5 พฤติกรรมในห้องประชุมสะท้อนภาพวัฒนธรรมองค์กร

“การประชุม” กับ “คนทำงาน” ดูจะเป็นของคู่กันที่แยกจากกันยากเหลือเกิน การศึกษาของ Harvard Business Review พบว่าผู้บริหารใช้เวลาในการประชุมโดยเฉลี่ย 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ผลการศึกษาของ Atlassian พบว่า 63% ของการประชุมไม่มีการกำหนดวาระการประชุมไว้ล่วงหน้า และ 73% นั่งทำงานอื่นไปด้วยขณะประชุม สอดคล้องกับการศึกษาของ Wrike ที่พบว่าพนักงาน 45% กล่าวว่าพวกเขารู้สึกเหนื่อยและอ่อนล้ากับจำนวนการประชุมที่ต้องเข้าร่วมในแต่ละสัปดาห์ และ 27% ของการประชุมสิ้นสุดลงโดยไม่มีการตัดสินใจที่ชัดเจนหรือกำหนด Action plan…

แต่ก็ต้องยอมรับอย่างตรงไปตรงมาว่า… เราทุกคนต่างใช้เวลาในการประชุมที่มากเกินไปและดูเป็นการประชุมที่ไม่มีจุดสิ้นสุด ทั้งๆ ที่มีเรื่องอื่นมากมายที่รอเราไปจัดการ คุณ Bob Pothier ผู้อำนวยการฝ่าย Partners in Leadership และอดีตผู้บริหาร GE กล่าว่า “วัฒนธรรมที่องค์กรเป็น สะท้อนผ่านวิธีที่คุณดำเนินการประชุม” ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่ไร้กำหนดการ ไม่มีการดำเนินการจัดลำดับการประชุม และอื่นๆ กำลังสะท้อนภาพของวัฒนธรรมองค์กรที่ไร้ทิศทาง ในทางตรงกันข้ามการประชุม การประชุมที่มีการจัดลำดับความสำคัญ ครอบคลุมข้อมูลรอบด้าน มีวัตถุประสงค์ และสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน เป็นจุดเด่นของวัฒนธรรมองค์กรที่มีชีวิตชีวาและมีทิศทางบวก

ดังนั้น วันนี้เพจ A Cup of Culture อยากมาชวนคุณผู้ฟังเจาะลึกถึงสัญญาณของการประชุมที่ไม่ดี (Signs of Bad Meetings) ซึ่งอาจสะท้อนไปถึงวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่ได้ถูกออกแบบอย่างตั้งใจและถูกปล่อยปะละเลยได้ สะท้อนผ่านพฤติกรรมในห้องประชุม 5 ข้อ ดังนี้

::::::::::::::

1. Sidebar Conversations

“การสนทนาแบบลับๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างคนสองคนในที่ประชุม ขณะที่คนอื่นกำลังพูดอยู่” ในบริบทขององค์กรมักสะท้อนถึง —การขาดวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดกว้างและโปร่งใส นี่อาจเป็นสัญญาณว่าพนักงานรู้สึกไม่สบายใจหรือรู้สึกไม่มั่นใจในกระบวนการสื่อสารอย่างเป็นทางการภายในองค์กร ซึ่งอาจเกิดจากการขาดความไว้วางใจเพราะกลัวผลสะท้อนเชิงลบด้วย

ในวัฒนธรรมองค์กรที่ดีหากมีการสื่อสารที่ชัดเจนและเปิดกว้าง พนักงานจะรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนให้แสดงความเห็น แชร์แนวคิด และข้อกังวลของตนกับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาโดยตรง ดังนั้น เมื่อเราสังเกตเห็นว่าในการประชุมมักมี Sidebar Conversations เกิดขึ้นบ่อยครั้ง นี่เป็นสัญญาณว่าวัฒนธรรมองค์กรอาจจำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงในแง่ของการส่งเสริมความโปร่งใส ความไว้วางใจ และการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

2. เข้าประชุมช้า-ออกประชุมก่อน

การเข้าประชุมช้าหรือออกประชุมก่อนสะท้อนให้เห็นถึงวัฒนธรรมองค์กร —ที่ขาดความรับผิดชอบ การที่องค์กรยอมรับหรือมองข้ามการมาถึงล่าช้าหรือออกก่อนเวลา เป็นตัวสะท้อนว่าพนักงานอาจรู้สึกว่าไม่ต้องรับผิดชอบในการปฏิบัติหน้าที่ของตนเองและไม่รู้สึกถึงความเป็นเจ้าของได้ —รวมทั้งการขาดความรู้สึกมีส่วนร่วมและขาดแรงจูงใจ —และอาจสะท้อนถึงการจัดการเวลาที่ไม่ดีในหมู่พนักงานด้วย  

