คุยกับทีมงานอย่างไร? เมื่อพวกเขามี Performance ที่ต่ำกว่าเกณฑ์


ไม่มีผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมคนไหนที่อยากเผชิญกับสภาวะอึดอัดกับทีมงานหรือลูกน้องของตนเอง ในหัวข้อสุดปวดใจของลูกน้องอย่าง “ประสิทธิภาพการทำงานที่ต่ำกว่าเกณฑ์” ถึงแม้จะไม่อยากพูดถึงแค่ไหนก็เป็นหน้าที่หลักของผู้จัดการและหัวหน้าทีมที่ต้องลงมาบริหารจัดการอยู่ดี คำถามคือ “ในฐานะผู้จัดการหรือหัวหน้าทีม ควรจัดการอย่างไรกับสถานการณ์นี้ดี?”


บทความจาก Fast Company กล่าวว่า… “การเริ่มต้นบทสนทนาที่ยากลำบาก” ถือเป็นความท้าทายลำดับต้นๆ ของคนที่เป็นผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมเลย เพราะพวกเราส่วนใหญ่มีแนวโน้มที่จะหลีกเลี่ยงการสนทนาที่อึดอัดใจ นำพาไปสู่ความขัดแย้ง หรือทำให้คนอื่นรู้สึกไม่พอใจ… แต่ในความเป็นจริงแล้ว “ความเสียหายมักจะเกิดมากกว่าเมื่อเราหลีกเลี่ยงการสนทนาหรือปล่อยสภาวะการทำงานที่ต่ำกว่าเกณฑ์เหล่านี้ไว้!!” ดังนั้น สองสิ่งที่จะช่วยให้คุณผ่านพ้นสถานการณ์สุดอึดอัดนี้ได้ คือ การมีกรอบความคิดที่ถูกต้อง (Right mindset) และการมีโครงสร้างของสิ่งที่จะพูด (Structure what to say)


1. การมีกรอบความคิดที่ถูกต้อง (Right mindset)


เมื่อคุณต้องเตรียมการสนทนาด้านการบริหารจัดการที่รู้สึกว่ายาก ให้นึกถึงสิ่งที่เรียกว่า การManage Mindset Formula:

The Manage Mindset Formula = Brave + Kind + Clean


– Be Brave คือ ให้รู้สึกมั่นใจและกล้าหาญกับตัวเองไว้ว่า ทีมของคุณต้องการคำติชมที่สร้างสรรค์และจริงใจจากคุณ ว่าอะไรคือสิ่งที่พวกเขาทำได้ดี และอะไรคือสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ดีกว่านี้ หน้าที่ของคุณคือ ให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์แก่พวกเขา


– Be Kind คือ อย่าคิดว่าการให้ข้อเสนอแนะไปเพียงครั้งหรือสองครั้งทีมงานจะเปลี่ยนแปลงแบบหลังมือเป็นหน้ามือ ความอ่อนโยนและหวังดีของคุณผ่านการชื่นชม การให้คำพูดเสริมแรง จะช่วยเป็นแรงเสริมให้กับทีมงานในกระบวนการเปลี่ยนแปลงได้


– Be Clean
คือ การพูดถึงเหตุการณ์หรือสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างตรงไปตรงมา ไม่ใช้คำพูดประเภท “ตัดสินตีตรา” “กล่าวโทษ” หรือ “ภาษาที่กระตุ้นปฏิกิริยาป้องกันตนเอง” ลงไป และหากสามารถระบุ คน สถานที่ หรือการกระทำ ได้อย่างชัดเจนเจาะจงยิ่งดี


2. การมีโครงสร้างของสิ่งที่จะพูด (Structure what to say)


การมีโครงสร้างหรือมีสิ่งที่สามารถเตรียมล่วงหน้าไว้ก่อนได้ จะช่วยลดอาการประหม่าและเสริมความมั่นใจในการพูดได้ เช่นเดียวกันหากคุณเห็นพฤติกรรมลบของสมาชิกในทีมและคุณประเมินแล้วว่าต้องจัดการกับประเด็นนั้นๆ ให้ลองทำตาม 3 ขั้นตอนนี้

3-Step Process = Prepare –> Signpost –> Deliver


– Step 1 เตรียมพร้อม (Prepare)

