เวลาเราพูดถึงคำว่า “มอบหมายงาน” เรามักนึกถึงภาพของการสั่งงานกับคนหนึ่งๆ แล้วให้กรอบเวลาในการทำงานนั้นให้เสร็จ… ลองนึกภาพ จะเป็นอย่างไรหากคุณสามารถทำให้การมอบหมายงานไม่ใช่แค่เพียงแค่การสั่งงาน แต่ช่วยพัฒนาทักษะหรือเพิ่มขีดความสามารถของทีมงานด้วย สร้างแรงจูงใจภายในตัวบุคคลได้ด้วย และยังช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรแห่งความไว้วางใจ —วันนี้มีสองคำที่บทความนี้มุ่งโฟกัสคือ “การมอบหมายงาน (Delegation)” กับ “การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ หรือ Effective delegation” สองคำนี้เหมือนหรือต่างกันอย่างไร?
ทำไมการมอบหมายงานจึงเป็นเรื่องยาก?
ก่อนที่เราจะไปคุยกันถึงว่าจะมอบหมายงานให้เกิดได้ประสิทธิภาพสูงสุด มาลองดูสาเหตุที่ทำให้คนรู้สึกว่าการมอบหมายงานทำได้ยาก และบางครั้งไม่ประสบผลสำเร็จตามที่คาดหวัง ดังนี้
- กลัวว่างานจะออกมาไม่ ‘ถูกต้อง’ ผู้จัดการบางคนพยายามปล่อยวางไม่ได้เพราะเชื่อว่ามีแต่ตัวเองเท่านั้นที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบตามมาตรฐานของพวกเขา
- ความต้องการควบคุม ผู้จัดการบางคนอาจรู้สึกว่าการถือโปรเจ็คไว้กับตนเอง จะช่วยให้สามารถควบคุมโครงการและผลลัพธ์ที่จะออกมาได้
- ความไม่ใจในทักษะหรือความสามารถของทีมงานในการทำงานนั้นๆ ให้สำเร็จตามระดับที่ต้องการ
- กลัวทีมงานทำดีกว่า ผู้จัดการบางคนกังวลว่าหากผู้ใต้บังคับบัญชาหรือทีมงานของตนเองทำงานได้ดีกว่าหรืองานชิ้นนั้นออกมาโดดเด่นเป็นพิเศษ อาจเป็นปัญหาต่อตำแหน่งหน้าที่การงานของตนเองได้
- “ถ้าทำเองจะเร็วกว่า” การมอบหมายงานต้องใช้เวลาล่วงหน้าในการอธิบายและฝึกอบรม ซึ่งอาจทำให้ผู้จัดการหลายคนรู้สึกว่าใช้เวลาเยอะและดูเหมือนว่าไม่มีประสิทธิภาพในตอนแรก ถึงแม้จะช่วยประหยัดเวลาในระยะยาวก็ตาม
- ความกังวลด้านผลลัพธ์ ถึงแม้จะมอบหมายงานไปแล้ว แต่ท้ายที่สุดผู้จัดการคือผู้รับผิดชอบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นนั้น ความกลัวว่าลูกน้องจะทำผิดพลาดอาจขัดขวางการมอบหมายงาน
- กลัวสูญเสียความเป็นเจ้าของ บางคนอาจรู้สึกสูญเสียความภาคภูมิใจและความเป็นเจ้าของส่วนตัวในโครงการเมื่อส่งมอบความรับผิดชอบ
- นิสัยชอบจู้จี้จุกจิก (Micromanagement): ผู้จัดการอาจสนุกกับงานบางอย่างและไม่เต็มใจที่จะสละให้ผู้อื่น
การมอบหมายงาน (Delegation) คืออะไร?
คือ กระบวนการมอบหมายภารกิจ ความรับผิดชอบ และอำนาจที่จำเป็นในการทำงานต่าง ๆ ให้สำเร็จแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา โดยส่วนมากจะเป็นการที่ผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม จุดมุ่งหมายของการมอบหมายงาน คือ เพื่อให้ผู้จัดการมีเวลาทำงานอื่น ๆ เพิ่มขึ้น
การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective delegation) คืออะไร?
การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพเป็นมากกว่าแค่การสั่งงานหรือมอบหมายงานให้ใครสักคนหนึ่งไปทำ แต่เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ของผู้นำยุคใหม่ ในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรแห่งความไว้วางใจ การมีพื้นที่ปลอดภัยในการลองผิดลองดู และเพิ่มศักยภาพของทีมงานหรือสมาชิกภายในทีมให้ได้มากที่สุด
ดังนั้น การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ มี 6 องค์ประกอบสำคัญได้แก่ เลือกงานที่เหมาะสม เลือกคนให้ถูกต้อง สื่อสารให้ชัดเจน สนับสนุนทรัพยากร ถามไถ่ให้ข้อเสนอแนะ และยอมรับและให้รางวัลความสำเร็จ
- เลือกงานที่เหมาะสม: คือ การเลือกและระบุชิ้นงานนั้นๆ ให้สอดคล้องกับทักษะและเป้าหมายการพัฒนาของสมาชิกในทีม
- เลือกคนให้ถูกต้อง: ประเมินความสามารถและภาระงานปัจจุบันของแต่ละบุคคลให้เหมาะสม
- สื่อสารให้ชัดเจน: กำหนดความคาดหวัง กำหนดเวลา และระดับความเป็นอิสระที่ต้องการ
- สนับสนุนทรัพยากรต่างๆ: วางแผน เตรียมการณ์ และจัดหาทรัพยากรที่จำเป็น เพื่อให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมมีสิ่งที่จำเป็นต่อความสำเร็จ
- ถามไถ่ให้ข้อเสนอแนะ: การถามไถ่ ให้คำแนะนำ และให้ข้อเสนอแนะ คือการกำหนดช่วงเวลาของการติดตามความคืบหน้าให้ชัดเจน และให้อิสระในการบริหารจัดการภาระงานตามสไตล์ของแต่ละบุคคล โดยไม่จู้จี้จุกจิก หรือไมโครเมเนจ (Micromanage)
- การยอมรับและให้รางวัลความสำเร็จ: การมีกำลังใจในการทำงานถือเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้น การที่ผู้จัดการหรือหัวหน้าแสดงออกถึงการรับรู้ในความสำเร็จนั้นๆ รวมไปถึงการชื่นชมผลลัพธ์ของความสำเร็จที่เกิดขึ้น สามารถเสริมสร้างแรงจูงใจให้กับทีมงานได้
การมอบหมายงาน (Delegation) แตกต่างจากการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective delegation) อย่างไร?
| คุณสมบัติ | การมอบหมายงานทั่วไป | การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ |
| Focus | โฟกัสที่ความสำเร็จของงาน | โฟกัสที่การเสริมพลังและการเติบโตของคนในทีม |
| Process | มอบหมายงานตรงๆ เลย | จับคู่งานให้เหมาะกับทักษะที่ต้องการส่งเสริม |
| Communication | สื่อสารทางเดียวจากหัวหน้าสู่ลูกน้อง | ใช้การสื่อสารหลายรูปแบบเช่น การโค้ช การให้ฟีดแบ็ค หรือการสะท้อนคิด |
| Outcome | งานที่มอบหมายสำเร็จ | งานที่มอบหมายสำเร็จ และได้เรื่องการพัฒนาทักษะ ความไว้วางใจ แรงจูงใจ และส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรเข้ามาร่วมด้วย |
บทสรุป — จุดแตกต่างของการมอบหมายงาน กับการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective delegation) คือ การมอบหมาย จะมุ่งไปที่การทำงานนั้นๆ ให้สำเร็จลุล่วง / ส่วนการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ นั่นโฟกัสไปที่การทำงานนั้นๆ ให้สำเร็จลุล่วงเช่นเดียวกัน แต่ให้ความสำคัญเรื่องการพัฒนาทักษะหรือขีดความสามารถของทีมงานด้วย สร้างแรงจูงใจภายในตัวบุคคล และส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรแห่งความไว้วางใจ
A Cup of Culture
———–
วัฒนธรรมองค์กร
CorporateCulture
OrganizationalCulture
.
.
