การที่องค์กรใหญ่ ๆ อยากจะผันตัวมาใช้ระบบ Agile ในการทำงาน มักจะประสบกับกำแพงชิ้นหนา ๆ ที่เรียกว่าระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ ขององค์กรที่มักพัฒนาตามความเปลี่ยนแปลงไม่ทัน และท่ามกลางความน่าถอดใจนี้ก็มีบางองค์กรที่สามารถฝ่าฟันอุปสรรคเหล่านี้และนำระบบการทำงานแบบ Agile มาปรับใช้ได้ในที่สุด และวิธีนั้นมีชื่อว่า Agility Hacks
ตลอด 20 ปีที่ผ่านมากระบวนการ Agile ได้ช่วยให้หลายธุรกิจเปลี่ยนตัวเองจากองค์กรที่ทำงานแบบเดิม ๆ ตลอดให้กลายเป็นแหล่งบ่มเพาะความคิดสร้างสรรค์ และผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ตลอดเวลา ด้วยการส่งเสริมการทำงานข้ามทีม และแบ่งงานใหญ่ออกเป็นชิ้นย่อย ๆ เพื่อสร้างชิ้นงานต้นแบบให้เร็วที่สุด และเก็บฟีดแบคจากลูกค้าให้เร็วที่สุดเพื่อนำไปปรับพัฒนาต่อ แม้จุดเริ่มต้นของ Agile จะมาจากการพัฒนา Software แต่ปัจจุบัน Agile อยู่กับทุกฟังก์ชั่นของหลาย ๆ องค์กรไปเป็นที่เรียบร้อย
แม้ว่า Agile จะมีประโยชน์อย่างมากในด้านของการที่ทำให้ธุรกิจมีความคล่องตัว และปรับเปลี่ยนได้อย่างทันต่อความเปลี่ยนแปลงของทั้งลูกค้า และตลาด แต่แน่นอนว่า Agile เองก็ไม่ได้เหมาะกับงาน หรือธุรกิจที่ต้องมีความสม่ำเสมอ และรักษาประสิทธิภาพ โดยเฉพาะธุรกิจใหญ่ ๆ ที่มี Volume สินค้าเยอะ ระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ ที่มีช่วยให้ธุรกิจดำเนินได้อย่างราบรื่น ไม่ติดขัด และความเปลี่ยนแปลงต่อระบบแม้แต่เล็กน้อยก็จะนำมาซึ่งความเสี่ยงที่ธุรกิจในลักษณะนี้ยอมรับได้ยาก แต่เมื่อองค์กรที่เคยเน้นความสม่ำเสมอ และการรักษาประสิทธิภาพมาถึงจุดที่ต้องพัฒนาตัวเองเพื่อเข้าหากลุ่มลูกค้าใหม่ sector ใหม่ ๆ และการแข่งขันแบบใหม่ องค์กรเหล่านี้จะสามารถก้าวข้ามกฏระเบียบเดิม ๆ ขององค์กรได้อย่างไร ?
วันนี้เรามีบทความดี ๆ จาก Amy Edmonson ผู้เขียน Fearless Organization มาเล่าให้ฟังถึงการที่องค์กรใหญ่ ๆ อย่างเช่น Sony ก้าวข้ามอุปสรรคนี้ไปได้ด้วยการไม่ปรับใช้การทำงานแบบ Agile เต็มรูปแบบ และปรับมาเพื่อสร้างทางลัดให้กับระบบโดยพวกเขาเรียกมันว่า Agility Hack โดยมีหัวใจสำคัญหลัก 3 อย่างคือ Purpose, Permission และ Process
===================
Purpose
จากการศึกษาของทีมงานเขาพบว่าสิ่งสำคัญที่จะทำให้ Agility Hack เวิร์คกับองค์กรคือการตั้งเป้าหมายเป็นราย Project โดยการมีเป้าหมายที่ชัดเจน น่าสนใจ และสร้างแรงบันดาลใจให้กับพนักงานคือสิ่งสำคัญ เพราะเมื่อพนักงานเห็นความสำคัญของโจทย์ และความท้าทายที่อยากจะทำแล้วก็จะนำมาซึ่งการคิดในรูปแบบที่นำไปข้างหน้าแม้จะมีอุปสรรค์เป็นรูปแบบการทำงานเดิม ๆ ก็ตามก็จะหาสร้างทางลัดเพื่อให้เป้าหมายเกิดขึ้นได้
Permission
