ทุกวันนี้ เวลาที่ใช้ไปกับการประชุม ให้ผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจ และคุ้มค่ากับเวลาอยู่หรือไม่? ….
หลายท่านอาจเคยประสบปัญหาที่น่าหนักใจหรือมีความรู้สึกอึดอัดใจเมื่อถึงเวลาประชุม ไม่ว่าจะเป็น “ประชุมทีไรก็พูดแต่เรื่องเดิม ๆ” “เข้าไปก็นั่งฟังอย่างเดียว พูดไปเขาก็ไม่ฟัง” “ไม่เห็นจะมีใครสนใจใคร คนพูดก็พูดไป คนฟังก็ทำงานอื่น” หรือประเด็นปัญหาต่าง ๆ มากมาย ซึ่งมันคงจะดีกว่า ถ้าเวลาที่ทุกคนเลือกให้ไปกับการประชุมนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่มีคุณภาพและน่าถึงพอใจได้อย่างคุ้มค่า
คุณ Paul Axtell ที่ปรึกษาและผู้เชี่ยวชาญในเรื่องการบริหารจัดการประชุมให้มีประสิทธิภาพในองค์กร ได้รวบประเด็นปัญหาที่พบในที่ประชุม ไว้ใน HBR ออกมาเป็น 5 ประเด็นปัญหาหลัก ๆ และที่สำคัญมาพร้อมกับแนวทางการแก้ไขอย่างเฉพาะเจาะจงสำหรับแต่ละปัญหา เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้น ดังนี้
===================
🔰 1. ที่ประชุม เป็นเวทีของคนเพียงไม่กี่คน
ถ้าหากมีเวลา 60 นาที กับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด 10 ท่าน เรามีเวลาให้แต่ละท่านจริง ๆ กี่นาที
ซึ่งถ้าหากว่ามีใครบางคนในที่ประชุม มักจะพูด หรือแสดงความคิดเห็นของตัวเองอยู่ตลอด หรือใช้เวลานานกว่าคนอื่น ๆ อาจนำมาซึ่งความรู้สึกขุ่นเคืองใจ และไม่พอใจได้มาก ๆ ที่ไม่เคารพและเอาเวลาอันมีค่าของผู้อื่นไปจนเกือบหมด ซึ่งด้วยเวลาที่มีจำกัดมาก ๆ เช่นนี้ เรายิ่งไม่สามารถให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น หรือให้ข้อมูลได้อย่างทั่วถึง ถ้าหากว่าเราปล่อยให้ใครสักคน เอาที่ประชุมไปเป็นเวทีของเขาเพียงคนเดียว (หรือ 2 – 3 คน)
ซึ่งมีวิธีการ ที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพ คุ้มค่ากับเวลา และได้ข้อมูลความคิดเห็นอย่างทั่วถึง ดังนี้
• ก่อนเริ่มประชุม เป็นช่วงสำคัญที่จะชี้แจ้งเพื่อทำความเข้าใจ และตกลงร่วมกัน โดย
- บอกกล่าวถึงความคาดหวังว่า อยากให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการออกความเห็น แสดงข้อมูลต่าง ๆ ในทุกหัวข้อที่จะเกิดขึ้น
- ขออนุญาตที่ในระหว่างบทสนทนา อาจจะขอความช่วยเหลือ หรือ ถามหาความคิดเห็น หากต้องการมุมมองอื่นเพิ่มเติม
- จะยังไม่ปล่อยผ่านหัวข้อใด ถ้าหากผู้ร่วมประชุมยังมีคำถาม หรือ สิ่งที่ต้องการนำเสนอเพิ่มเติม
- ขอความร่วมมือในการเก็บงานและอุปกรณ์อื่น ๆ ลง เพื่อให้ความสำคัญอยู่ที่หัวข้อการประชุม และให้ความสนใจไปยังผู้พูดอย่างเต็มที่
• ระหว่างประชุม ให้ความสนใจไปยังพูดผู้อย่างเต็มที่ เพื่อให้เขาได้พูดในสิ่งที่ต้องการสื่อสารอย่างครบถ้วน และ หากทุกคนทำเช่นนี้ โอกาสที่จะมีคนแทรกแซงก็จะน้อยลง แต่ในทางกลับกันหากไม่ได้มีใครตั้งใจฟังใคร การแทรกแซงหรือขโมยบทสนทนาไปพูดต่อ ก็จะเกิดขึ้นได้ง่ายมาก - ถ้าหากคุณสังเกตเห็นว่ามีคนที่พูดบ่อยเกินไป หรือไม่ได้เปิดโอกาสให้ผู้อื่นได้แสดงความคิดเห็น คุณสามารถบอกเขาได้ว่า “ขออนุญาตถามคนอื่น ๆ ก่อน แล้วจะกลับมาที่คุณอีกครั้ง โอเคไหม?”