ดังนั้น องค์กรควรพิจารณาส่งเสริมวัฒนธรรมของการตรงต่อเวลา ความรับผิดชอบ และการมีส่วนร่วม สิ่งนี้สามารถบรรลุผลได้ด้วยการสื่อสารความคาดหวังที่ชัดเจน การกำหนดผลที่ตามมาของการมาสายซ้ำๆ การส่งเสริมทักษะการบริหารเวลา และสร้างสภาพแวดล้อมในสถานที่ทำงานที่พนักงานรู้สึกถึงแรงบันดาลใจและคุณค่า

3. นักพูดมากและนักพูดขัดจังหวะ

หากในที่ประชุมมีสองนักพูดนี้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง ไม่ว่าจะเป็นนักพูดมาก (พูดมากเกินไปและครอบงำการสนทนาผู้อื่น) และนักพูดขัดจังหวะ (ตัดบทสนทนาผู้อื่นขณะที่เขาพูดอยู่) อาจบ่งบอกถึงปัญหาภายในวัฒนธรรมองค์กร —ด้านการขาดการฟังอย่างกระตือรือร้น การพูดคุยมากเกินไปและการขัดจังหวะมักเกิดขึ้นเมื่อบุคคลไม่ตั้งใจฟังเพื่อนร่วมงานของตน สิ่งนี้ยังสะท้อนถึง —วัฒนธรรมที่ไม่เน้นหรือให้ความสำคัญกับทักษะการฟัง —และการขาดวัฒนธรรมด้านการเคารพผู้อื่น การขัดจังหวะผู้อื่นคือสัญญาณของการไม่ให้ความเคารพและไม่ให้ความสำคัญของความคิดเห็นและการมีส่วนร่วมของเพื่อนสมาชิกในทีม

ดังนั้น เพื่อจัดการกับการพูดคุยมากเกินไปและการขัดจังหวะ องค์กรควรมุ่งเน้นไปที่การส่งเสริมวัฒนธรรมของการฟังอย่างกระตือรือร้นและความเคารพ และการสื่อสารที่มีประสิทธภาพ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการฝึกอบรมและให้ความรู้เกี่ยวกับทักษะในการสื่อสาร การกำหนดแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการประชุมและการอภิปราย และการส่งเสริมสภาพแวดล้อมในที่ทำงานที่ทุกคนให้คุณค่าและรับฟังความคิดเห็นกัน

4. ชอบออกนอกเรื่อง

เมื่อพนักงานชอบพูดนอกประเด็นหลักหรือนอกวาระการประชุม คือตัวสะท้อนว่า —องค์กรขาดกระบวนการที่มีโครงสร้างและวาระการประชุมที่ชัดเจน อาจไม่มีการจัดลำดับความสำคัญของงาน และยังสะท้อนถึง —การขาดความรับผิดชอบในหมู่พนักงานด้วย พวกเขาอาจไม่รู้สึกว่าต้องรับผิดชอบในการติดตามและบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมหรืองานของตน

ดังนั้น องค์กรควรพิจารณาส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการมีวินัย โครงสร้าง และความรับผิดชอบ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการปรับใช้วาระการประชุมที่ชัดเจน การกำหนดเวลาจำกัดสำหรับการอภิปราย และส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่พนักงานคำนึงถึงการมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของตน

5. มีแต่การวิพากษ์วิจารณ์

ในทุกการประชุมมักมีแต่เสียงบ่นและวิพากษ์วิจารณ์เกินขึ้น (มากเกินไป) อาจบ่งบอกถึงปัญหา —การขาดวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมทัศนคติเชิงบวก สะท้อนว่าพนักงานอาจให้ความสำคัญกับปัญหาและความคับข้องใจมากกว่าการแก้ปัญหาและโอกาส —รวมทั้งปัญหาด้านการสื่อสาร พนักงานอาจรู้สึกว่าไม่มีคนรับฟังหรือเห็นคุณค่า ซึ่งนำไปสู่ความคับข้องใจและความคิดเชิงลบ จึงแสดงออกซึ่งพฤติกรรมผ่านการบ่นและวิพากษ์วิจารณ์ —และยังสะท้อนถึงขวัญกำลังใจของพนักงานที่ตกต่ำด้วย ซึ่งเมื่อพนักงานรู้สึกท้อแท้หรือถดถอย อาจส่งผลต่อแรงจูงใจและประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา ที่มีผลต่อองค์กรด้วย

————

บทสรุป —พฤติกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นในห้องประชุม เช่น การบ่นการวิพากษ์วิจารณ์ การพูดนอกเรื่อง การพูดมากเกินหรือการขัดจังหวะ รวมทั้งการมาสายและการออกก่อนเวลา สามารถใช้เป็นตัวบ่งชี้ถึงปัญหาที่ซ่อนอยู่ได้ รวมทั้งเป็นสะท้อนที่ดีถึงข้อบกพร่องในด้านต่างๆ ของวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งจะเปิดโอกาสให้เราได้กลับมาทบทวนและออกแบบวัฒนธรรมองค์กรอย่างตั้งใจ

A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.