แต่การสร้างเป้าหมายให้กับพนักงานนั้นก็เป็นเพียงแค่จุดเริ่มต้นเท่านั้น การทำ Agility Hack จะไม่ประสบความสำเร็จเลยถ้าหากพวกเขาไม่ได้มีโอกาสหลุดกรอบการทำงานแบบเดิม ๆ โดยในหลาย ๆ การศึกษาที่ผ่านมา ทีมงานของ Amy Edmonson ก็พบว่าทีมที่ประสบความสำเร็จคือทีมที่ได้รับการอนุญาต และการอนุมัติทรัพยากรจากผู้นำให้สามารถทดลองทำอะไรใหม่ ๆ ได้เลย โดยไม่ต้องผ่านช่องทางการอนุมัติหลาย ๆ ขั้นตอน แต่นั้นไม่ได้หมายความว่าทีมเหล่านี้จะตัดขาดจากระบบโดยรวม เพราะในทางตรงกันข้ามทีมที่เวิร์คในการทำ Agility Hackมักจะได้รับการสนับสนุนจากเพื่อนร่วมงานจากหลากหลายแผนก
Process
กระบวนการที่ดีของการทำ Agility Hack ไม่ใช่กระบวนการการทำงานที่ชัดเจนและเป็นรูปเป็นร่าง แต่มักจะเละเทะ และไม่เป็นระบบระเบียบ เพราะสิ่งสำคัญคือการเร่งสร้างผลลัพธ์ให้ได้อย่างเร็วที่สุด โดยให้ความสำคัญกับการลงมือทำ และไม่ยอมให้การพยายามหาวิธีการที่ดีที่สุดมาทำให้กระบวนการนี้ช้าลง ดังนั้น Process การทำงานแบบนี้จึงมักถูกออกแบบให้เร่งความเร็วในการออกผลงาน และสร้างให้เกิดการเรียนรู้ผ่านการทำ หรือการคอยสังเกตผลลัพท์ที่เกิดขึ้นอย่างใกล้ชิด และคอยปรับเปลี่ยนแผนถี่ ๆ
====================
ตัวอย่างที่ดีของการใช้กระบวนการ Agility Hack เกิดขึ้นในปี 2013 โดย CEO คนใหม่ ณ ขณะนั้นของ Sony ชื่อว่า Kazuo “Kaz” Hirai ที่เกิดขึ้นในยุคที่ Sony กำลังค่อย ๆ ถดถอยอย่างต่อเนื่อง โดยคุณ Hirai สังเกตุเห็นระเบียบข้อบังคับของ Sony ที่มีลักษณะเป็นการเลี่ยงความเสี่ยง และมองว่านี่เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ Sony ไม่พัฒนา เช่น การที่การทดลองในแผนก R&D นั้นใช้ระยะเวลานานมากกว่าจะออกไปสู่ตลาดจริงเพียงเพราะมันเป็นสินค้าใหม่ที่ไม่เข้ากับโครงสร้างที่มีอยู่แล้ว
คุณ Hirai จึงตั้งโจทย์ไว้ว่าจะทำโครงการที่เอื้อให้เกิดการทดลองการทำผลิตภัณฑ์นอกเหนือจากหมวดที่เคยทำมาก่อน เพื่อสุดท้ายแล้วนำมาซึ่งนวัตกรรมเจ๋ง ๆ ให้กับ Sony โดยเขาได้รวบรวมทีมที่รายงานตรงกับเขาเท่านั้น และอนุญาตให้ทีมนี้สามารถลัดขั้นตอนการของบประาณ และกระบวนการตัดสินใจเป็นทอด ๆ ลง และออกแบบระบบภายในทีมให้แน่ใจได้ว่าทีมนี้สามารถเข้าถึงทรัพยากร และเทคโนโลยีใด ๆ ก็ตามที่ต้องการใช้ สิ่งที่เกิดขึ้นคือทีมเหล่านี้ได้พื้นที่ในการมองหาความเป็นไปได้ใหม่ ๆ และลงมือทำมันได้ทันทีโดยไม่ต้องรออะไร นั่นทำให้จนถึงทุกวันนี้ Sony ก็ได้มีนวัตกรรมที่น่าสนใจออกมามากมายตั้งแต่ 4K Home projector รายแรก ๆ ของโลก Playstation 5 ที่ปฏิวัติวงการเกมส์ Con-sole
สุดท้ายนี้ตัว Amy และทีมเองก็ยอมรับว่าการทำ Agility Hack นั้นเป็นเพียงแค่วิธีการปัญหาในระยะสั้นเท่านั้น เพราะไม่ได้มีการแก้ไขที่ตัวระบบจริง ๆ แต่ก็ยังคงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพกับองค์กรที่ต้องการรับมือกับปัญหาที่ปัจจุบันทันด่วน และกระตุ้นให้คนอื่น ๆ ในองค์กรเห็นความเป็นไปได้ใหม่ ๆ เพื่อเปิดโอกาสให้การปรับเปลี่ยนในเชิงระบบสามารถเกิดขึ้นได้จริง ๆ ในอนาคต
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
corporate culture
organizational culture
.
.
>>>
แหล่งข้อมูลอ้างอิง
https://hbr.org/2021/11/agility-hacks?ab=hero-main-image
.
.
>>>>