- ถ้าคุณสังเกตเห็นได้ว่ามีคนโดนแทรกแซง คุณสามารถชวนให้เขาได้พูดจนจบ โดนถามเขาว่า “เมื่อกี้มีอะไรที่คุณตั้งใจจะพูดอยู่หรือเปล่า”
- ถ้าคุณโดนขัดจังหวะเอง คุณสามารถที่จะพูดออกมาได้ ว่า “จริง ๆ ยังพูดไม่จบ ขอแชร์ความคิดเห็นส่วนที่เหลือต่อก่อน แล้วจะขอฟังความคิดเห็นของคุณด้วย”
• หลังประชุม หากในการประชุมครั้งนั้น มีคนที่ใช้เวลาในการพูดและแสดงความคิดเห็นมากกว่าที่ควร คุณควรที่จะเข้าไปคุยกับเขาตรง ๆ เพื่อให้เขาได้รู้ตัว โดยสามารถบอกกับเขาได้ว่า “เราขอบคุณและชื่นชมในการแสดงความคิดเห็นของเขามาก แต่เราตั้งใจมากเช่นกันที่จะให้ผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่น ๆ ได้มีส่วนร่วมมากกว่านี้ เพราะฉะนั้น จะช่วยได้มาก หากเขาสามารถที่จะรอให้คนอื่นได้พูดก่อนแล้วค่อยเสริม หรือ เขาสามารถช่วยเชิญชวนให้คนที่ยังไม่ได้แสดงออกได้แชร์มุมมองของเขาด้วย”
🔰 2. หัวหน้ายังไม่ใช่ผู้นำประชุมที่ดี
ถ้าหากหัวหน้าไม่ได้มีทักษะในการนำประชุม หรือ facilitate ได้ดี คุณสามารถเข้ามามีบทบาทในเรื่องนี้ได้ โดยเสนอหัวหน้าในการช่วยเตรียมกำหนดการ ข้อหัวการประชุม และผลลัพธ์ที่คาดหวัง หรือถ้าเป็นไปได้ หากคุณเป็นคนที่ผู้เข้าร่มประชุมให้ความเคารพ และคุณเต็มใจ คุณสามารถเสนอเป็นผู้นำประชุมให้ หรือ ถ้าหากบทบาทของคุณอาจยังไม่เหมาะสม คุณสามารถแนะนำคนที่คุณคิดว่าเหมาะในการนำประชุมให้กับหัวหน้าได้ โดยอธิบายกับหัวหน้าว่า การที่หัวหน้าเป็นผู้นำสูงสุดในที่ประชุมไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องนำประชุมหรือทำทุกอย่างด้วยตัวเอง
ในอีกทางหนึ่ง สิ่งที่ช่วยและมีประโยชน์มาก ๆ คือการถามคำถามเพื่อสร้างความชัดเจนว่าอะไรคือผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการประชุมครั้งนี้ และช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถให้สิ่งเหล่านั้นได้ เช่นเมื่อเริ่มประชุมคุณอาจจะขออนุญาตและถามว่า “อะไรคือสิ่งที่หัวหน้ามองหา และต้องการจากการประชุมครั้งนี้ และพวกเราจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณได้สิ่งนั้นแล้ว”
🔰 3. ใช้เวลาไปกับการอัพเดตข้อมูลข่าวสาร และไม่คุยกันในเรื่องที่สำคัญ ๆ
