ในยุคใหม่ของการประชุม แทนที่เราจะมาโฟกัสว่าเราจะเจอกันที่ไหนอย่างไร เราสามารถที่จะโฟกัสได้มากขึ้นกับวัตถุประสงค์ของการประชุมในแต่ละครั้ง และเพื่อให้การประชุมในแต่ละครั้งมีความหมายมากขึ้นวันนี้เราจะมาพบกับ 3 รูปแบบของการประชุมในยุคใหม่ และวิธีทำให้มันออกมาดีที่สุด
เราควรที่จะเปลี่ยนจากคำว่าการประชุมเป็นคำว่าการพบปะ เพราะเมื่อใช้คำว่าประชุมมันทำให้การนัดหมายต่าง ๆ ดูเคร่งเครียด และเร่งรีบ แต่การพบปะนั้นสามารถมีได้หลายจุดประสงค์ และเปิดโอกาสให้เราโฟกัสไปที่จุดประสงค์ของแต่ละครั้งได้มากกว่าแค่เรียกมันว่านัดประชุม
โดยหลัก ๆ แล้วเราจะมาดูการพบปะ 3 รูปแบบได้แก่ Transactional gathering (หรือการพูดคุยเพื่อแลกเปลี่ยน) Relational gathering (การพูดคุยเพื่อพัฒนาความสัมพันธ์) และ Adaptive gathering (การพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องยาก ๆ) และการแบ่งการพบปะทั้งในโลกออนไลน์ และออฟไลน์ออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ ๆ นี้ จะช่วยให้องค์กรเห็นภาพได้ชัดมากขึ้นว่าการประชุมในแต่ละครั้งนั้นเกิดขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์อะไร และตอบโจทย์มากน้อยแค่ไหน
Transactional Gatherings
วัตถุประสงค์หลักของ Transactional gathering คือการพูดคุยเพื่อให้งานเดินหน้า ตัวอย่างเช่น การประชุมอัพเดทงานต่าง ๆ หรือประชุมวางแผน ซึ่งมักจะต้องมี 3 องค์ประกอบเพื่อให้ประสบความสำเร็จ ได้แก่
1) มีเอกสารที่แชร์ร่วมกัน
นอกเหนือจากการฉายสไลด์ในห้องประชุมแล้ว การประชุมออนไลน์อาจจะใช้เครื่องมืออย่าง Google slide, Miro หรืออื่น ๆ ได้ สาเหตุที่เอกสารร่วมกันนี้สำคัญคือเพื่อให้ทุกคนเห็นความคืบหน้าไปด้วยกัน และโฟกัสได้ง่ายขึ้น ป้องกันคนหลุดบทสนทนา
2) ให้ทุกคนมีพื้นที่เท่ากัน
โดยเฉพาะในกรณีที่เป็นการประชุมแบบ Hybrid ที่มีสองคนอยู่ที่เดียวกัน สิ่งที่ต้องระวังเป็นพิเศษคือการที่ทุก ๆ คนควรมีจอเป็นของตัวเอง เพื่อไม่ให้เกิดการแย่งกันพูด หรือให้เป็นจุดสนใจ และในอีกด้านหนึ่งแล้วมันยังช่วยให้บทสนทนาเป็นธรรมชาติได้มากขึ้นอีกด้วย
3) สร้างการมีส่วนร่วม
ผู้นำการประชุมต้องคอยสอดส่องสัญญาณว่าสมาชิกแต่ละคนมีสมาธิกับการประชุมมากน้อยแค่ไหน โดยในกรณีที่เป็น Hybrid จะดูได้จากการเปิดไมค์ หรือการยกมือ และเมื่อจับสัญญาณเหล่านี้ได้ผู้นำการประชุมควรที่จะส่งคำถาม และสร้าง engagement อย่างต่อเนื่องเพื่อให้การประชุมดำเนินต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Relational Gatherings
การพบปะแบบนี้มีจุดประสงค์คือเพื่อสร้างความสัมพันธ์ ตัวอย่างเช่น งาน outing องค์กร หรือ อาหารกลางวันบริษัท ซึ่งต้องมีองค์ประกอบหลัก 3 อย่างเพื่อให้ประสบความสำเร็จ
1) มีจุดประสงค์ชัดเจน
การพบปะเพื่อความสัมพันธ์ถูกมองว่าแค่ให้คนมาเจอกันก็พอแล้ว แต่ในความเป็นจริงแล้วนั้นมันไม่เพียงพอ เพราะแม้ว่าการพบปะแบบไม่มีจุดหมายบางครั้งอาจจะเป็นบรรยากาศที่ดีแต่มักจะไม่ใช่ทางเลือกที่ดีในการสร้างความสัมพันธ์ ดังนั้นสำหรับองค์กรแล้วถ้าอยากให้คนมารู้จักกันอาจลองตั้งจุดประสงค์เหล่านี้ดู:
– เรียนรู้เส้นทางอาชีพของกันและกัน
– ทำความเข้าใจแรงบันดาลใจ
– ช่วยกันสะท้อนประสบการณ์การเติบโตที่ผ่านมา
วัตถุประสงค์เหล่านี้จะช่วยเป็นจุดเริ่มต้นให้คนเรามารู้จักกันได้อย่างเป็นธรรมชาติมากขึ้น
2) มีตารางกิจกรรม
