4 แนวทางบริหารจัดการเวลาให้ดียิ่งขึ้น

ในงานวิจัยชิ้นหนึ่งที่เข้าไปสำรวจกลุ่มคนทำงานกว่า 700 คน ที่ถูกขนานนามว่าเป็นกลุ่มที่ยุ่งเป็นพิเศษ (busy professionals) ในหลากหลายตำแหน่งหน้าที่และระดับด้วยคำถามว่าอะไรคือปัจจัยที่นำไปสู่อาการหมดไฟ ผลสำรวจพบว่าการไม่มีเวลาโฟกัสกับงานของตัวเอง (lack of time for focused work) คือ ปัจจัยที่นำมาเป็นอันดับหนึ่งที่ 63% ในขณะที่มีเพียง23.2% กล่าวว่าเป็นเรื่องของวัฒนธรรมองค์กร และ 22.1% กล่าวว่าเป็นเรื่องของรายได้ที่ไม่สมน้ำสมเนื้อ

เมื่อถามต่อว่าแล้วปัจจัยอะไรที่จะช่วยลดความเสี่ยงต่ออาการ burnout ผลสำรวจก็ยังคงสอดคล้องไปกับตัวเลขข้างต้น ว่า 69.1% ขอให้ตนเองได้มีเวลาโฟกัสกับงานส่วนตัวมากขึ้น ในขณะที่ผู้ที่ตอบว่าการขึ้นอัตราค่าตอบแทนจะช่วยให้อาการหมดไฟหายไปมีอยู่ที่ 30.5% ตามมาด้วยวัฒนธรรมองค์กรดี ๆ ที่ 24.5%

ข้อสรุปเบื้องต้นของงานวิจัยนี้ทำให้เราพอจะเห็นข้อเท็จจริงที่ทั้งเห็นด้วยและขัดกับสิ่งที่เราเชื่อมาตลอดอยู่บ้าง คือ เห็นด้วยว่า การบริหารจัดการเวลาของตัวเองไม่ได้อันนำไปสู่การทำงานหามรุ่งหามค่ำจนกลืนกินส่วนอื่น ๆ ของชีวิตจะนำไปสู่อาการหมดไฟในที่สุด และขัดกับความคิดเดิม ๆ อยู่บ้างตรงที่หลายองค์กรเชื่อว่าการทุ่มเงินจ่ายค่าจ้างแพง ๆ จะทำให้พนักงานใจชื้นและหมดอาการ burnout ไปเอง หรือเช่นว่าการมีวัฒนธรรมองค์กรดี ๆ ในภาพรวมจะช่วยเยียวยาอาการหมดไฟได้

วันนี้เราจะมาพูดกันถึงวิธีแก้ปัญหาอาการหมดไฟตามอันดับของผลสำรวจที่พนักงานกว่า 69.1% ในงานวิจัยนี้กล่าวว่าถ้าสามารถจัดการบริหารเวลา (time management) ได้ ปัญหาก็อาจได้รับการแก้ไข แล้วเราจะเพิ่มเวลาให้กับการทำงานของตัวเองตลอดจนป้องกันอาการ burnout ได้อย่างไร เราลองมาดูคำแนะนำดังต่อไปนี้กันครับ

1. กำหนดกรอบเวลาอย่างชัดเจนสำหรับการติดต่อประสานงาน (Adopt core collaboration hours for meetings)

ตัวการอันดับหนึ่งที่เข้ามาติดพันทำให้เราไม่มีเวลาทำงานของตัวเองก็คือประชุมที่เยอะเกินไป ทั้งประชุมทีม ประชุมระหว่างแผนก ตลอดจนมื่อใครก็ตามโทรมาขอให้เราทำงานแทรก งานเร่ง งานด่วนต่าง ๆ ดังนั้นสิ่งที่บริษัทสามารถเป็นตัวตั้งตัวตีช่วยคลายปมนี้ได้คือการออกระเบียบจำกัดเวลาแห่งการประสานงานใด ๆ เช่น เฉพาะระหว่างเวลา 10.00 – 14.00 น. หรือแบ่งครึ่งเช้าครึ่งบ่ายไปเลย เป็นต้น

