการสิ่งที่ต้องทำของเราก็พอกหางหมูมากขึ้นเรื่อยๆ ในชีวิตการทำงานที่วุ่นวายของเรา การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ และบางครั้งการประชุมอาจรู้สึกเหมือนเรือที่จมอยู่แม่น้ำกาลเวลาแบบด่ำดิ่งลงเรื่อยๆ แม้ว่าหลายบริษัทได้ทดลองและทดสอบกลยุทธ์ต่างๆ เพื่อให้การประชุมตรงเวลา แต่บางบริษัทก็ยังประสบปัญหาในการหาแนวทางที่ใช่จริงๆ
เราจะเจาะลึกถึงกลยุทธ์ที่แปลกใหม่และใช้งานได้จริงซึ่งใช้โดยบริษัทที่เผชิญกับความท้าทายในการประชุมให้ตรงเวลา ลองมาสำรวจเทคนิคที่แปลกๆที่พวกเขาคิดขึ้นเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพและคนมีส่วนร่วมมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะทำงานกับทีมที่เล็กกระทัดรัดหรือองค์กรขนาดใหญ่ คำแนะนำและเคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณค้นพบทางเฉพาะของคุณเองสำหรับการจัดประชุมที่จบตรงเวลา ทำให้ทุกคนรู้สึกพึงพอใจและมีประสิทธิภาพ
1. Timeboxing:
จัดสรรเวลาให้กับแต่ละหัวข้ออย่างเจาะจงและทำตามกำหนดเวลา วิธีนี้ช่วยให้แน่ใจว่าการสนทนาจะไม่ยืดเยื้อและช่วยรักษาโฟกัสที่หัวข้อที่สำคัญที่สุด
2. Parking lot:
หากการสนทนานอกประเด็นหรือต้องการเวลามากขึ้น ให้ย้ายไปที่ “ที่จอดรถ” เพื่อพูดคุยในภายหลังหรือในการประชุมแยกต่างหาก
3. Standup Meeting:
การประชุมขณะยืนอยู่จะทำให้มีสมาธิมากขึ้น มีประสิทธิภาพ และสั้นลง เนื่องจากผู้คนมีแนวโน้มที่จะอยู่ในหัวข้อเมื่อพวกเขายืนอยู่
4. Hard Stop:
ประกาศเวลาสิ้นสุดอย่างเข้มงวดสำหรับการประชุมและปฏิบัติตาม สิ่งนี้จะกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมตระหนักถึงเวลาและจัดลำดับความสำคัญของการมีส่วนร่วม
5. No Meeting Day:
กำหนดให้หนึ่งวันต่อสัปดาห์หรือทุกเดือนเป็น “วันที่ไม่มีการประชุม” เพื่อกระตุ้นการทำงานที่เน้นและเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของการประชุมในวันอื่นๆ แนวคิดนี้ถูกนำมาใช้โดย บริษัท เช่น Asana
6. Two-Pizza Rule:
Amazon จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมที่สามารถรับประทานพิซซ่าสองถาดได้ กลุ่มเล็กๆ สามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการอภิปรายที่มุ่งเน้นมากขึ้น นำไปสู่การตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้นและการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
7. TED-style Meetings:
ทำแบบ TED Talks ให้ผู้นำเสนอนำเสนอสั้น จดจ่อ และสร้างการมีส่วนร่วม จำกัดการนำเสนอสูงสุด 18 นาที เนื่องจากเชื่อว่าเป็นความยาวที่เหมาะสมที่สุดในการรักษาความสนใจของผู้ชม
8. Silent Meetings:
Amazon ให้ผู้เข้าร่วมประชุมอ่านเอกสารที่เตรียมไว้ล่วงหน้าแล้วอภิปราย แนวทางนี้ส่งเสริมความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นในเนื้อหาและการพูดที่โฟกัสมากขึ้น
9. Talking Stick:
ใช้ท่อนไม้หรือวัตถุอื่นๆ ที่ผู้พูดต้องถือไว้ คนไม่มีไม้มีหน้าที่ฟัง วิธีนี้กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมระวังเวลาพูดและสามารถป้องกันการขัดจังหวะหรือสัมผัสกันที่อาจทำให้การประชุมยืดเยื้อ
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.
– Harvard Business Review: “How to keep meetings on track HBR” to find an article that discusses strategies for maintaining focus during meetings.
– Forbes: “Seven tips for more productive team meetings Forbes” to find an article that offers suggestions for improving the efficiency of team meetings.
– TechRepublic: “5 tools to keep your meetings on track TechRepublic” to find an article that recommends various tools and software for managing meeting schedules and agendas.
– American Management Association: “Keep your meetings on track AMA” to find an article that provides advice on how to maintain focus during meetings and prevent them from going off track.
– Inc.: “Science says stand-up meetings work Inc” to find an article that discusses the benefits of conducting stand-up meetings.
– Forbes “The best way to prepare for meetings Forbes” to find an article that offers tips for effective pre-meeting preparation.
– MeetingSift: “Effective meetings 10 tips MeetingSift” to find an article that provides a range of suggestions for improving the efficiency