ตรวจสอบตัวคุณเองให้แน่ใจก่อนว่า ตัวคุณอยู่ในสภาวะอารมณ์ที่คงที่ ใจเย็น และความคิดไม่เอนเอียงอยู่หรือไม่ จากนั้นเตรียมคำพูดโดยมุ่งเน้นไปที่พฤติกรรมที่เกิดขึ้นมากกว่ากล่าวโทษที่ตัวบุคคล สามารถใช้ชุดคำถามนี้เป็นจุดตั้งต้นได้
          – อะไรคือสิ่งที่เขาทำ —ให้เจาะจง เช่น กระแทกรายงานลงบนโต๊ะอย่างแรงในห้องประชุม

          – พฤติกรรมนั้นส่งผลอย่างไร —ต่อตัวคุณ ต่อเพื่อนร่วมงานคนอื่น หรือต่อส่วนร่วม

          – อะไรคือสิ่งที่คุณอยากให้เขาทำเพิ่มขึ้นหรือน้อยลงในอนาคต


– Step 2 ส่งสัญญาณนำร่อง (Signpost)

เป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องส่งสัญญาณนำร่องให้ชัดเจน เพื่อให้บุคคลนั้นได้รับรู้และเตรียมพร้อมกับการพูดคุยก่อน ตัวอย่างเช่น ส่งอีเมลไปล่วงหน้าว่า “ขอเวลาเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับการประชุมวันนี้ ฉันสังเกตเห็นพฤติกรรมบางอย่างของคุณที่ส่งผลต่อทุกคน ฉันต้องการแชร์ความคิดเห็นและพูดคุยกับคุณ เกี่ยวกับวิธีที่เราจะหาทางออกเรื่องนี้” เป็นต้น


– Step 3 ถ่ายทอด (Deliver)

เมื่อบุคคลนั้นได้เข้ามาพบคุณ ก่อนเริ่มพูดคุยอยากให้คุณพยายามกำหนดโทนเสียงของตนเองในทางสร้างสรรค์และมุ่งแก้ปัญหา ให้เริ่มต้นการพูดคุยโดยการพูดทวนซ้ำในสิ่งที่คุณเขียนไปในอีเมลแบบคำต่อคำก่อน จากนั้นให้เริ่มฟีดแบคโดยใช้รูปแบบการสื่อสารแบบ I-message ดังต่อไปนี้:

“ฉันรู้สึก. . . [ความรู้สึกของตัวเรา], ตอนที่คุณ. . . [พฤติกรรมที่เขาทำ], เพราะ. . . [เหตุผลที่รู้สึกอย่างนั้น], และสิ่งที่ฉันต้องการ(อยาก)ให้เกิดขึ้นคือ. . . [ทางออกที่คุณต้องการ]”

เช่น ฉันรู้สึกไม่สบายใจมากเลย ตอนที่คุณกระแทกรายงานลงบนโต๊ะอย่างแรงในห้องประชุม เพราะฉันอยากให้ทีมของเรามีอะไรก็พูดคุยกันด้วยเหตุผล ดังนั้น สิ่งที่ฉันต้องการอยากให้เกิดขึ้นคือ เมื่อคุณมีอะไรที่ทำให้รู้สึกไม่โอเครอยากให้บอกกัน


บทสรุป –ถึงแม้จะเป็นบทสนทนาที่ยากลำบาก แต่ในฐานะผู้จัดการหรือผู้นำทีมถือเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญสู่การพัฒนาในฐานะผู้นำอย่างแท้จริง


A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.

Reference
https://www.fastcompany.com/90858978/how-to-talk-to-a-problem-employee-about-their-poor-job-performance?utm_source=newsletters&utm_medium=email&utm_campaign=FC%20-%20Compass%20Newsletter.Newsletter%20-%20FC%20-%20Compass%203-21-23&leadId=10181204&mkt_tok=NjEwLUxFRS04NzIAAAGKov2fhGe13QKhO1r4PF_6FAwKWYQKXuYQ2Mpq46w2XCDWJfeKXmxbmL62G0TsMPwcDnw5ZAfG_YEMmWBHqlObLG5SMhgDti5CHkcWrCQnL0DeN76a0A4
arm
Share to
Related Posts:
Search

ORG Culture Canvas full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

The Value Compass full report is ready for download. Thank for interesting in our free tools.

Search