การใช้เวลา 10 – 15 นาทีในการอัพเดตข้อมูลข่าวสาร ในการประชุม 90 นาทีไม่ใช่ปัญหา แต่การใช้เวลาทั้ง 90 นาทีในการอัพเดตข้อมูลที่จริง ๆ แล้วสามารถสื่อสารผ่านทางอีเมลได้ ต่างหากที่เป็นปัญหา หากเรื่องสำคัญ ๆ ไม่ถูกหยิบมาพูดถึงกันอย่างจริงจังในที่ประชุม อาจนำมาซึ่งปัญหาที่ลุกลามโดยไม่ทันรู้ตัว และแก้ไขได้ยากขึ้นกว่าเดิม
เราสามารถสำรวจและมองถึงประเด็นต่าง ๆ ที่อาจเป็นเรื่องสำคัญที่ถูกละเลย และควรนำมาเป็นข้อหัวการประชุม ด้วยการตอบคำถามเหล่านี้ - มีอะไรที่ทีมจำเป็นต้องพูดคุยกัน
- อะไรคือสิ่งที่ช่วยให้ทีมสามารถเริ่มทำงานได้ และอะไรคือสิ่งที่ขัดขว้าง
- อะไรคือสิ่งที่ทีมจำเป็นต้องเรียนรู้
- อะไรคือสิ่งที่ทีมต้องการสร้างความเข้าใจให้ตรงกัน
- อะไรคือสิ่งที่ทีมเป็นกังวลในช่วงนี้
หากค้นพบประเด็นสำคัญ และได้หัวข้อที่ควรพูดคุยในที่ประชุมแล้ว แนะนำให้กำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวัง และเวลาที่ต้องการใช้เพื่อให้บรรุเป้าหมาย และหากทำได้ดีในการพูดคุยถึงสิ่งเหล่านี้ในที่ประชุมอย่างจริงจังสัก 1 – 2 ประเด็นแล้ว เชื่อว่า เวลาที่ใช้ไปในการอัพเดตข้อมูลจะน้อยลงไปอย่างเห็นได้ชัด
🔰 4. ต่างคนต่างทำงานตัวเอง หรือสนใจสิ่งอื่น ที่ไม่ใช่การประชุม
เราสามารถยอมรับได้ถ้าหาก การขัดจังหวะ หรือสิ่งรบกวน เป็นเรื่องที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำ แต่ถ้าหากว่าเมื่อไรที่มีการตอบอีเมล เช็คข้อความ อยู่กันเป็นปกติ นั่นหมายถึงเรากำลังทำลายความหมายของการประชุมและการมีส่วนร่วม ซึ่งการจะสร้างพฤติกรรมที่พึงประสงค์ (เช่นเดียวกับการสร้างวัฒนธรรมองค์กร) เริ่มต้นจากข้างบน นั่นหมายถึงผู้นำจะต้องเป็นแบบอย่างในที่ประชุม ในการแสดงออกทั้งภาษาพูดและภาษากาย หากผู้นำ ทำงานอื่น ตอบข้อความ อยู่กับอุปกรณ์เทคโนโลยีของตัวเองในระหว่างประชุมไปด้วย นั่นหมายถึงว่าเขากำลังสื่อสารไปยังทุกคนในที่ประชุมนั้นว่า การประชุมนี้ไม่ได้มีความสำคัญมากนัก และนำไปสู่การสร้าง ‘วัฒนธรรมในที่ประชุมที่เกิดขึ้นโดยไม่ได้ตั้งใจ’ ว่าพฤติกรรมเหล่านี้เป็นเรื่องที่ยอมรับได้ และทำได้