เพื่อให้การเปิดเผยข้อมูลเป็นไปได้อย่างสะดวกใจมากขึ้น เราควรแบ่งช่วงของการพบปะออกเป็นช่วงเวลาของการทบทวนตัวเอง แยกกับการแบ่งปัน เช่นในส่วนของคำถามทบทวนตัวเองเช่น:
– วาดแผนที่เส้นทางอาชีพตัวเองที่ผ่านมา
– นึกถึงคำแนะนำเกี่ยวกับงานที่เรานึกถึงบ่อย ๆ
– เล่าเรื่องเหตุการณ์ยาก ๆ ที่ผ่านมาได้
เพราะว่าความสัมพันธ์ที่แข็งแรงนั้นถูกสร้างขึ้นจากการไต่ระดับการเปิดเผยตัวเอง ดังนั้นกิจกรรมเหล่านี้จึงควรถูกออกแบบให้เราเลือกระดับที่สะดวกใจจะเปิดเผย และวางแผนสิ่งที่อยากแชร์ได้ล่วงหน้า มากกว่าการไม่ได้เปิดโอกาสได้เตรียมตัวที่สุดท้ายแล้วมักจะมีโอกาสที่จะปิดตัวเองมากกว่าเดิม
3) ผสมคนจากหลาย ๆ แผนก ระดับ และสถานที่เข้าด้วยกัน
ถ้าปล่อยไว้เฉย ๆ แน่นอนว่าเรามักจะเข้าหาคนที่เราสะดวกใจ เช่น เพื่อร่วมทีม หรือ เพื่อน แต่วัตถุประสงค์ของงานคือให้คนในองค์กรรู้จักกันมากขึ้น ดังนั้นจึงควรสร้างสถานการณ์ที่พนักงานเข้าถึงกันได้มากกว่าแค่กลุ่มเดิม ๆ
Adaptive Gatherings
การพูดคุยประเภทนี้มีจุดประสงค์เพื่อจัดการกับเรื่องยาก ๆ ที่อาจมีความซับซ้อน หรือมีประเด็นที่ sensitive อยู่ และบางครั้งอาจจะไม่มีทางออกที่ดีที่สุดชัด ๆ การพูดคุยในลักษณะนี้จึงต้องอาศัยทั้งความรวดเร็ว และความละเอียดอ่อน ตัวอย่างเช่น การวางแผนกลยุทธ์ การทำ sprint การคุยแผนอาชีพ หรือการจัดการกับผลกระทบที่องค์กรสร้าง และต้องอาศัยเงื่อนไขดังนี้:
1) สภาพแวดล้อมที่ยืดหยุ่น
เนื่องจากการประชุมประเภทนี้มีความไม่แน่นอนหลายอย่าง สถานที่ประชุดจึงควรที่จะมีความยืดหยุ่น แตกต่างจากห้องประชุมมาตรฐาน ตั้งแต่สิ่งของในห้องที่ย้ายไปมาได้ ไม่ควรมีบรรยากาศของชนชั้น (เช่น ห้องบอร์ดบริหาร) บรรยากาศที่เปิด และยืดหยุ่นเหล่านี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีมุมมองของการเปิดกว้าง และเห็นความเป็นไปได้ใหม่ ๆ มากขึ้น
2) ความรู้สึกปลอดภัย
เรามักจะคิดว่าบทสนทนายาก ๆ ควรเป็นเรื่องที่คุยกันซึ่ง ๆ หน้า เพื่อที่ภาษากายจะช่วยสื่อสารความเป็นพื้นที่ปลอดภัยได้ แต่ในช่วงของโควิดที่ผ่านมางานวิจัยพบว่านี่ไม่ใช่เรื่องที่จำเป็น หรืออาจจะให้ผลตรงกันข้ามด้วยซ้ำ เพราะสำหรับบางคนมีการระบุว่าพวกเขารู้สึกปลอดภัยกว่าเวลาที่เป็นการประชุมแบบออนไลน์ ดังนั้นอย่าใช้วิธีเป็นตัวตั้ง แต่โฟกัสไปที่ความรู้สึกปลอดภัยของพนักงาน และเลือกใช้วิธีที่เหมาะสมที่สุดในสถานการณ์ และกลุ่มคนเหล่านั้น
3) ลดความตึงเครียด
ส่วนใหญ่แล้วปัญหายาก ๆ มันจะมีความเร่งด่วนพ่วงมาด้วย และมักจะเป็นปัจจัยใหญ่ ๆ ที่ทำให้การคิด และตัดสินใจเป็นไปได้ไม่ดี ดังนั้นในกรณีแบบนี้เราจึงควรหาทางลดความตึงเครียดในบรรยากาศลง เช่น การพักเบรคสั้น ๆ หรือการพูดคุยนอกเหนือจากประเด็นสัก 1 – 2 นาทีจะช่วยให้ความตึงเครียดลดลง และพบไอเดียที่สร้างสรรค์ได้มากขึ้น
สุดท้ายนี้ทั้ง 3 ประเภทของการประชุมที่กล่าวไป แม้ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน แต่ก็ไม่ได้แปลว่าเราจะเอามันมาผสมกันบ้างไม่ได้เพื่อให้เข้ากับโจทย์ และบริบทของตัวเอง เพราะอย่างไรก็ตามสุดท้ายแล้วสิ่งสำคัญของการประชุมในทุก ๆ รูปแบบคือการตอบจุดประสงค์ให้ได้ และหวังว่าองค์ประกอบต่าง ๆ ในข้างต้นนี้จะช่วยให้การตอบโจทย์องค์กรของท่านเป็นไปได้มากขึ้น
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
Corporate culture
Organizational culture
.
.
https://hbr.org/2022/09/3-types-of-meetings-and-how-to-do-each-one-well