2. กำหนดกรอบเวลาสำหรับงานส่วนตัว (Encourage dedicated time for routines and tasks)

เพื่อให้สอดคล้องไปกับ core collaboration hours ข้างต้น เราเองก็ต้องกำหนด routine ของตัวเองขึ้นมาให้ล้อไปด้วยกัน เช่น เมื่อเราทราบแล้วว่าระหว่างสิบโมงถึงบ่ายสองจะมีประชุมหรืออาจถูกรบกวนให้ช่วยเหลืออะไรบางอย่างได้อยู่ตลอดเวลา เราก็จัดลำดับงานสำคัญ ๆ มาสปริ้นท์ในช่วงเช้า เป็นต้น

3. ทำให้คนอื่นรู้ว่าเมื่อไหร่ที่ตัวเองไม่ว่าง (Align digital presence to the calendar)

โปรแกรมคุยงานยอดฮิตอย่าง Slack ไม่ได้มีไว้เพียงเพื่อให้เราแยกเรื่องงานออกมาจากไลน์ แต่ยังช่วยสื่อสารให้คนอื่นทราบด้วยว่าเมื่อไหร่ที่เราว่างหรือไม่ว่าง ซึ่งก็อาจต้องอาศัยความซื่อสัตย์ต่อตนเองและผู้อื่นอยู่พอสมควร เพราะไม่ใช่ว่าเราจะตั้งสถานะ do not disturb ในเวลางานเพียงเพราะไม่อยากให้คนอื่นรบกวนได้ และในทางกลับกันเมื่อเลิกงานสถานะ do not disturb ก็ควรจะศักสิทธิ์ คือ หากไม่มีเรื่องคอขาดบาดตายจริง ๆ ทั้งเราและเพื่อนร่วมงานก็ไม่ควรจะรบกวนกันและกัน

4. ลงตารางชีวิตส่วนตัวในปฏิทินงาน (Ensure that personal time is reflected on work schedules)

คล้ายกันกับข้อข้างต้น คือเราต้องการให้ผู้อื่นทราบว่าช่วงเวลานี้เราว่างหรือไม่ว่าง เพียงแต่มีส่วนเสริมพ่วงท้ายต่ออีกหน่อยว่าเพราะอะไร บางทีเราอาจจะมีนัดทำฟัน ทานข้าวเย็นกับครอบครัว พาลูกไปโรงเรียน ใช้เวลาวันหยุดกับที่บ้าน อาจฟังดูแหวกแนวไปสักนิดแต่ให้เราลองใส่กิจกรรมเหล่านี้ลงไปในตารางงานของเราไม่ว่าจะเป็น Google Calendar หรือ Outlook ดูได้เลย พร้อมส่งเสริมให้ทุกคนในองค์กรเช็คตารางงานของกันและกันก่อนจะติดต่อประสานงานใด ๆ โดยเฉพาะในวันหยุด

และทั้งหมดนี้ก็คือสี่แนวทางที่จะช่วยให้เรามีเวลาโฟกัสกับงานตรงหน้าของตัวเองจริง ๆ มากขึ้น ทั้งยังช่วยให้เราได้มีเวลาของตัวเองอย่างแท้จริงนอกเวลางาน การมีวัฒนธรรมองค์กรที่ดีเป็นทุนเดิมเป็นสิ่งที่ดีอยู่แล้ว รายได้ที่สมน้ำสมเนื้อกับเนื้องานภาระหน้าที่ก็เช่นกัน แต่เรามาช่วยกันส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการเช็คและเคารพปฏิทินชีวิตของกันและกันด้วยอีกสักอย่างก็จะดีไม่น้อย

A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
Corporate culture
Organizational culture
.
.