จะ Say YES หรือ Say NO อย่างไรให้ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กร!?

เจ้านายขอให้คุณเป็นเจ้าภาพหลัก ในโปรเจกต์ใหม่ที่บริษัทกำลังทดลอง.. และโดยที่คุณไม่ทันได้คิดหน้าคิดหลัง คำพูดแรกที่หลุดออกจากปากของคุณ คือ “ได้เลยครับ/ค่ะ!” แต่เมื่อได้สติหันกลับมาที่หน้างานของตนเอง ก็พบว่ามีงานค้างอีกหลายชิ้นที่รอเคลียร์..! นัดหมายอีกมากมายในปฏิทิน..! และคุณรู้ตัวทันทีว่า “งานในมือของฉันตอนนี้มันล้นเกินไปแล้ว แต่จะทำอย่างไรดีละ… เพิ่งตอบรับงานโปรเจกต์ใหม่ไป!”

ผมเชื่อว่าสถานการณ์นี้คงเคยเกิดขึ้นกับใครหลายคน การรู้ตัวว่าควรพูดคำว่า “ไม่” หรือ “ใช่” เมื่อใดและอย่างไร ถือเป็นหนึ่งในทักษะสำคัญที่คุณสามารถพัฒนาได้ บทความวันนี้ A Cup of Culture จะชวนมาดูกลยุทธ์การตอบรับ (Say YES) หรือปฏิเสธ (Say NO) อย่างไรที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สอดคล้องกับเป้าหมาย และป้องกันการอาการ Burnout ได้

---

แผนภูมิ Impact-Effort Matrix ถูกออกแบบโดย Bjørn Andersen, Tom Fagerhaug และ Marti Beltz เป็นเครื่องมือในการตัดสินใจที่ทรงพลัง ซึ่งประกอบด้วย 4 ส่วน (4 Quadrant) ที่ช่วยให้คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญในสิ่งที่สำคัญจริง ๆ โดยสอดคล้องกับเป้าหมายของวัฒนธรรมองค์กร บนสองแกนหลัก คือ ผลกระทบที่มีต่อองค์กร (Impact) และความพยายามที่ต้องใช้ในการทำงานนั้นให้สำเร็จ (Effort) ดังนี้

🚩 1. งานสำเร็จไว : Quick wins

(High Impact, Low Effort)

งานกลุ่มนี้ให้ผลลัพธ์ที่สร้าง impact สูงต่อองค์กร โดยอาจจะใช้ความพยายามไม่มากมายนัก ในวัฒนธรรมองค์กร เราควรจัดงาน Quick wins ไว้อยู่ในอันดับแรกของรายการการทำงาน การโฟกัสงานเหล่านี้ก่อนจะช่วยให้คุณมีแรงผลักดัน ทำให้คุณเห็นผลลัพธ์ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ใช้พลังงานมาก

ควร Say YES: ควรพูดตอบรับเสมอเมื่อประเมินแล้วว่างานนั้นสอดคล้องกับเป้าหมายหลักขององค์กร และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของทีมโดยไม่ทำให้คุณมีภาระมากเกินไป

🚩 2. เป้าหมายใหญ่ : Big goals

(High Impact, High Effort)

งานกลุ่มนี่มักเป็นงานระยะยาวที่ต้องใช้ความพยายามมาก ในขณะเดียวกันก็ส่งผลกระทบสูงต่อองค์กร สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบและหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง แบ่งโครงการออกเป็นส่วนๆ ที่จัดการได้ และเริ่มต้นจัดการทีละส่วน ตรวจสอบความคืบหน้าของเป็นประจำและปรับเปลี่ยนแผนของคุณหากจำเป็น

ควร Say YES: งานเหล่านี้ควรจะถูกทำหลังจาก Quick wins หากวัฒนธรรมองค์กรของคุณส่งเสริมการคิดถึงภาพใหญ่และเป้าหมายระยะยาว งานเหล่านี้ก็ถือว่าคุ้มค่ากับความพยายาม อย่างไรก็ตาม ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาและทรัพยากรที่เพียงพอในการมุ่งเน้นงานเหล่านี้โดยไม่ส่งผลกระทบต่องาน Quick wins

