ในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว การประชุมทำหน้าที่เป็นหัวใจสำคัญของการสื่อสารในองค์กร นอกเหนือจากหน้าที่หลักในเชิงการบริหารจัดการและติดตามงานแล้ว การประชุมยังมีศักยภาพแฝงในการเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กร การผสมผสานค่านิยม (core values) องค์กรเข้ากับการประชุมไม่เพียงแต่ช่วยให้เกิดความสอดคล้องกันของการทำงานกับวัฒนธรรมองค์กรเท่านั้น แต่ยังสร้างประสบการณ์ที่สม่ำเสมอและมีความหมายสำหรับสมาชิกในทีมทุกคน เราขอแนะนำ 5 กลยุทธ์ในการผสมผสานวัฒนธรรมองค์กรเข้ากับการประชุมที่มีในแต่ละวันได้อย่างลงตัว
1. เริ่มต้นด้วย Culture Moment’ ก่อนเสมอ:
—การเริ่มต้นการประชุมด้วยการหยิบยกประเด็น “การนำวัฒนธรรมองค์กรไปใช้ในชีวิตประจำวัน (สัปดาห์ที่ผ่านมา)” สามารถสร้างบรรยากาศเชิงบวกและแสดงให้เห็นถึงการมุ่งเน้นเอาจริงเอาจัง ด้วยการเน้นย้ำถึงกรณีที่คนในทีมเป็นตัวอย่างที่ดีของบริษัท ใช้ช่องทางนี้ให้ทุกคนระลึกถึงค่านิยมหลักขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องราวประทับใจส่วนตัว การยอมรับผลงานที่เป็นแบบอย่าง หรือการเน้นย้ำถึงความสำเร็จที่สำคัญๆ การประชุมทำหน้าที่เป็นจุดช่วยย้ำถึงวัฒนธรรมองค์กรในการดำเนินงานในแต่ละวัน
2. ใช้ประเพณี (Ritual) และสัญลักษณ์
—ไม่ว่าจะอารยธรรมหรือภาษาใดๆของโลก ประเพณีและสัญลักษณ์ต่างๆ ล้วนเป็นส่วนประกอบสำคัญของวัฒนธรรม สภาพแวดล้อมขององค์กรก็ไม่แตกต่างกัน การแนะนำประเพณี ที่เป็นเอกลักษณ์ในการประชุม หรือใช้สัญลักษณ์ที่สะท้อนถึงหลักการของบริษัท อาจส่งผลกระทบเชิงบวกอย่างมาก ตัวอย่างเช่น การส่ง token เชิงสัญลักษณ์ให้กับบุคคลที่มีแนวคิดหรือนวัตกรรมการทำงานที่โดดเด่นในสัปดาห์นั้น การนำเสนอที่จับต้องได้ดังกล่าวส่งเสริมการเชื่อมโยงกับค่านิยมองค์กร
3. ส่งเสริมการทบทวนค่านิยมองค์กร
—การอุทิศส่วนหนึ่งของการประชุมเพื่อไตร่ตรอง (introspect) และสะท้อน (reflect) ค่านิยมองค์กร ช่วงเวลานี้จะเป็นหน้าต่างที่จะประเมินว่าการประชุมสะท้อนถึงหลักปฏิบัติหรือค่านิยมขององค์กรได้ใกล้เคียงเพียงใด การตัดสินใจมีความโปร่งใสหรือไม่? การพูดคุยเป็นไปแบบมีความร่วมมือกันหรือไม่? ช่วงเวลาแห่งการไตร่ตรองเหล่านี้ผลักดันให้ตระหนักถึงความสำคัญของการปฏิบัติตามค่านิยมของบริษัท แม้กระทั่งในสภาพแวดล้อมที่มีโครงสร้างเช่นการประชุม
4. วางโครงสร้างการประชุมที่สะท้อนวัฒนธรรม
—กรอบการประชุมควรสอดคล้องกับหลักปฏิบัติของบริษัท หากบริษัทยึดมั่นในความร่วมมือ (collaboration) การประชุมควรจะเน้นการมีส่วนร่วม โดยจัดให้มีพื้นที่สำหรับทุกเสียง ในทางกลับกัน หากเน้นประสิทธิภาพเป็นหลักสำคัญ ความตรงต่อเวลาและการยึดมั่นในวาระการประชุมจะกลายเป็นสิ่งสำคัญ ลำดับของการประชุมควรเป็นข้อพิสูจน์ถึงวัฒนธรรมองค์กรอันเป็นจุดยืนของบริษัท
5. เสริมเขี้ยวเล็บด้วยการฝึกอบรมและให้เครื่องมือ
—การลงทุนในการพัฒนาผู้อำนวยการประชุม (facilitator)เพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร เรียนรู้เทคนิคการสร้างการมีส่วนร่วมแบบองค์รวมซึ่งเป็นรากฐานสำคัญ นอกจากนี้ การจัดสรรทรัพยากร ไม่ว่าจะเป็นเทมเพลตวาระการประชุมที่เน้นวัฒนธรรมองค์กรเป็นศูนย์กลาง หรือคำถามที่ก่อให้เกิดการอภิปรายที่ขับเคลื่อนด้วยค่านิยม ก็สร้างผลกระทบเชิงบวกได้มาก
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.