เพื่อหยุดพฤติกรรมเหล่านี้ เริ่มต้นได้ด้วยการสื่อสารไปตั้งแต่ตอนต้น ว่า เราต้องการให้ผู้เข้าร่วมทำอย่างไร และมันสำคัญอย่างไร เช่นคุณสามารถบอกกับผู้เข้าร่วมได้ว่า “เราอยากให้ผู้เข้าร่วมทุกคนให้ความสนใจ และมีส่วนร่วมกันการประชุมครั้งนี้อย่างเต็มที่ เพราะฉะนั้น รบกวนตรวจสอบเครื่องมือสื่อสาร และจัดการให้เรียบร้อยก่อนเริ่มประชุม เพื่อไม่ให้รบกวนผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ รวมถึงตัวเขาเองด้วย และการมีส่วนร่วมของเขามีความสำคัญต่อเรา ต่อเพื่อน และต่อคุณภาพการประชุมครั้งนี้มาก
🔰 5. คุยเรื่องซ้ำ ๆ เพราะไม่เกิดอะไรขึ้นหลังจากประชุมเสร็จ
หากมีประเด็นปัญหาที่ถูกยกขึ้นมาพูดคุยในที่ประชุมและยังไม่ได้รับการแก้ไข หรือไม่มีอะไรเกิดขึ้น สิ่งสำคัญที่ควรทำ คือ ต้องมั่นใจว่า มีการกำหนดแผนการและขั้นตอนพร้อมผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน ว่าจะเกิดอะไรบ้างขึ้นหลังจากนี้ตั้งแต่ในที่ประชุม เพื่อสามารถเกิดการลงมือทำได้เลย โดยที่ควรส่งสรุปการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมทุกท่านภายใน 1 ชั่วโมงหลังจบ หรือ อย่างช้าที่สุดคือภายในวันที่มีการประชุมนั้น และมอบหมายให้มีผู้ติดตามและอัพเดตความคืบหน้าไปยังทุกคน ว่ามีการดำเนินการไปอย่างไรในส่วนต่าง ๆ ที่แต่ละคนได้รับมอบหมาย ซึ่งความคืบหน้าของงานควรอยู่ ที่ 85% ถ้าหากว่าน้อยกว่านั้น ให้พูดคุยกับทีมว่าเกิดอะไรขึ้น และทำอย่างไรเพื่อให้พวกเขาสามารถกลับมาดำเนินการต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ
===========================
เราอาจจะไม่สามารถขจัดปัญหาความท้าทายต่าง ๆ ที่ได้กล่าวไปให้หมดได้ แต่เราสามารถลดสถานการณ์เหล่านั้นให้น้อยลงได้ และถ้าหากเราเป็นคนหนึ่งที่กำลังเดือดร้อนหรือประสบปัญหาความท้าทายใด อย่าลืมว่าเราเองก็เป็นคนหนึ่งที่สามารถมีอิทธิพลและสร้างการเปลี่ยนแปลงในห้องประชุมไปในทิศทางที่ดีขึ้นได้ ด้วยการเลือกที่จะพูดถึงประเด็นดังกล่าวและสิ่งที่คาดหวังอยากให้เป็นอย่างตรงไปตรงมาและจริงใจ พร้อมกับเป็นแบบอย่างที่ดีในการปฏิบัติตัวในแบบที่เราอยากเห็น
เพราะอย่าลืมว่า ไม่ว่าจะตั้งใจหรือไม่ก็ตาม วัฒนธรรมองค์กร (รวมถึงในที่ประชุมด้วย) ก็จะเกิดขึ้นอยู่ดี ทำไมเราไม่มาสร้างวัฒนธรรมในแบบที่เราอยากเห็นกันล่ะ
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
corporate culture
culture
.
.
>>>>
https://hbr.org/2018/06/5-common-complaints-about-meetings-and-what-to-do-about-them
.
.
>>>