🚩 3. งานเล็ก ๆ : Small tasks

(Low Impact, Low Effort)

งานกลุ่มเหล่านี้สามารถมอบหมายให้ผู้อื่นทำ หรือเก็บไว้ทำภายหลังได้ ถึงแม้งานเหล่านี้ไม่ต้องใช้ความพยายามหรือพลังงานมากนัก แต่มันอาจช่วยเพิ่มผลงานโดยรวมของคุณได้ ตัวอย่างเช่น การจัดระเบียบพื้นที่ทำงาน การตอบอีเมลล์ข้อซักถาม หรือการอัปเดตรายการสิ่งที่ต้องทำ ดังนั้น การจัดการกับงานเล็กๆ เหล่านี้ในช่วงเวลาว่างจะช่วยให้คุณใช้เวลาว่างเหล่านั้นได้เกิดประโยชน์ได้

ควร Say NO: หากพิจารณาแล้วว่างานเล็ก ๆ นั้นไม่ได้ส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานของคุณ หรือมันไม่ได้สอดคล้องกับเป้าหมายส่วนตนหรือเป้าหมายใหญ่ของวัฒนธรรมองค์กร ควรจะมอบหมายหรือเลื่อนเวลาออกไป การปฏิเสธงานที่มีผลกระทบน้อยจะช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นงานที่สำคัญมากกว่าได้

🚩 4. งานเสียเวลา : Time-wasters

(Low Impact, High Effort)

นี่คืองานที่ควรหลีกเลี่ยงให้มากที่สุด อย่าเสียเวลาของคุณไปกับงานที่ต้องการเวลาและพลังงานมากเกินไป แต่กลับให้ผลตอบแทนเพียงเล็กน้อย ตัวอย่างเช่น งานธุรการที่น่าเบื่อ การป้อนข้อมูลซ้ำซาก หรือการนั่งเคลียร์อีเมลล์ เป็นต้น แม้ว่างานเหล่านี้อาจจำเป็นในระดับหนึ่ง แต่สิ่งสำคัญคือ การกลับมาประเมินตนเอง.. ความพยายามที่คุณทุ่มเทให้กับงานเหล่านี้คุ้มค่าหรือไม่…? มันมีวิธีอื่นที่จะบรรลุผลลัพธ์เดียวกันโดยใช้ความพยายามน้อยกว่าหรือเปล่า…? ไม่ หรือมีวิธีที่จะทำให้งานเหล่านี้เป็นระบบอัตโนมัติหรือมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทนได้ไหม…? เป็นต้น

ควร Say NO: การเรียนรู้ที่จะปฏิเสธงานเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญในวัฒนธรรมองค์กรที่ให้คุณค่าแก่ประสิทธิภาพ งานเหล่านี้จะดึงพลังของคุณและให้ผลเพียงเล็กน้อย ควรให้ความสำคัญกับงานที่ให้ผลตอบแทนสูงกว่าแทน

---

การปฏิเสธอย่างมีประสิทธิภาพ สำคัญต่อวัฒนธรรมองค์กรอย่างไร?

“วิธีการปฏิเสธ” ของคุณสามารถส่งผลต่อความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาได้ ในวัฒนธรรมองค์กรเชิงบวก การพูดคำว่า “ไม่” ไม่ได้แปลว่าคุณเป็นคนไม่ดีหรือไม่เอางานเอาการ แต่มันเป็นโอกาสที่ดีในการกำหนดขอบเขต แสดงความเคารพต่อตัวเอง และเสนอทางเลือกที่อาจสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรมากกว่า

4 กลยุทธ์ในการพูดว่า “ไม่” อย่างมีประสิทธิภาพ:

1. ชี้ทางเลือกอื่น บางครั้งการแสดงความขอบคุณอย่างสุภาพแล้วชี้แนะทางเลือกอื่นเป็นวิธีที่ดีที่สุด วิธีนี้แสดงให้เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับโอกาส แต่อาจเป็นการร่วมมือในอนาคต

ตัวอย่าง:

“ขอบคุณที่คิดถึงฉัน ฉันยุ่งมากในตอนนี้ คุณลองติดต่อ…[ชื่อ]… หรือยัง เขาน่าจะถนัดและมีความเชี่ยวชาญมากกว่าในประเด็นนี้”

2. ซื่อตรงและตรงไปตรงมา การเป็นคนตรงไปตรงมาและซื่อสัตย์ มักจะเป็นวิธีที่ได้รับความเคารพที่สุดในวัฒนธรรมองค์กร การตอบแบบนี้แสดงให้เห็นว่าคุณกำลังโฟกัสและให้คุณค่าต่องานชิ้นสำคัญในตอนนี้

ตัวอย่าง:

“ฉันขอบคุณสำหรับข้อเสนอนี้ แต่ฉันขอโฟกัสกับงานชิ้นสำคัญตอนนี้ก่อน”

3. การกำหนดขอบเขต การกำหนดขอบเขตแบบนี้จะช่วยปกป้องภาระงานของคุณและช่วยให้คุณโฟกัสกับงานที่สำคัญต่อคุณและองค์กร หากไม่มีการกำหนดขอบเขตเลย คุณมีความเสี่ยงต่อการถูกใช้งานมากเกินไป

ตัวอย่าง:

“ขอบคุณที่คิดถึงฉัน ฉันขอปฏิเสธไม่รับโครงการใหม่ในช่วงเวลานี้ก่อน พอดีอยากเคลียร์งานค้างให้แล้วเสร็จอย่างมีคุณภาพที่สุด”

4. ร่วมมือในอนาคต หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงงานใด ๆ แต่ไม่ต้องการปิดประตูทุกโอกาส การเสนอความร่วมมือในอนาคตอาจเป็นทางเลือกที่ดี

ตัวอย่าง:

“ขอบคุณที่ถาม ตอนนี้ตารางงานของฉันแน่นมาก เราสามารถกลับมาทบทวนเรื่องนี้ได้ในไตรมาสหน้าหรือไม่?”

ประเด็นสำคัญสำหรับวัฒนธรรมองค์กร

1. ให้ความสำคัญงาน Quick wins:

ในวัฒนธรรมองค์กร งานที่สอดคล้องกับหมวดหมู่ที่มีผลกระทบสูงแต่ใช้ความพยายามน้อย (Quick wins) ควรได้รับความสำคัญก่อนเสมอ งานที่มีเป้าหมายระยะยาว (Big goals ที่ต้องใช้ความพยายามมากขึ้นควรเป็นลำดับถัดไป)

2. ปฏิเสธงานที่มีผลกระทบต่ำ:

งานที่มีผลกระทบต่ำ (Time-wasters) โดยเฉพาะงานที่ต้องใช้ความพยายามมาก ใช้ทรัพยากร และเวลามาก การเรียนรู้ที่จะปฏิเสธงานเหล่านี้จะทำให้คุณมีเวลาว่างสำหรับงานที่มีความหมายมากกว่าซึ่งมีส่วนสนับสนุนความสำเร็จขององค์กร

3. สื่อสารด้วยความเคารพและกำหนดขอบเขต:

การปฏิเสธอย่างมีประสิทธิผลเป็นทักษะที่มีค่าในวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับลำดับความสำคัญ ความสามารถในการจัดการเวลา และความเคารพของคุณที่มีต่องานของคุณเองและเป้าหมายขององค์กร

บทสรุป – การปฏิเสธอย่างมีกลยุทธ์ไม่ได้หมายถึงการปฏิเสธทุกโอกาสที่เข้ามา แต่เป็นการทำความเข้าใจว่าความพยายามของคุณจะส่งผลกระทบสำคัญที่สุดที่ใด การนำกลวิธีเหล่านี้ไปใช้ในชีวิตประจำวันในการทำงานจะไม่เพียงแต่ส่งผลดีต่อภาระงานส่วนตัวของคุณเท่านั้น แต่ยังส่งผลดีต่อเป้าหมายโดยรวมของวัฒนธรรมองค์กรของคุณอีกด้วย

A Cup of Culture
────
วัฒนธรรมองค์กร
corporateculture
organizationalculture
.
.